Помощник руководителя, секретарь, офис менеджер

Имя

Екатерина

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Сокольники

Заработная плата

от 50 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

19 лет 5 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

37 лет   (21 мая 1987)

Опыт работы

Период работы

январь 2000 — по настоящее время   (24 года 11 месяцев)

Должность

Главный специалист

Компания

ООО "Страховые решения"

Обязанности

Подготовка агентских договоров в Word. - Согласование агентских договоров с подразделениями компании. - Учет агентских договоров/контрагентов в системах. - Формирование актов для оплаты комиссионного вознаграждение. - Выставление заявок на оплату комиссионного вознаграждение. Обзвон базы клиентов (действующий и холодный). Взаимодействие с ведущими страховыми компаниями (сверка). Курирование курьера. Административные обязанности (заказ воды, канцелярии, пропусков, аренда и т.д.)

Период работы

февраль 2018 — по настоящее время   (6 лет 9 месяцев)

Должность

Помощник начальника ПТО

Компания

ООО "ТаСКО"

Обязанности

1. Согласование проектов со всеми инстанциями (ПАО "МГТС, АО "МОСГАЗ", АО "МОСВОДОКАНАЛ", ПАО "МОЭСК" и др.).

2. Исполнительная документация.

3. Взаимодействие с железнодорожными службами (ИЧ, ШЧ, РЦС и др.).

4. Отчеты (бухгалтерия, стройка).

5. Составление заявок на материалы и оборудование.

6.Контроль СРО.

7.Взаимодействие Заказчик-Подрядчик.

Период работы

июль 2017 — март 2018   (9 месяцев)

Должность

Начальник секретариата

Компания

ООО "МГ-Финанс"

Обязанности

1.Обеспечение жизнедеятельности офиса

- своевременное приобретение кофе, чая, сахара и. т.

-заказ канцелярских принадлежностей

- организация питания сотрудников

2. Документационное обеспечение управления:

- прием документов и личных заявлений на подпись Генеральных директоров холдинга

- работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учет, хранение, формирование дел;

- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение;

- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учет, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний (редко)

- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок, предоставления документов в ИФНС, ПФР, Статистика,

- по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

- по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

- формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив

-осуществление по поручению Генерального директора документооборота между предприятием и другими организациями, учреждениями (пожарная инспекция, налоговая служба, и пр. органами)

3. Прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения.

4. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

5. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

6. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

7. Координирование и контроль работы:

- секретаря

- курьеров;

- уборщицы.

Период работы

ноябрь 2016 — июнь 2017   (8 месяцев)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО "Тимедж-СтройПроект"

Обязанности

1. Ведение делопроизводства и документооборота организации, работа с организационно-распорядительной документацией, входящей и исходящей корреспонденцией (учет, регистрация, хранение документов, полученных и отправленных писем в бумажном и электронном виде и т.п.).

2. Подготовка, согласование, контроль исполнения документов (приказов, распоряжений, писем, запросов и других документов организации).

3 .Административная поддержка деятельности руководителя; помощь в ведении рабочего графика руководителя. организация деловых переговоров и совещаний; оформление протоколов совещаний, контроль выполнения протокольных поручений и заданий.

4. Оперативное взаимодействие со сторонними организациями (заказчиками, подрядчиками, согласующими, надзорными и иными государственными и коммерческими структурами) по поручению руководителя и по вопросам текущей деятельности организации.

5. Телефонное обслуживание офиса.

6. Организация встречи посетителей.

7. Работа с офисной оргтехникой: сканирование, копировально-множительные работы; прием/отправка писем и документов по факсу; брошюровка и т.п.

8. Обеспечение офиса и работников общества расходными материалами и хозяйственными товарами (канцелярские товары, бумага, вода, и др.), оформление пропусков.

9. Организация командировок руководителя и других работников (заказ проездных документов, бронирование гостиниц, такси).

10. Составление установленной отчетности; подбор и оформление материалов заданной тематики, презентаций, выполнение иных служебных поручений руководителя.

11. Контроль соблюдения чистоты в офисе, участие в плановых инвентаризациях офисной мебели и оргтехники; контроль исправности техники, мебели, иных товарно-материальных ценностей.

12. Взаимодействие между объектами строительства. (пропуска, канцелярия, иные задания)

13. Подготовка документов для тендера

Период работы

сентябрь 2015 — июль 2016   (11 месяцев)

Должность

Секретарь руководителя

Компания

ООО "ПЭМ-СЕРВИС"

Обязанности

1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя

2. Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация)

3. Проведение телефонных переговоров руководителя

4. Копирование, сканирование, брошюрование

5. Функции офис-менеджера в полном объеме (почта, заказ воды, канцелярии)

6. Прием посетителей

7. Ведение делопроизводства (в т.ч. судебное)

Период работы

февраль 2012 — июнь 2015   (3 года 5 месяцев)

Должность

Старший секретарь-помощник руководителя

Компания

НПФ "Первый национальный пенсионный фонд"

Обязанности

1. Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем.

2. Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства.

3. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно).

4. Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.).

5. Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства.

6. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов).

7. Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).

8. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).

9. Взаимодействие с курьерскими службами (Pony Express, почта России).

10. Контроль сохранности документов в приемной руководства.

11. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.

12. Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей).

13. Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.)

14. Чай-кофе руководителю, посетителям.

15. Выполнение других поручений непосредственного руководства.

16. Оперативный поиск, обработка, анализ необходимой информации по различным темам.

17.Обеспечение жизнедеятельности офиса (вода, канцелярские и хозяйственные товары, мебель, аварийные и ремонтные службы и т.п.)

18. Ведение документооборота (на бумажных и электронных носителях).

19.Взаимодействие с государственными структурами: ЦБ России (ранее ФСФР), ПФР, ИФНС, ФАС, судебные инстанции, ФСФМ.

20.Подготовка переговорных комнат и приведение в порядок рабочего пространства в офисе, контроль работы уборщицы.

Период работы

январь 2011 — декабрь 2011   (1 год)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "Неокон"

Обязанности

Прием входящих исходящих звонков, заказ ж/д и авиабилетов, встреча клиентов и телевидения, обеспечение офиса необходимыми товарами (канцелярия, вода, продукты, и т.д), ежедневный просмотр общей почты для дальнейшего распределения информации внутри компании, составление договоров, mail рассылка клиентам, организация лекций, семинаров и совещаний, сопровождения в командировках, холодные и горячие звонки клиентам, первичная бухгалтерия, составления расписания руководителям.

Период работы

сентябрь 2009 — январь 2011   (1 год 5 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "Ремекс"

Обязанности

Документооборот компании, входящие и исходящие звонки. Встреча гостей (чай, кофе).Обеспечение канцелярскими товарами, расходными материалами, продуктами для переговорной. Заказ обедов. Работа с орг. техникой.Организация работы по рекламированию производимой продукции. Планирование и координация работ по проведению рекламных компаний. Разработка планов рекламных мероприятий. Организация связи с деловыми партнерами, сбор информации. Контроль за разработкой и реализацией договоров и контрактов по рекламированию продукции и услуг.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2010 год

Учебное заведение

ООО "МГОУ"

Специальность

Экономист

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Командировки

Готова к командировкам