Управление документами. - Обработка следующих видов документов: входящие, исходящие, внутренние, учредительные, распорядительные, договоры, доверенности, первичная бухгалтерская документация. - Электронный документооборот DIRECTUM - Ведение работы с офисным электронным почтовым ящиком, в частности - прием писем, поступающих по электронной почте, обеспечение их распределения между сотрудниками - Заверение копий документов. - Управление курьерской доставкой/отправкой. - Управление взаимоотношениями с ФГУП Почта России. - Организация подписной компании. - Организация обеспечения архивного хранения документов. - Корректировка документов и сшивка. Брошюрование. Формирование папок - Управление печатями и штампами. - Управление правами подписания и заверения документов. - Стандартизация и автоматизация документационного обеспечения управления. - Административно-хозяйственное обеспечение. Информационное обеспечение и секретарское обслуживание. - Централизованное оповещение работников об изменениях в учредительных документах. - Обновление сведений о днях рождениях работников. - Оповещение контрагентов о смене юридического адреса. - Централизованное оповещение работников о событиях в жизни офиса. - Подбор комплектов копий учредительных документов, организация их удостоверения. Управление офисом. - Поддержание чистоты и порядка в офисе. - Обеспечение мелкого ремонта инженерных систем офиса. - Обеспечение офиса питьевой водой и продуктами питания. - Приобретение расходных материалов, канцтоваров. - Приобретение офисного оборудования. - Хранение и выдача ключей от помещений офиса. - Управление арендными отношениями. - Управление транспортным парком (в части оформления полисов, организации оплаты штрафов при нарушении ПДД). - Отслеживание возврата документов. Контроль оплаты счетов в поставленные сроки по сотовой связи, рабочему телефону, хоз.счетам, аренде, интернету и.т.д; - Выполнение поручений руководителей; - Помощь сотрудникам по мере возникновения необходимости; - Оформление ЭЦП. |