Планирование, систематизация, контроль всех дел, вопросов и доклад руководителю Составление графика совещаний и встреч компании, и их организация. Контроль исполнения поставленных задач. Подготовка документов (проекты приказов, распоряжений и пр.). Осуществление оперативной связи руководителя Своевременный сбор и консолидация информации, полная административная и информационная поддержка руководителя Взаимодействие со структурными подразделениями компании по исполнению распоряжений руководителя Поддержка и развитие сотрудничества с поставщиками и обслуживающими компаниями, поиск новых партнеров Деловая переписка, подготовка отчетов внутри компании. Ведение всех контактов руководителя; Прием и распределение входящих звонков; Прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции; Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, ее передача в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям; Прием телефонных звонков, фиксирование и передача служебной информации руководителю Планирование, систематизация, контроль всех дел, вопросов и доклад руководителю Работа с внешними подрядчиками (по рекламе, сувенирке, полиграфии); Travel и визовая поддержка; Организация деловых поездок, в т.ч. зарубежных Подготовка и организация встреч, презентаций, выставок Прием посетителей; чай кофе Также с тяжелым положением компании были сокращения штата выполняла дополнительно функции специалиста по тендерам. Осуществляла мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов. Оценивала экономическую целесообразность участия в торгах с техническим отделом компании, по результатам подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах. Запрашивала необходимую конкурсную документацию, изучала ее требования. При необходимости запрашивала разъяснения и учитывать изменения в конкурсной документации. Оперативно подготавливала полный пакет документов. Взаимодействовала с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок. Анализировала техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству (ФЗ-223, ФЗ-44). Оформляла конкурсные заявки. Вела переписку с организаторами конкурсов. Одновременно вела несколько проектов для подачи на конкурсы. Своевременно предоставляла всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах. Выигрывала тендеры, конкурсы, запросы предложений Заключала договора, контракты. При необходимости присутствовала на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составляла жалобы в ФАС России и его территориальные органы, представляла интересы компании при рассмотрении указанных жалоб. При необходимости отслеживала возвраты денежных средств, внесенных в качестве обеспечения заявок. При необходимости ездила в командировки. Вела установленную внутреннюю отчетность. |