Личный помощник, личный секретарь, персональный ассистент, бизнес-ассистент

Имя

Яна

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Котельники

Заработная плата

от 80 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

13 лет 8 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

39 лет   (21 июля 1985)

Опыт работы

Период работы

декабрь 2019 — по настоящее время   (5 лет 2 месяца)

Должность

Офис-менеджер, административный ассистент

Компания

ООО "КазКонтракт Трейд"

Обязанности

-Административная поддержка офиса (обработка входящих звонков, получение и отправка корреспонденции, бронирование переговорных), прием входящих звонков и их распределение.,

-Взаимодействие с поставщиками услуг (курьерские и почтовые службы, аутсорсинговые компании, IT-компании, клининговые службы).

-Поиск новых поставщиков при необходимости.

-Travel и визовая поддержка сотрудников и руководителей.

-Управление документооборотом, подготовка презентаций по запросу, отправка, получение и регистрация корреспонденции. Деловая переписка.

-Взаимодействие с внутренними подразделениями компании, в т.ч. с маркетингом, финансами, HR.

-Коммуникация с глобальными службами по административным вопросам.

-Участие в планировании и организации мероприятий.

-Подготовка ежемесячных отчетов.

-Подготовка необходимых договоров, документации на подписание.

-Встреча и координация гостей.

-Travel-поддержка.

-Обеспечение офиса всем необходимым для полноценной работы.

-Административная поддержка 3-х руководителей. Причина увольнения - закрытие фирмы.

Период работы

апрель 2019 — ноябрь 2019   (8 месяцев)

Должность

Помощник генерального директора

Компания

ФГБУ "Авиаметтелеком Росгидромета"

Обязанности

-Полная административная и информационная поддержка руководителя.

-Полная бизнес-поддержка и ассистирование генеральному директору.

-Cогласование документов.

-Составление графиков, таблиц.

-Прием звонков.

-Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя (организация встреч, переговоров, совещаний и т.д.), ведение календаря в MS Outlook.

-Ведение делопроизводства: составление служебных записок, информационных писем, контроль исполнения, регистрация документов и пр.

-Работа с входящей и исходящей корреспонденцией и ведение деловой переписки (сортировка входящей корреспонденции, ответы, ранжирование по важности/срочности).

-Работа с контактами (адресная книга, дни рождения и др.)

-Организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование, подготовка материалов к совещаниям, переговорам.

-Оформление презентаций в PowerPoint.

-Ведение деловой переписки (в том числе на английском языке).

-Доведение до работников указаний, распоряжений, поручений Руководителя, контроль их исполнения точно в срок.

-Контроль расходов.

-Подготовка, обновление, систематизация информации на регулярной основе.

-Контроль своевременного поступления отчетов Руководителю от сотрудников.

Информационно-справочное и документационное обеспечение руководителя.

-Подготовка проектов документов (письма, приказы, отчеты), выполнение печатных, копировальных работы.

-Предварительное рассмотрение и контроль качества, правильности составления документов, предоставляемых на подпись руководителя.

-Участие во всех бизнес-процессах компании, контроль исполнения распоряжений на всех уровнях с предоставлением "обратной связи" руководителю.

-Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками

-Формирование бюджета для текущих административных расходов и оплата счетов

-Организация и обеспечение деловых поездок и отдыха руководителя (travel-поддержка)

-Решение нестандартных задач.

-Организация корпоративных мероприятий.

-Подготовка авансовых отчетов.

-Координация работы курьеров и водителей.

-Выполнение личных поручений руководителя (подарки клиентам и партнерам, поручения касающиеся семьи и т.д.).

-работа в СЭД

-работа с заместителями генерального директора Причина увольнения - смена вышестоящего руководства и сокращение.

Период работы

март 2014 — март 2019   (5 лет 1 месяц)

Должность

Личный помощник руководителя

Компания

ФГУП ЦАГИ

Обязанности

-Полная административная и информационная поддержка руководителя.

-Полная бизнес-поддержка и ассистирование генеральному директору.

-Cогласование документов.

-Составление графиков, таблиц.

-Прием звонков.

-Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя (организация встреч, переговоров, совещаний и т.д.), ведение календаря в MS Outlook.

-Ведение делопроизводства: составление служебных записок, информационных писем, контроль исполнения, регистрация документов и пр.

-Работа с входящей и исходящей корреспонденцией и ведение деловой переписки (сортировка входящей корреспонденции, ответы, ранжирование по важности/срочности).

-Работа с контактами (адресная книга, дни рождения и др.)

-Организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование, подготовка материалов к совещаниям, переговорам.

-Оформление презентаций в PowerPoint.

-Ведение деловой переписки (в том числе на английском языке).

-Доведение до работников указаний, распоряжений, поручений Руководителя, контроль их исполнения точно в срок.

-Контроль расходов.

-Подготовка, обновление, систематизация информации на регулярной основе.

-Контроль своевременного поступления отчетов Руководителю от сотрудников.

Информационно-справочное и документационное обеспечение руководителя.

-Подготовка проектов документов (письма, приказы, отчеты), выполнение печатных, копировальных работы.

-Предварительное рассмотрение и контроль качества, правильности составления документов, предоставляемых на подпись руководителя.

-Участие во всех бизнес-процессах компании, контроль исполнения распоряжений на всех уровнях с предоставлением "обратной связи" руководителю.

-Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками

-Формирование бюджета для текущих административных расходов и оплата счетов

-Организация и обеспечение деловых поездок и отдыха руководителя (travel-поддержка)

-Решение нестандартных задач.

-Организация корпоративных мероприятий.

-Подготовка авансовых отчетов.

-Координация работы курьеров и водителей.

-Выполнение личных поручений руководителя (подарки клиентам и партнерам, поручения касающиеся семьи и т.д.).

-Взаимодействие с семьей руководителя

-Работа с отделами, находящимся подчинении у руководителя. (ПЭО, бухгалтерия, финансовый отдел, ОТиЗ, аудиторский отдел)

-Взаимодействие с остальными руководителями организации (заместители генерального директора и начальники отделов).

-Взаимодействие с аппаратом генерального директора и с генеральным непосредственно.

-работа в ЭДО

Причина увольнения -сокращение в связи со сменой руководства.

Период работы

август 2011 — март 2014   (2 года 8 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "А.Д.Е. Профешнл Солушнз"

Обязанности

- Прием документов и личных заявлений на подпись руководителей компании;

- работа с входящей и исходящей корреспонденцией;

- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др.;

- подготовка проектов писем, запросов и других документов;

- формирование дел, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

- кадровое делопроизводство;

- помощь главному бухгалтеру компании;

- прием телефонных звонков;

- подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителями компании.

- организация встречи посетителей и гостей.

- заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

- обеспечение жизнедеятельность офиса.

- осуществление подписки на периодические издания.

- оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

- координация работы курьеров, уборщицы.

- участие в тендерах: подготовка документации, размещение документации на торговых площадках, общение по тендерным вопросам с компаниями. -Работа с Почтой России и другими курьерскими службами. Иногда документы отвозила сама

- участие в продажах компании, общение с клиентами.

Причина увольнения - переход на должность личного помощника.

Период работы

февраль 2010 — август 2011   (1 год 7 месяцев)

Должность

Помощник президента компании

Компания

ООО "Компания "Гарантия-Строй"

Обязанности

-Полная административная и информационная поддержка руководителя.

-Полная бизнес-поддержка и ассистирование генеральному директору.

-Cогласование документов.

-Составление графиков, таблиц.

-Прием звонков.

-Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя (организация встреч, переговоров, совещаний и т.д.), ведение календаря в MS Outlook.

-Ведение делопроизводства: составление служебных записок, информационных писем, контроль исполнения, регистрация документов и пр.

-Работа с входящей и исходящей корреспонденцией и ведение деловой переписки (сортировка входящей корреспонденции, ответы, ранжирование по важности/срочности).

-Работа с контактами (адресная книга, дни рождения и др.)

-Организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование, подготовка материалов к совещаниям, переговорам.

-Оформление презентаций в PowerPoint.

-Ведение деловой переписки (в том числе на английском языке).

-Доведение до работников указаний, распоряжений, поручений Руководителя, контроль их исполнения точно в срок.

-Контроль расходов.

-Подготовка, обновление, систематизация информации на регулярной основе.

-Контроль своевременного поступления отчетов Руководителю от сотрудников.

Информационно-справочное и документационное обеспечение руководителя.

-Подготовка проектов документов (письма, приказы, отчеты), выполнение печатных, копировальных работы.

-Предварительное рассмотрение и контроль качества, правильности составления документов, предоставляемых на подпись руководителя.

-Участие во всех бизнес-процессах компании, контроль исполнения распоряжений на всех уровнях с предоставлением "обратной связи" руководителю.

-Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками

-Формирование бюджета для текущих административных расходов и оплата счетов

-Организация и обеспечение деловых поездок и отдыха руководителя (travel-поддержка)

-Решение нестандартных задач.

-Организация корпоративных мероприятий.

-Подготовка авансовых отчетов.

-Координация работы курьеров и водителей.

-Выполнение личных поручений руководителя (подарки клиентам и партнерам, поручения касающиеся семьи и т.д.).

-работа с водителями и охраной президента компании

-руководство секретариатом в количестве 3-х человек. Причина увольнения - банкротство организации

Период работы

январь 2009 — февраль 2010   (1 год 2 месяца)

Должность

Офис-менеджер, помощник президента компании

Компания

ООО "Амадей Ко ЛТД"

Обязанности

- Прием документов и личных заявлений на подпись руководителей компании;

- работа с входящей и исходящей корреспонденцией;

- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др.;

- подготовка проектов писем, запросов и других документов;

- формирование дел, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

- кадровое делопроизводство;

- помощь главному бухгалтеру компании;

- прием телефонных звонков;

- подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителями компании.

- организация встречи посетителей и гостей.

- заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

- обеспечение жизнедеятельность офиса.

- осуществление подписки на периодические издания.

- оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

- координация работы курьеров, уборщицы.

- участие в тендерах: подготовка документации, размещение документации на торговых площадках, общение по тендерным вопросам с компаниями. -Работа с Почтой России и другими курьерскими службами. Иногда документы отвозила сама

- участие в продажах компании, общение с клиентами.

- работа в 1С

-переход на должность менеджера по закупкам

Причина увольнения- закрытие фирмы

Период работы

июль 2007 — январь 2009   (1 год 7 месяцев)

Должность

Секретарь компании

Компания

ООО "Восток-Запад Сервис"

Обязанности

-Прием телефонных звонков и посетителей в приемной офиса.

-Выяснение потребностей звонящих и посетителей.

-Переадресация входящих и управление исходящими телефонными звонками, прием и отправка факсов, фиксация сообщений для сотрудников.

-Регистрация времени, цели обращения, а также данных о предпринятых действиях (информация для сотрудников, прием факсов) .

-Организация эффективного обслуживание посетителей, создание для них комфортных условий, консультирование посетителей, предоставление информационных и других материалов.

-Осуществление прямых деловых контактов с менеджерами и другими сотрудниками компании.

-Обработка входящей и исходя ей корреспонденции (прием, переадресация) .

-Работа с электронной почтой, факсом (прием, отправка макетов, писем) .

-Проведение регистрации сделок.

-Проведение мониторинга клиентов.

-ведение архива документов, писем, газет, информационных материалов.

-Подготовка и оформление документации, необходимой для организации работы компании. Причина увольнения -переход на должность личного помощника

Период работы

сентябрь 2006 — май 2007   (9 месяцев)

Должность

Курьер

Компания

ООО "Восток-Телеком"

Обязанности

Студенческая подработка

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2007 год

Учебное заведение

Муниципальный институт города Жуковский

Специальность

Преподаватель английиского и немецкого языков

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Разговорный), Немецкий (Базовый)

Командировки

Готова к командировкам

Навыки и умения

Кадровое делопроизводство

Делопроизводство

MS Outlook

Работа в команде

Деловая переписка

Организаторские навыки

Первичная бухгалтерская документация

Организация встреч

Планирование рабочего дня руководителя

Документооборот

Закупка товаров и услуг

Обеспечение жизнедеятельности офиса

Контроль исполнения решений

Организация работы приемной

Подготовка заседаний совета директоров

Прием и распределение телефонных звонков

Организация деловых поездок

Прием посетителей

Электронный документооборот

Исполнение личных поручений руководителя

Протоколирование

1С: Документооборот

Ведение переговоров

Управление секретариатом

Организация корпоративных мероприятий

Холодные продажи

Проведение тендеров

СЭД

MS Word

MS Excel

Обо мне

-Активная жизненная позиция

-Высокая обучаемость

-Высокий уровень самоорганизации

-Вежливость

-Амбициозность

-Готовность к интенсивной рабочей нагрузке и ненормированному рабочему дню

-Инициативность

-Исполнительность

-Коммуникативность - умение находить контакт с различными категориями людей

-Мобильность

-Пунктуальность

-Оперативность и самостоятельность в принятии решений

-Стрессоустойчивость

-Нацеленность на результат

-Ответственность