Административное сопровождение работы офиса; организация встречи посетителей и гостей в офисе; распределение входящих звонков, фиксация полученной информации и доведение ее до сведения заинтересованных лиц; взаимодействие с компанией арендодателем и прочими организациями; помощь сотрудникам офиса в подготовке различной документации и других совместных проектах; работа с корпоративным сайтом Компании; координация и контроль трудовой дисциплины сотрудников (ведение журналов посещения и графика отсутствия сотрудников); работа с копировально-множительной техникой; личные поручения руководителя. Обеспечивание жизнедеятельности офиса: поддержание порядка и чистоты в офисе и переговорных комнатах, заказ и учет канцелярии и воды в офисе (ежемесячно); составление заявок в технические службы арендодателя по техническим и другим неисправностям в офисе (мелкий ремонт); Организация документооборота: ежедневная работа с входящей и исходящей корреспонденцией (регистрация и перераспределение в структурные подразделения); работа с приказами, распоряжениями, письмами, запросами: ознакомление сотрудников Компании, распределение необходимых документов в структурные подразделения Компании; организация получения и отправления корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам; оформление и регистрация доверенностей (контроль сроков действия доверенностей). |