Выполнение технических функции по обеспечению и обслуживанию работы отдела: - получение необходимые для работы, а также собор по указанию руководителя сведений от подразделений Компании или исполнителей; - участие в переадресации телефонных звонков сотрудников отдела, записывает в их отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения адресатов их содержание; - обеспечение отдела канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, необходимыми расходными материалами; - печатать по указанию руководителя различных материалов; - отслеживание сроков выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Осуществление ведение делопроизводства отдела: - прием документов, поступающие в адрес отдела; - осуществление их систематизации в соответствии с инструкцией по делопроизводству Компании; - формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел отдела, обеспечивание их сохранность и в установленные сроки сдача в архив; - организация рассылки необходимых документов в структурные подразделения региональной сети Компании; - подготовка и сдача в архив Компании документов, составление описи дел, передаваемых в архив; - обеспечение сохранность служебной документации. Осуществление работы по подготовке и проведению встреч директоров и оперативных менеджеров филиалов: - подготовка проекта повестки встречи; - сбор и своевременная рассылка участникам встречи пакета необходимых материалов; - бронирование комнаты переговоров; - оповещение участников о времени, месте, повестке дня встречи; - регистрация участников встречи; - ведение и оформление протоколов встреч. Участие в дистанционных аудитах структурных подразделений региональной сети Компании. Подготовка проектов служебных записок о взыскании штрафов. Участие в процессе оформления и переоформления агентских договоров и дополнительных соглашений: - составление дополнительных соглашений к договорам; - передача проектов договоров/соглашений в Канцелярию на подпись Генеральному директору; - проведение учета договоров и соглашений в реестре отдела; - отслеживание окончаний сроков действия договоров/соглашений; - организация и контроль в переоформлении агентских договоров и дополнительных соглашений к ним; - обеспечение своевременной подготовки и отправки пакета документов для новых филиалов; - брошюровка документов. Выполняет отдельные поручения руководства в рамках своей компетенции. |