Помощник руководителя, секретарь, офис-менеджер, администратор

Имя

Ольга

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Комсомольская

Заработная плата

от 55 000 руб.

График работы

Полный рабочий день / Сменный график

Образование

Высшее

Опыт работы

26 лет 10 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

51 год   (30 сентября 1973)

Опыт работы

Период работы

август 2013 — октябрь 2018   (5 лет 3 месяца)

Должность

Ассистент руководителя службы по связям с общественностью, секретарь

Компания

Благотворительный фонд Тимченко

Обязанности

Организация сопровождения публичных мероприятий фонда.

Организация поддержки имиджа Фонда через обеспечение позитивных отношений с

партнерами фонда: создание "телефонного имиджа" компании и руководителя, ограждение

руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по

переадресации и завершению звонков, прием входящих звонков.

Организация поздравлений партнеров фонда (ведение базы контактов, дней рождений, написание и

рассылка поздравлений, выбор и приобретение подарков).

Организация наличия предметов с корпоративной символикой Фонда. Заказ и сопровождение договорных отношений с типографиями.

Обеспечение унификации всех документов фондов (создание шаблонов документов

соответственно ГОСТУ).

Подготовка блока информации для ежемесячного, ежеквартального отчета Наблюдательному совету (сбор, редактура и сопровождение верстки материалов отчета).

Поддержка деятельности генерального директора фонда (ведение календаря встреч-

мероприятий, организация трансферов, полная трэвел-поддержка с отчетами по

командировкам и представительским расходам, личные поручения).

Ведение делопроизводства (регистрация документации, регистрация писем-обращений граждан (ведение реестра), разработка и внедрение Инструкции по делопроизводству, проведение обучающих семинаров для сотрудников, в том числе и по основам СЭД.

Формирование бюджета и контроль расходов административной службы, сопровождение

всех договоров, контроль юридического согласования и финансовых оплат, акты, ТЗ.

Почтовые отправления: отправка и получение корреспонденции (почтой России и

курьерской службой).

Формирование архива фонда. Формирование файлов, брошюрование, сканирование,

размещение в тематические папки, бумажный архив.

Обеспечение функционирования офиса (канцтовары, продукты, вода, аптечка, хозтовары,

мебель).Флористы."Зеленый офис".

Сопровождение договоров с курьерской службой, службой такси, гостиницами; полная

трэвел-поддержка генерального директора и сотрудников, включая визовую.

Проведение еженедельных внутренних совещаний, протоколирование, контроль

выполнения решений; ежемесячного заседания рабочей группы по рассмотрению обращений граждан, протокол.

Поддержка в офисе порядка и чистоты.

Период работы

февраль 2004 — май 2013   (9 лет 4 месяца)

Должность

Руководитель секретариата

Компания

TransPackingGroup

Обязанности

Планирование работы отдела секретариата.

Управление финансами компании в пределах компетенции.

Прием и распределение входящих телефонных звонков, ведение телефонных переговоров, ограждение сотрудников от нежелательных.

Прием, регистрация входящей корреспонденции, передача в структурное подразделение

или конкретным исполнителям.

Прием исходящих документов, проверка грамотности и

правильности составления документа, качественное редактирование.

Организация учета и хранения в соответствии со стандартами делопроизводства.

В соответствии с ГОСТом создание и внедрение бланков документов, а также форм внутренних.

Организация приема посетителей и гостей офиса.Чай/кофе.

Перевод различной документации с/на английский.

Ведение телефонной и информационной базы, информационно-справочное обслуживание

офиса.

Обеспечение офисных закупок - канцтовары, вода, продукты, печатная и сувенирная

продукция.

Поздравления и подарки сотрудникам и руководителям.

Помощь в организации работы офисной столовой.

Сопровождение командировок (заказ авиа и ж/д билетов, гостиниц, визы); организация и

подготовка встреч и поездок руководителя.

Период работы

июль 1991 — сентябрь 2003   (12 лет 3 месяца)

Должность

Лаборант-исследователь

Компания

Институт Проблем Химической Физики

Обязанности

Фактически - обязанности секретаря при профессоре, докторе химических наук. Набор статей на русском и английском языках. Делопроизводство. Ведение телефонных переговоров. Закупка канцтоваров. Прием, обработка и отправка корреспонденции. Ведение табеля учета рабочего времени. Материально-ответственное лицо. Выполнение поручений руководителя.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2003 год

Учебное заведение

Московский Государственный Областной Университет

Специальность

Педагогическое: Лингвист, преподаватель английского языка

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Разговорный)

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

2013 Профессиональная переподготовка, Высшая школа секретаря НОЧУ ОДПО "Актион-МЦФЭР", Управление документами и деловыми процессами организации. 250 часов.

1997 Оператор ПК, ЦПО Карьера.

1997 Секретарь-референт, ЦПО Карьера.

2003 курс Делопроизводство.

2016 Семинар "Новые правила ведения архива документов: требования, порядок, процедуры.

Организация хранения электронных документов" (ЗАО "АДИ").

2016 Интерактивно-лекционный медиатренинг для сотрудников фонда.

2016 и 2017 Семинар на тему "Подготовка нефинансового отчета в соответствии с Руководством по

устойчивому развитию GRI G4" (Ernst&Young).

2017 Вебинар "Современный секретарь: новое позиционирование", "Справочник секретаря и офис-

менеджера".

2017 Вебинар "Как держать эмоции под контролем", "Справочник секретаря и офис-менеджера".

2017 Курс "Пожарно-технический минимум для руководителей и ответственных за пожарную

безопасность в учреждениях (офисах)", СЕРКОН.

2017 Курс по охране труда для обеспечения профилактических мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний, СЕРКОН.

2017 Тренинг "Особенности взаимодействия с детьми-сиротами и детьми, оставшимися без попечения родителей, в том числе с ограниченными возможностями здоровья".

Навыки и умения

Организация деловых поездок Travel Support / Организаторские навыки / Протоколирование

Делопроизводство / Организация работы приемной / Управление секретариатом /Грамотность / MS Outlook / Организация встреч / Административная поддержка руководителя / Деловая переписка /Подготовка заседаний совета директоров / Офисная техника /Закупка товаров и услуг /Административно-хозяйственная деятельность / Заключение договоров / Пользователь ПК /Документооборот / Перевод и многое другое

Обо мне

Уверенный пользователь ПК: Microsoft Office, Интернет, электронная почта. Навыки работы в СЭД Docsvision. Скорость печати: англ. - 130 уд/мин., русск. - 180 уд/мин. Офисная оргтехника: факс, ксерокс, сканер, мини-АТС. Брошюровочная машина, ламинатор. Отличная грамотность, хороший почерк и многие другие достоинства.

Доброжелательна, позитивна, креативна, исполнительна, пунктуальна, общительна, неконфликтна, стрессоустойчива, способна работать в режиме многозадачности. Проявляю инициативу к работе.

Легко и быстро учусь новому. Готова получить новую специальность, к переквалификации.

Разведена. Дочь 24 г. Увлечения: чтение, фитнес, картины, вышивка.

Звоните, отвечу на любые вопросы и буду рада встрече.

P.S. Многих работодателей смущает мой возраст, но хочу заверить, что я слежу за собой, стараюсь выглядеть и выгляжу моложе своих лет, излучаю свет и жизнерадостность.