Заведующий канцелярией, помощник руководителя, делопроизводитель, архивариус

Имя

Алена

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Некрасовка

Заработная плата

от 60 000 руб.

График работы

Полный рабочий день / Сменный график / Гибкий график

Образование

Высшее

Опыт работы

23 года 1 месяц

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

51 год   (10 сентября 1973)

Опыт работы

Период работы

ноябрь 2022 — август 2023   (10 месяцев)

Должность

Старший эксперт отдела документационного обеспечения и архива

Компания

ГКУ МО "Мособлпожспас"

Обязанности

Проверка на грамотность и редактирование документов (технических заданий, проектов приказов, писем, факсограмм). Регистрация документов в межведомственной системе электронного документооборота (МСЭД), отправка корреспонденции Почтой России, подготовка и передача дел в архив.

Период работы

октябрь 2020 — сентябрь 2022   (2 года)

Должность

Помощник директора

Компания

ГКУ МО "Мособллес"

Обязанности

Прием корреспонденции, поступившей нарочно, по электронной почте и межведомственной системе электронного документооборота (МСЭД). Передача ее руководителю учреждения, структурным подразделениям или исполнителям для использования в работе, или подготовки ответов в соответствии с резолюцией руководителя.

Ведение делопроизводства. Регистрация документов в МСЭДе. Отправка и оформление писем и бандеролей через личный кабинет Почты России. Прием личных заявлений и другой документации на подпись руководителю. Подготовка презентаций и необходимых материалов для руководителя. Проверка на грамотность, оформление и редактирование проектов документов.

Организация телефонных переговоров руководителя, в его отсутствие ведение записи

получаемой информации и доведение до сведения.

Составление запросов и писем по поручению руководителя, подготовка писем по обращениям граждан.

Подготовка к совещаниям, проводимым руководителем (оповещение участников о месте и времени проведения, сбор необходимых материалов, повестка дня, регистрация участников).

Оформление и ведение протоколов совещаний. Контроль за исполнением сотрудниками приказов и распоряжений руководства, а также сроков выполнения поручений и указаний руководителя. Обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями и необходимыми средствами организационной техники. Организация приема посетителей. Копирование документов.

Формирование дел согласно утвержденной номенклатуре, обеспечение их сохранности

и своевременная сдача в архив.

Период работы

май 2018 — октябрь 2018   (6 месяцев)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО "НТЦМ"

Обязанности

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта, организация переговоров, встреч.

3. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

4. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

5. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

6. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

7. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

8. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

9. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

10. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

11. Выполнение служебных поручений руководителя.

Период работы

ноябрь 2004 — май 2015   (10 лет 7 месяцев)

Должность

Заведующий канцелярией

Компания

ООО ОК " Зарубежнефтегаз - ГПД Центральная Азия"

Обязанности

Ведение системы документооборота (входящие/исходящие документы).

Подготовка и проверка правильности оформления документов, передаваемых руководителю на подпись.

Составление писем, запросов, подготовка ответов авторам писем.

Осуществление деловой переписки.

Ведение делопроизводства, получение адресованных руководителю почтовых отправлений.

Контроль исполнения поручений руководителя и исполнение решений, указанных в протоколах.

Осуществление работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем.

Сбор и подготовка материалов, информации, необходимых руководителю, а также подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов.

Помощь в подготовке презентаций. Участие в подготовке мероприятий.

Период работы

январь 2000 — ноябрь 2004   (4 года 11 месяцев)

Должность

Секретарь приемной, делопроизводитель, архивариус

Компания

Центральный банк РУ

Обязанности

Работа в системе электронного документооборота;

Работа с документами и документной информацией на основе использования оргтехники;

Учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа;

Контроль за состоянием делопроизводства;

Участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;

Организация жизнеобеспечения офиса;

прием и встреча посетителей.

Период работы

сентябрь 1995 — декабрь 1999   (4 года 4 месяца)

Должность

Преподаватель химии

Компания

МБОУ СОШ №1

Обязанности

Обучение и воспитание учащихся с учетом специфики предмета "Химия" и возраста учеников.

Содействие социализации школьников, формированию у них общей культуры, осознанному выбору ими и последующему освоению профессиональных образовательных программ.

Обеспечение режима соблюдения норм и правил техники безопасности во время учебного процесса. Организация внеурочной занятости учащихся, исследовательской и проектной деятельности учеников по предмету "Химия".

Образование

Образование

Высшее

Окончание

1995 год

Учебное заведение

КГУ

Специальность

Преподаватель химии

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

Обучалась по программе "Современные технологии делопроизводства" в Институте нефтегазового бизнеса при Российской академии государственной службы Президента РФ в г. Москва.

Навыки и умения

Регистрация входящей и исходящей документации, ведение деловой переписки, делопроизводство, организация приема посетителей, прием и распределение телефонных звонков, организация совещаний, ведение переговоров, деловой этикет, встреча гостей, ведение телефонных переговоров, заказ пропусков, заключение договоров, планирование рабочего дня руководителя, работа с документами, организация переговоров, прием входящих звонков, исходящие звонки, ведение документооборота, работа с оргтехникой: ксерокс, факс, принтер, сканер. Уверенный пользователь ПК, интернет, владение программами MS OfficeMS, Office ExcelMS, OutlookMS, PowerPoinMS, Office Word, МСЭД и МосЭДО. Знание делового этикета, правил делового общения.

Обо мне

Ответственная, исполнительная, дисциплинированная. Грамотная устная и письменная речь. Успешно выполняю несколько дел одновременно, переключаясь с одной задачи на другую. Не курю, отсутствует зависимость от социальных сетей и компьютерных игр.