• обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей; • обеспечение чистоты и порядка в офисе организации, • приготовление чая, кофе, (заказ обедов (по необходимости), • встреча гостей и представителей фирм, с которыми мы взаимодействуем, • подготовка мероприятий, • по поручению генерального директора выполнение копировально-множительные работ, • осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования (ксероксы, телефоны, сканеры) и коммуникаций, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания, • подготовка документов на подпись руководителю организации, • обеспечение рабочего места руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, • передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам, (телефон и т.п.), а также письма, поступающие почтой, • по поручению руководителя составление писем, запросов, и других документов, • отправка документов, запросов, претензий почтой России, • сшивание и подготовка по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы (проекты, договора и т.п.), • помощь в подготовке проектов по объектам на сдачу (по окончанию работ), • регистрация и учет входящей и исходящей документации, • координация и контроль работы курьера и уборщицы, • поиск сотрудников в офис (по необходимости), • организация совещаний, сопровождение на проходящих совещаний, • поддержание базы данных контактов, • выполнение отдельных служебных и личных поручений директора и заместителя директора организации. • информационная поддержка руководителя, • поиск, анализ и обработка информации по запросу руководителя, • ведение деловой переписки, • планирование и организация встреч и переговоров руководителя; • В связи с отсутствием необходимого сотрудника, проведение инвентаризации (оборудование, материалы, инструменты, леса) перед получением и сдачей объекта. После сдачи объекта вывоз (организация/контроль) строительного городка на склад в МО. Также постоянное взаимодействие с начальниками участка и подрядчиками по работе с заявками. |