Москва, axelpharm.ru/ Медицина, фармацевтика, аптеки • Фармацевтическая продукция (производство, продвижение, продажи) Документооборот 1. Ведение документооборота отдела маркетинга: оформление договоров об оказании услуг, (приложений, доп.соглашений) -Мероприятия (конференции, онлайн-конференции выставки, круглые столы). -Печать промоматериалов, изготовление рекламной продукции, публикации в специализированных журналах научных статей и модулей препаратов. -согласование документов с руководителем отдела, юридическим отделом, бухгалтерией, с контрагентами, согласование формулировок. -Контроль подписания договоров (приложений, доп.соглашений) с обеих сторон, обмен документами с контрагентами. Получение счетов от контрагентов, заведение счетов в 1С. Контроль оплат. -Контроль получения закрывающих документов (актов, счетов-фактур, тов.накладных) после проведения, участия в мероприятиях, получения тиражей полиграфической (печатной, рекламной) продукции. Передача документов в бухгалтерию и экземпляры контрагенту. -Формирование отчета, фотоотчета об участии в мероприятиях, передача их в бухгалтерию. -Проведение сверок с контрагентами. -Ведение реестров контрагентов, текущее состояние документов в компании. -Ведение электронного архива документов -Техническое содействие в организации выставок, конференций. - Электронный документооборот. 2. Договора ГПХ Оформление договоров ГПХ (доп.соглашений, актов) об оказании услуг с лектором: чтение доклада на конференциях, вебинарах, написание научных статей. -Ведение базы лекторов (лидеров мнения): электронного архива документов лектора. Заведение заявки на оплату в 1С, контроль оплаты. 3. Работа в 1С: Разделы: -Казначейство: формирование заявок на расходование ДС в систему 1С на статьи расходов, контроль за оплатами, -Бюджетирование: заведение бюджета отдела. -Склад: оформление заявок на отгрузку рекламных материалов в регионы. -документооборот. -формирование и выгрузка отчетов, ведомостей из 1С. 4. Планирование бюджета: - Участие в планировании и распределении бюджета отдела по статьям на будущий период, в оптимизации. Создается файл в Excel бюджет, в котором отражены планируемые затраты на статьи бюджета по месяцам на будущий год, подразделяется на препараты, нозологии, держателей РУ, контрагентов. - Согласование внутреннего бюджета отдела маркетинга руководителем и финансовой службой. - Заведение бюджета отела маркетинга в 1С по статьям. - Формирование отчета по фактическим расходам в Excel помесячно или на запрашиваемый период от руководства. Составление финансовых отчетов для руководства: отчет по затратам, по отдельным статьям на мероприятия в соответствии с бюджетом отдела. 5. Промоматериалы. -Оформление договоров услуг (приложений) с полиграфическими компаниями. -Согласование макетов, количество тиражей. -Контроль получение тиражей на склад. -Распределение, рассылка в регионы сотрудникам (1С Склад). -Учет промоматериалов, ведение реестров. -Ведение архива и библиотеки промоматериалов. 6. Общие вопросы. Подготовка к совещаниям, мини-тренингам (бронирование переговорных, составления списков участников и расписания, протоколирование). Координация работы отдела маркетинга на цикловых совещаниях; Ведение производственного табеля. Выполнение поручений непосредственного руководителя. |