Офис-менеджер

Имя

Светлана

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Ховрино

Заработная плата

от 80 000 руб.

График работы

Полный рабочий день / Сменный график / Подработка / Удаленная работа

Образование

Среднее специальное

Опыт работы

13 лет 7 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

42 года   (20 июня 1982)

Опыт работы

Период работы

февраль 2022 — февраль 2023   (1 год 1 месяц)

Должность

Специалист

Компания

Салаватнефтехимпроект

Обязанности

Срочный трудовой договор. Удаленная работа. В обязанности входит внесение писем в реестр регистрации входящих, исходящих документов. А также решать вопросы с субподрядчиками и заказчиком в Москве, т.к. генподрядчик находится в Башкирии. Вопросы следующего плана: участие в приемке-передаче документации, помощь в подготовке документов (распечатка, брошюровка), работа с курьерскими службами (при задержке доставки документов курьерской службой, решать этот вопрос путем самостоятельного забора и доставки документов), оперативная доставка документов от субподрядчиков, контроль правильности предоставления документов субподрядчиками и т.п.

Период работы

сентябрь 2021 — январь 2022   (5 месяцев)

Должность

Помощник генерального директора

Компания

Бимейстер

Обязанности

Несмотря на должность "помощник генерального директора", по сути была секретарем, офис-менеджером, специалистом по делопроизводству. Занималась всеми вопросами, подразумевающими данные должности.

Период работы

сентябрь 2020 — сентябрь 2021   (1 год 1 месяц)

Должность

Администратор

Компания

Икеа

Обязанности

Помощь покупателю в соответствии со стандартами обслуживания ИКЕА;

Предпринятие мер для предотвращения ошибок, устранение причин жалоб покупателей;

Оформление покупателям сервисов магазина и осуществление регистрации онлайн заказов;

Оформление обмена-возврата;

Обеспечение корректного заполнения документов и соблюдение внутренних правил и рутин;

Регистрация релевантной информации в соответствующих системах, чтобы в дальнейшем эти данные можно было анализировать в целях улучшения процесса совершения покупок и повышения уровня удовлетворенности покупателей.

Период работы

август 2015 — июнь 2019   (3 года 11 месяцев)

Должность

Секретарь, специалист по кадрам

Компания

ЗАО "ФАМГ"

Обязанности

Работа в Индустриальном парке Шереметьево.

- Ведение документооборота в полном объеме (прием, регистрация, ознакомление руководства, направление исполнителям и т.д.), написание официальных писем самостоятельно;

- Административно-хозяйственная деятельность (встреча клиентов, посетителей офиса, чай/кофе, обеспечение офиса канцелярскими и хозяйственными принадлежностями, обеспечение порядка, контроль работы уборщиц);

- Работа с оргтехникой (копирование, сканирование и т.д.);

- Работа с мини-АТС (прием всех входящих звонков, фильтрация спама, переключение на сотрудников офиса);

- Взаимодействие с арендаторами Индустриального парка Шереметьево по текущим вопросам (около 15 иностранных компаний);

- Ведение кадровой работы в полном объеме (около 50 человек): прием, увольнение, отпуска, табеля и т.д.;

- Работа завхоза. Компания также осуществляет уборку в зданиях арендаторов, в штате имеются уборщицы. Завхоз закупает расходные материалы, инвентарь, чистящие и моющие средства, выдает средства уборщицам, отчитывается перед бухгалтерией, ведет учет расходов и доходов. Также следит за наличием и стоимостью закупаемых материалов.

- Личная помощь руководителю: подача показаний счетчиков (электричество, газоснабжение, водоснабжение), контроль и оплата счетов, контроль и оплата автомобильных штрафов и т.д.

Достижения:

1. Оптимизация работы с документами и корреспонденцией, что привело к уменьшению времени на их обработку и поиск в дальнейшем.

2. Улучшение условий в кабинете генерального директора, путем убеждения руководителя в необходимости замены мебели, а также приобретения очистителя воздуха (директор курил в кабинете).

3. Налаживание схемы оперативного взаимодействия с арендаторами по срочным вопросам.

4. Выстраивание быстрой и четкой работы офиса, путем помощи сотрудникам по текущим задачам.

Период работы

май 2011 — апрель 2015   (4 года)

Должность

Менеджер по делопроизводству

Компания

ООО "Ростком"

Обязанности

Работа в компании по производству и продаже грунтов, удобрений, а также сопутствующих товаров для дачи и сада.

Работа секретарем в течение шести дней, с последующим повышением до менеджера по делопроизводству.

Работа менеджером по делопроизводству в Отделе Управления Делами. Отдел состоял из трех человек и руководителя (секретарь, офис-менеджер, менеджер по делопроизводству). Между собой сотрудники отдела были взаимозаменяемы на период болезни, отпуска. То есть, во время отсутствия одного из сотрудников, его обязанности делились и выполнялись двумя другими.

Работа менеджера по делопроизводству заключалась в следующем:

Работа с договорами (прием договора от исполнителя, проверка заполнения реквизитов, проверка наличия необходимых копий документов (в т.ч. учредительных), регистрация договора в базе Excel, отправление договора на согласование в отделы (юридический, бухгалтерия, начальник исполнителя), контроль сроков согласования, при наличии замечаний, отправка договора исполнителю на доработку, при согласовании всеми отделами, подготовка договора на подпись руководителю (написание сопроводительной записки с кратким содержанием договора)). В среднем, количество договоров, поступающих в отдел, около 25 штук ежедневно.

Работа с приказами по основной деятельности (прием по электронной почте, либо нарочно примерного текста приказа от инициатора, подготовка грамотно составленного приказа, согласование с начальником отдела инициатора, подготовка на подпись руководителю, с написанием сопроводительной записки, после подписания приказа руководителем, регистрация приказа, ознакомление и сбор подписей с исполнителями и заинтересованными лицами, формирование дела).

Прием и распределение огромного потока звонков (особенно в период "сезона" - с февраля по июнь), фильтрация звонков с различными предложениями, консультация по телефону о месторасположении офиса, производства, склада, садовых центров, переключение клиентов на менеджеров (соответственно регионам). Входящие звонки всегда распределялись между сотрудниками Отдела Управления Делами.

Достижения: повышение доверия компании к административному отделу, благодаря высокому качеству работы, отзывчивости и ответственности; наведение порядка в реестрах документов и архивах.

Период работы

октябрь 2008 — сентябрь 2010   (2 года)

Должность

Секретарь Генерального директора

Компания

ООО "Геострой"

Обязанности

Работа в компании, занимающейся проектно-изыскательскими работами. Работа в головном офисе компании. Также было два филиала (республика Коми, республика Башкортостан). Средняя численность сотрудников всей компании составляла 200 человек. В штате компании были геологи и топографы, которые постоянно отправлялись на вахтовую работу на север России. То есть, заказ и бронирование билетов на поезда/самолеты - постоянная обязанность секретаря. Рабочий день секретаря был ненормированным, за что к отпуску добавлялись пять дополнительных дней (в счет компенсации).

Следующие обязанности секретаря Генерального директора:

Прием и распределение звонков (фильтрация коммерческих предложений, фильтрация желающих связаться с Генеральным директором, соединение сотрудников офиса и филиалов с бухгалтерией, отделом кадров, соединение Генерального директора с Директорами компаний-партнеров и компаний-заказчиков).

Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, отправление входящей корреспонденции исполнителям, отправление исходящей корреспонденции адресатам посредством факсимильной связи, электронной почты, Почты России, экспресс почты, отслеживание доставки исходящей корреспонденции, контроль регистрации адресатом входящих документов, фиксирование входящих (их) номеров.

Оформление командировок Генерального директора, директоров филиалов, отделов (бронирование билетов, гостиниц, трансфер).

Выполнение поручений руководителя (поздравление партнеров и заказчиков с праздниками, подготовка подарков, закупка для Генерального директора посуды).

Организация совещаний (информирование сотрудников о дате и времени совещания, подключение филиалов по селекторной связи, предупреждение сотрудников о начале совещания).

Встреча гостей, приготовление чая, кофе, также в течение дня чай/кофе для Генерального директора.

Обеспечение руководства канцтоварами (закупка канцтоваров для руководящего состава, контроль наличия канцтоваров, контроль оплаты счетов за канцтовары). Также закупка для Генерального директора чая, кофе, сливок, кондитерских изделий, минеральной воды.

Сплоченная работа с секретарями филиалов.

Поддержание порядка в кабинете Генерального директора (убрать чашки, протереть пыль, навести порядок на столе, проветрить, вызвать уборщицу).

Достижения: наведение порядка в документах, слаженная работа с архивариусом, поддержание благоприятной атмосферы в офисе.

Период работы

октябрь 2000 — август 2001   (11 месяцев)

Должность

Секретарь

Компания

МОУ "Детский дом-школа"

Обязанности

Средняя школа с наличием этажа для проживания детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.

Работа секретаря заключалась в следующем:

Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, посредством внесения в журнал регистрации, формирование дел.

Оповещение педагогов о начале совещания с директором.

Чай/кофе для директора.

Поддержание порядка в кабинете директора.

Достижения: создание всего с нуля: рабочий кабинет, делопроизводство и т.д.

Период работы

июль 2000 — сентябрь 2000   (3 месяца)

Должность

Секретарь Главы администрации

Компания

Администрация поселка Углеуральского

Обязанности

Один месяц прохождение практики после окончания Лицея, затем замещение Секретаря на время отпуска.

Обязанности Секретаря:

Прием и распределение телефонных звонков, фильтрация негативно настроенных жителей, соединение Главы администрации с вышестоящими органами.

Ведение делопроизводства (прием, регистрация и отправка входящей и исходящей корреспонденции).

Выполнение поручений руководителя.

Организация и протоколирование совещаний.

Встреча гостей, приготовление чая, кофе.

Обеспечение офиса канцтоварами.

Работа с оргтехникой (сканирование, копирование и распечатка документов).

Образование

Образование

Среднее специальное

Окончание

2000 год

Учебное заведение

Профессиональный лицей № 13

Специальность

Секретарь-машинистка, Диплом с отличием

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый), Немецкий (Базовый)

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

2015 г.

"Компьютерный дизайн"

ЧОУ СПО "Колледж инноваций, менеджмента и бизнеса"

2011 г.

"Кадровое делопроизводство (специалист по кадрам) с изучением программы 1С: Зарплата и управление персоналом 8"

Московский государственный университет технологии и управления, Специалист по кадрам

Навыки и умения

Уверенный пользователь ПК; владение оргтехникой: сканер, принтер, ксерокс, факс (МФУ); опыт работы с конфиденциальной информацией; знание делового этикета; умение работать с большим объемом информации; умение работать в режиме многозадачности; грамотная устная и письменная речь; знание офисных программ, интернет, электронная почта; опыт организации встреч, переговоров; навыки составления расписания и контроля его выполнения; знание документоведения; организаторские способности; быстрый набор текста; навыки ведения корреспонденции; навыки ведения делопроизводства; опыт составление отчетной документации; навыки использования современных методов сбора и анализа информации.

Обо мне

В данном резюме я указала только работу в административной сфере. Также, за время моей трудовой деятельности я работала на заводе комплектовщицей и сверловщицей (почти 2 года), затем был период работы в игорных заведениях крупье (почти 5 лет), работа в индустрии красоты мастером маникюра (1 год) и в торговле (1 год).

О себе могу сообщить, что я легко обучаема, и если в каких-то вопросах сомневаюсь, то всегда легко нахожу необходимую информацию.

Обладаю высокой работоспособностью, ответственно отношусь к работе.