Руководитель - Заместитель руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы - Дмитриева В.М. Бизнес-ассистирование: • Планировала рабочий день/неделю/месяц руководителя. • Составляла и редактировала письма и запросы в органы исполнительной власти, а также отвечала на все обращения граждан, поступающие в управление. • Полностью вела электронный документооборот руководителя (МОСЭДО): фиксировала поручения вышестоящего руководства, контролировала сроки выполнения, расписывала входящие письма на других исполнителей, подготавливала и редактировала необходимые ответные письма и доклады (примерно 70 писем, запросов, уведомлений в неделю). • Проводила ежедневный мониторинг ключевых инфоповодов с помощью программы "Призма" (с целью оценить скорость распространения информации, качество реакции на нее). • Согласовывала текст ответов подконтрольных департаментов на сообщения жителей г. Москвы в социальных сетях с точки зрения корректности и правильности подачи информации через программу "Инцидент-Менеджмент" (60-80 ответов в день). Административный блок: • Организовывала проведение совещаний руководителя (сбор документов, бронирование переговорных залов, подготовка списка участников и повестки, оформление пропусков). • Вела список дел руководителя, доводила до сотрудников задачи, с помощью мессенджеров и приложений отслеживала исполнение поручений. • Принимала на подпись руководителю документы с проверкой качества. • Отслеживала срочные и важные письма на корпоративной почте руководителя. • Координировала работу водителя. Организационный блок: • Помогала сотрудникам в решении разного рода задач (найти контакт исполнителя, найти ответственного за тот или иной проект, корректно написать письмо или запрос и т.д.). • Вела блок организационной поддержки новых сотрудников в период адаптации (подготавливала рабочее место, оформляла необходимые допуски, документы и тд.). • Выполняла личные поручения (примерно 20% от общего объема рабочего времени). ДОСТИЖЕНИЯ: Освободила руководителю 20 часов в месяц за счет самостоятельной работы в системе электронного документооборота (МОСЭДО). Провела обучающий тренинг по новой программе для органов исполнительной власти г. Москвы с последующим информационным сопровождением и кураторством по качеству публикаций. Внедрила ежедневное ведение списка дел, что позволило достигнуть выполнения задач сотрудниками на 100% .Результат получен благодаря отслеживанию списка задач (для сопоставления, ранее "терялось" около 10-15% от общего объема). Наладила контакты с приемными для быстрого реагирования на изменения времени совещаний. |