Персональный ассистент

Имя

Мария

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Беляево

Заработная плата

от 100 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

5 лет 11 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

32 года   (8 августа 1992)

Опыт работы

Период работы

февраль 2016 — август 2019   (3 года 7 месяцев)

Должность

Персональный ассистент

Компания

Мазда Мотор Рус

Обязанности

Обязанности в качестве персонального ассистента:

1. Административная поддержка Руководителя;

2. Ведение календаря Руководителя (MS Outlook);

3. Travel поддержка;

4. Выполнение поручений Руководителя и членов его семьи;

5. Организация и координация деловых поездок, встреч и совещаний;

6. Планирование и координация рабочего дня Руководителя;

7. Ведение деловой переписки;

8. Организация работы по подготовке заседаний и совещаний, конференц звонков, ведение протоколов;

9. Выполнение функционала пресс-секретаря по взаимодействию со СМИ;

10. Документационное сопровождение Руководителя (в том числе проверка актуальности/сроков действия документов)

11. Прием, обработка и хранение документации/писем/запросов на имя Руководителя

Помощь в ведении и поддержке различных HR документов и проектов, в частности:

- подготовка отчетов по отпускам и командировкам с последующим внесение в 1С;

- работа с ежегодным графиком отпусков сотрудников (внесение и актуализация баз данных);

- прием заявлений, обработка с последующим внесением в журналы и 1С отпусков сотрудников;

- сбор и архивация табелей учета рабочего времени;

- свод ежемесячной базы неотгуленных отпусков;

- работа с информационной базой сотрудников (создание/удаление аккаунтов сотрудников, внесение изменений/правок);

- ведение тренингов сотрудников (полное документационное обеспечение сотрудника, переговоры с компаниями-организаторами, заключение договоров, сбор и архивация закрывающих документов);

- ведение таблицы и присвоение номеров исходящим письмам компании;

- хранение/выдача/ведение учета постоянных и гостевых пропусков компании;

- регистрация и сопровождение процесса подписания договоров в соответствии с требованиями компании.

Период работы

июль 2018 — май 2019   (11 месяцев)

Должность

Personal assistant

Обязанности

Работа с англоговорящей семьей по обеспечению их комфортной жизнедеятельности.

1. Ведение календаря руководителей и членов семьи (работа в MS Outlook, работа со списком задач вTrello, работа с Gmail)

2. Travel поддержка (подбор, бронирование и оплата авиа/жд билетов, трансферов, отелей и других дополнительных услуг)

3. Организация мероприятий под ключ (поход в ресторан, организация корпоратива, планирование бизнес встреч, разработка программы путешествий)

4. Организация и сопровождение процесса закупок, сбор и передача закрывающих документов

5. Координация работы поставщиков услуг до выполнения всех обязательств сторонами

6. Работа с курьерами и курьерскими службами по поручению Руководителей

7. Сбор, анализ и оптимизация информации по различным аспектам жизни семьи

Период работы

март 2015 — ноябрь 2015   (9 месяцев)

Должность

Помощник генерального директора

Компания

Key Group

Обязанности

1. выполнение поручений непосредственного руководителя и руководителей структурных подразделений

2. организация встреч и переговоров руководителя с партнерами компании и первыми лицами других организаций

3. документационное обеспечение (подготовка документов и документооборота как внутри компании. так и для внешних партнеров и поставщиков)

4. полная организация мероприятий (документация/разрешения/оформление выставочного пространства/сопровождение руководителя во время всего мероприятия/подготовка рекламной продукции)

5. работа с типографиями, заводами, фабриками (наработанные контакты)

6. мониторинг и отслеживание исполнения поручений руководителя во всех подразделениях компании

7. участие в переговорах в качестве переводчика (синхронный перевод)

8. перевод документов (англо-русский, русско-английский)

Период работы

март 2014 — январь 2015   (11 месяцев)

Должность

Операционный менеджер

Компания

Микрологистика

Обязанности

Работа в офисе компании Микрологистика:

1. подбор персонала для работы в компаниях - партнерах (в частности подбор кандидатов, проведение собеседований и сопровождение в течение всего периода работы)

2. контроль выполнения функциональных обязанностей сотрудниками, принятыми на работу в компании - партнеры

3. документационное обеспечение (подготовка документов и документооборота как внутри компании. так и для компаний - партнеров)

4. организация встреч и переговоров руководителя с компаниями - партнерами

5. выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем

Работа в компаниях, пользующихся услугами компании "Микрологистика":

1. прием, перенаправление и фиксация телефонных звонков, организация телефонных переговоров руководителя

2. организация встреч и переговоров сотрудников компании, бронирование переговорных комнат

3. составление писем, запросов, других документов по поручению руководителя - секретариата компании - партнера

4. принятие поступающей на рассмотрение руководителя руководителей структурных подразделений корреспонденции, электронных писем и документации, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения

5. планирование и подготовка приема посетителей

6. работа на мероприятиях, организованных компанией - партнером в качестве менеджера по работе с гостями (встреча гостей мероприятия, выдача именных бейджев, рекламной продукции и сувениров, подготовка и рассадка гостей, присутствие во время проведения мероприятия в качестве ассистента спикера)

7. контроль выполнения функциональных обязанностей сотрудниками, принятыми на работу в компанию- партнер

8. ведение и координация графика смен сотрудников, принятых на работу в компанию - партнер

9. документационное обеспечение (составление Актов выполненных работ и направление документации на рассмотрение и утверждение в компанию - партнер)

Период работы

январь 2014 — февраль 2014   (2 месяца)

Должность

Ассистент проекта Олимпийских игр в Сочи 2014

Компания

Jet Set Sports & CoSport

Обязанности

1. организация присутствия гостей на всех желаемых мероприятиях программы Олимпийских Игр (сопровождение гостя или группы гостей совместно с водителем и службой безопасности)

2. присутствие на всех мероприятиях в целях обеспечения комфортного времяпрепровождения гостей (контроль за своевременной подачи блюд и закусок, обеспечение коммуникации между гостями и сотрудниками)

3. организация досуга гостей (сопровождение во время шопинга и организация культурно-развлекательной программы в городе Сочи)

4. внесение на рассмотрение топ-менеджеров и кураторов проекта предложений по улучшению условий пребывания гостей в городе Сочи

5. синхронный перевод с русского на английский и с английского на русский в целях обеспечения коммуникации между гостями и сотрудниками

6. логистика (планирование оптимальных и безопасных маршрутов совместно со службой безопасности)

Период работы

июль 2012 — август 2012   (2 месяца)

Должность

Официант

Компания

Chalet Simple Pleasures

Обязанности

1. организация предоставления услуг сервиса гостям ресторана

2. участие в урегулировании конфликтных ситуаций, возникающих в процессе работы

3. взаимодействие с различными службами (отделами) ресторана

4. внесение на рассмотрение менеджера предложений по улучшению качества обслуживания гостей ресторана

5. работы на банкетах и участие в организации праздников, проводимых рестораном

Период работы

июнь 2011 — сентябрь 2011   (4 месяца)

Должность

Официант ресторана отеля

Компания

Отель "Minos Beach Art Hotel"

Обязанности

1. организация предоставления услуг сервиса гостям ресторана на территории отеля Minos Beach Art Hotel

2. работа исключительно с иностранными гостями (свободно использование английского языка)

3. участие в урегулировании конфликтных ситуаций с иностранными гостями, возникающих в процессе работы

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2014 год

Учебное заведение

Российский Университет Дружбы Народов

Специальность

Социо-культурный сервис и туризм

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Свободный)

Водительские права

Категория B

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

Свидетельства, сертификаты и дополнительное образование:

1. Начальное профессиональное образование бухгалтера (Свидетельство Муниципального общеобразовательного учреждения "Центр образования" Администрации городского округа Химки, 2009)

2. Сертификат о прохождении программы подготовки к программе гостеприимства на Олимпийских Играх в Сочи (Jet Set Sports & CoSport Sochi 2014 Olympic Hospitality Workshop Program complection of Employment for Sochi 2014 Olympic Winter Games)

3. Удостоверение о повышении квалификации (Автономная некоммерческая организация дополнительного профессионального образования "Московская Бизнес Школа", профессиональная программа "Правила разработки управленческих документов", 2017)

4. Certificate of successful complection of the test for English language for C2 Level Proficient byThe EF Standard English Test (EF SET) - world’s first completely free, online standardized English test for learners of all levels, from beginner to advanced. The achieved English level is 73/100 on the EF S ET score scale and C2 Proficient according to the Common European Framework of Reference (CEFR). Test passed on 17 May 2019.

5. Сертификат о прохождении курса "Тайм-менеджмент" в количестве 16 часов с раскрытием тем эффективного управления временем и делегирования полномочий в компании City Business School (E-learning for Business Accreditation) - 16 августа 2019 года.

Портфолио