•Формирование и регистрация официальных писем • Подготовка и отправка на согласование служебных записок, приказов, распоряжений •Распределение поручений работникам департамента, соблюдение сроков выполнения указаний взятых на контроль; взаимодействие с сотрудниками департамента •Ежедневный отчет руководителю по исполнению порученных задач •Прием и передача документов, писем, коммерческих предложений, заявлений руководителю на подпись, проставление резолюции • Своевременное ознакомление работников с локально-нормативными документами • Организация видеоконференций и телефонных переговоров •Подготовка материалов (таблиц, презентаций) к совещаниям руководителя •Оповещение участников о времени и месте проведения совещания, повестке дня •Протоколирование •Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми офисными и канцелярскими принадлежностями • Заказ/бронирование авиа и железнодорожных билетов, гостиниц для служебных командировок • Надлежащее оформление и запуск на согласование соглашений, договоров (на закупку материалов, работ, услуг) формирование цепи согласования; контроль за согласованием договоров по своему направлению (в программах СЭД Босс-Референт, SAP, Lexema в модулях учет договоров, складской учет, основные фонды, закупки) • Взаимодействие с контрагентами; деловая переписка • Контроль оплаты и обоснованности производственных расходов; оприходование материалов (в программе Sap, ERP- управление материальными потоками, Business Workplace) •Проведение сверок заявок и документов поступления с контрагентами • Участие в закупках по своему направлению • Организация по выполнению противопожарных мероприятий • Участие в проведение инвентаризации |