Административный менеджер/Офис-менеджер

Имя

Оксана

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Отрадное

Заработная плата

от 70 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

10 лет 4 месяца

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

50 лет   (17 февраля 1974)

Опыт работы

Период работы

ноябрь 2019 — август 2020   (10 месяцев)

Должность

Управляющий делами

Компания

ООО "Пайк Медиа Лаб"

Обязанности

Административно-техническая поддержка офиса компании по направлениям: документооборот, жизнеобеспечение офиса, ресепшен. Работа в СЭД (Директум, ПланФикс).

- Координация работы, курьеров, клинига, тех. службы;

- Организация совещаний, интернет-конференций, корпоративных мероприятий;

- Координация процессов согласования и подписания договорных документов, организация формирования дел по контрагентам, хранения, выдачи копий и оригиналов;

- Подготовка Актов выполненных работ по отчетным периодам, согласование и подписание сторонами;

- Сбор и регистрация первичных закрывающих документов для бухгалтерии, визирование подписание, сдача в бухгалтерию;

- Анализ складских остатков и планирование закупок административных товаров;

- Взаимодействие с поставщиками по вопросам цен, поставок, согласования условий, заключение договоров, формирование заказов, заявок на оплату, отслеживание платежей;

- Формирование и контроль использования бюджета подразделения;

- Составление ежемесячной отчетности по затратам на хоз. операции, проведение аналитики, разработка предложений по оптимизации расходов;

- Организация и регламентация бизнес-процессов для обеспечения надлежащего уровня качества оказываемых услуг.

Период работы

март 2010 — август 2019   (9 лет 6 месяцев)

Должность

Помощник Генерального директора

Компания

ГК Мега-Ф

Обязанности

· Описание и оптимизация внутренних бизнес-процессов, написание регламентов взаимодействия подразделений Компании.

· Проектная работа, участие в различных рабочих группах в качестве координатора.

· Составление отчетов и аналитики, работа в БД SAP ERP, поиск, обработка и анализ информации различного характера.

· Контроль договорной работы с клиентами и контрагентами: согласование договоров, подготовка к подписанию, регистрация, передача на исполнение, хранение.

· Документооборот служебных записок: согласование, регистрация, отправка на исполнение, хранение.

· Подготовка приказов и распоряжений, регистрация, публикация, контроль исполнения.

· Бюджетирование Административного отдела, контроль расходования бюджетных средств, оформление расходных документов.

· Синхронная работа с почтовым ящиком руководителя в MS Outlook: управление календарем, назначение встреч, координация поступающего потока информации, переадресация компетентным сотрудникам, контроль получения обратной связи.

· Оптимизация рабочего времени и процессов взаимодействия руководителя с подчиненными.

· Проведение необходимых оперативных переговоров с руководителями смежных подразделений, региональных компаний.

· Структурирование, анализ и развитие идей руководителя: обеспечение выполнения, определение ресурса.

· Организация и подготовка совещаний, ведение протокола, отслеживание исполнения принятых решений.

· Организация поездок руководителя по России, заграничных поездок.

· Организация деловых корпоративных выездных мероприятий в формате съездов, конференций.

· Материально-техническое обеспечение кабинетов и переговорных - мебель, орг.техника, канцелярия, поддержание чистоты.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2000 год

Учебное заведение

Университет бизнеса и искусства

Специальность

Менеджер по маркетингу

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Разговорный)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Портфолио