Офис-менеджер (В настоящее время работаю в коммерческой компании помощником руководителя)

Имя

Любовь

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Отрадное

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

23 года 6 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

48 лет   (17 декабря 1975)

Опыт работы

Период работы

август 2016 — декабрь 2016   (5 месяцев)

Должность

Секретарь судебного заседания

Компания

Управление по обеспечению деятельности мировых судей г. Москвы

Обязанности

• Оформление гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях с момента поступления в суд и после рассмотрения;

· • Подготовка дел к судебному заседанию: выписка и направление повесток, извещений, запросов, писем, копий исковых заявления;

· • Вызов участников процесса и свидетелей, извещение участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства;

· • Составление и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;

· • Проверка уведомлений об извещении участников процесса;

· • Проверка явки лиц, вызванных в судебное заседание и оформление отметок в судебных повестках о времени их нахождения в суде;

· • Ведение протоколов судебных заседаний и ознакомление с ними участников процесса по их ходатайствам;

· • Изготовление протокола судебного заседания;

· • Оформление оконченных производством дел для последующей их сдачи в канцелярию суда;

· • Ознакомление осужденного с протоколом судебного заседания;

· • Изготовление копий судебных документов по рассмотренному делу;

· • Оформление исполнительных документов немедленного исполнения;

· • Оформление материалов в порядке выполнения отдельного судебного поручения;

· • Выполнение других работ по поручению судей, начальников отделов.

Достижения:

• выявила и устранила существовавшие в оформлении гражданских дел и дел об административных правонарушениях неточности;

• откорректировала работу программы по отправке почты, что минимизировало риск задержки судебной корреспонденции.

Период работы

апрель 2015 — июль 2016   (1 год 4 месяца)

Должность

Юрисконсульт

Компания

Отдел МВД России

Обязанности

• Проведение:

правовой и антикоррупционной экспертизы проектов приказов и иных правовых актов;

правовой экспертизы материалов (проектов приказов, заключений по результатам служебных проверок) о привлечении сотрудников к дисциплинарной и материальной ответственности, в том числе об увольнении по отрицательным мотивам;

• Участие в разработке и согласовании внутренних документов;

• Cоставление правовых заключений;

• Доведение в установленном порядке до сотрудников требований правовых актов;

• Участие в правовой пропаганде действующего законодательства;

• Консультирование по правовым вопросам и оказание иной юридической помощи сотрудникам;

• Ведение систематизированного учета ведомственных правовых актов;

• Нормотворческая деятельность (разработка предложений по совершенствованию нормативно-правового регулирования);

• Участие в работе аттестационной Комиссии;

• Формирование ежеквартальных и годовых отчетов по правовой деятельности;

• Работа с правовыми базами: Консультант плюс, Гарант.

Достижения:

• структурированное мышление и внимание к деталям позволили мне эффективно работать с документацией, оперативно выявляя фрагменты, требующие корректировки.

Период работы

сентябрь 2013 — июль 2014   (11 месяцев)

Должность

(перевод на др. должность) Администратор проектов Департамента планирования и контроля проектов

Компания

ГК "Компьюлинк"

Обязанности

• Ведение делопроизводства по проекту (бумажный и электронный документооборот);

• Подготовка и согласование договоров с контрагентами;

• Ведение переписки по проекту;

• Формирование и проверка первичной финансовой документации;

• Проведение в 1С: поступлений товаров и услуг, реализаций, заявок на расходование денежных средств и т.д.;

• Формирование и отслеживание бюджетов выполняемых проектов;

• Осуществление контроля за взаиморасчетами с контрагентами;

• Взаимодействие с руководителями проектов с целью отслеживания сроков, этапов, объемов выполненных работ и принятия решений о подготовки финансовых документов по закрытию работ;

• Взаимодействие с бухгалтерией и службой финансового контроля;

• Взаимодействие с членами команд проектов, субподрядчиками, заказчиками;

• Оформление командировок и поручений руководства;

• Проверка, комплектация и отправка документов заказчику.

Достижения:

• за короткое время освоен новый функционал по администрированию проектов, выполнение поставленных задач оценивались руководителями проектов в MS Project на "отлично".

Период работы

октябрь 2011 — сентябрь 2013   (2 года)

Должность

Делопроизводитель/Специалист по документообороту

Компания

ГК "Компьюлинк"

Обязанности

• Обеспечение документооборота;

• Оформление документации по договорам в соответствии с установленными в компании стандартам, подготовка договоров к согласованию и подписанию руководством компании;

• Сканирование документов;

• Формирование электронного архива документов;

• Организация хранения оригиналов документов в текущем делопроизводстве;

• Прошивка и/или брошюрование договоров по запросу;

• Отслеживание актуальности представленной информации о договоре в Учетной системе 1С и системе электронного документооборота "Директум";

• Поиск, подготовка и выдача из архива бумажных и электронных документов по запросам;

• Копировально-множительные работы по запросам.

Достижения:

• разработана и налажена четкая система по работе с реестрами документов: регистрация, ведение файла ссылок на открытие док. в системе и т.д.;

• организовано взаимодействие с бухгалтерией и фин. контролерами, менеджерами и администраторами Группы компаний;

• продумана система отслеживания местонахождения документов в процессе их обработки для сдачи в архив;

• за успешную работу переведена на должность "администратор проектов".

Период работы

июнь 2010 — июнь 2011   (1 год 1 месяц)

Должность

Секретарь-делопроизводитель

Компания

ООО "Бонтел Инжиниринг"

Обязанности

• Контроль выполнения поручений руководителя;

• Ведение делопроизводства, оформление и обработка документов;

• Регистрация входящих и исходящих документов;

• Ведение реестров посещаемости, контактных данных сотрудников;

• Взаимодействие с отделом кадров;

• Работа с договорами, подготовка документов для тендеров;

• Оформление допуска СРО;

• Оформление доверенностей на получение ТМЦ;

• Учет и контроль возврата документов в организацию;

• Контроль дебиторской задолженности - взаимодействие с бухгалтерией;

• Прием заявок от клиентов на техническое обслуживание объектов;

• Реализация оборудования пожаротушения;

• Оформление пропусков;

• Встреча посетителей (чай-кофе), организация проведения совещаний, переговоров;

• Брошюрование, сканирование, копирование документов;

• Подготовка почтовых отправлений, работа с курьерскими службами;

• Заказ канцелярии, обеспечение жизнедеятельности офиса;

• Организация корпоративных мероприятий внутри Компании.

Период работы

июнь 1992 — март 2010   (17 лет 10 месяцев)

Должность

Бухгалтер, Секретарь Департамента, Секретарь руководителя, Продавец-консультант ювелирных изделий, часов, сувениров

Компания

Компании и организации, разные по направлению бизнеса: производство и продажи_продажи услуг_медицина_продажи (розница)

Обязанности

Функциональные обязанности менялись в зависимости от моего развития и профессионального роста, ключевые:

• Оформление, ведение и закрытие заказов (договор, спецификация, первичные бух. документы; изделия заказа);

• Банк-клиент: остаток средств и движение по счету, создание плат. поручений в 1С и перенесение в Банк-клиент с последующей оплатой;

• Ведение участка реализации товаров и услуг с поставщиками и заказчиками (cчета 10; 43; 60; 62);

• Контроль дебиторской задолженности;

• Акты сверок с поставщиками и заказчиками;

• Учет и контроль возврата документов в организацию,

• Оформление доверенностей на получение ТМЦ;

• Проверка, комплектация и отправка документов заказчику;

• Делопроизводство;

• Регистрация входящей и исходящей документации;

• Деловая переписка;

• Прием и распределение звонков;

• Взаимодействие с юридическим отделом (работа с договорами), выполнение функций менеджера, "холодные звонки";

• Прием посетителей и гостей, подготовка совещаний, выполнение поручений руководителя, обеспечение функционирования офиса, контроль работы курьера, уборщицы.

• В рознице были достигнуты высокие показатели качества обслуживания покупателей и объема продаж

по западным стандартам.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2014 год

Учебное заведение

Московский институт предпринимательства и права

Специальность

Юрист

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

2004 г.

Учебно-производственный центр "Время"

Секретарь-референт, диплом с отличием

2001 г.

Центр комп. обучения "Мастак" при МГТУ им. Баумана, Свидетельства об окончании курсов:

Компьютерная подготовка MS Office (Word, Excel, Outlook, Internet), слепой метод машинописи, теоретич. курс "секретарь-референт"

Навыки и умения

Уверенный пользователь оргтехники и ПК:

• MS Office (Excel, Word, Outlook),

• Internet, Консультант плюс, Гарант;

• 1С Предприятие (8.2);

• Банк-клиент;

• Adobe Acrobat, Fine Reader;

• Слепой метод машинописи;

• Навыки составления правовых документов; формирование и ведение договорной, бухгалтерской документации; ведение делопроизводства; работа в СЭД.

ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА И НАВЫКИ: структурированное мышление, настойчивость, аккуратность, внимательность, скрупулезность, коммуникабельность, доброжелательность, готовность и способность обучаться, быстрое усвоение новой информации, добросовестное выполнение поставленных задач, умение расставлять приоритеты и работать в многозадачном режиме, наличие организаторских способностей.

Отсутствие вредных привычек, соблюдение здорового образа жизни, приятная внешность и грамотная уверенная речь.