Организация документооборота и ведение архивов - Обеспечение подготовки, согласования, утверждения (подписания) документов - Организация хранения документов - Методологическое обеспечение работников по вопросам документооборота Обеспечение внешних и внутренних коммуникаций - Прием и отправка корреспонденции Партнерства - Диспетчеризация входящих телефонных звонков - Организация дозвона до абонента, передачи информации по факсу - Обеспечение внутренних коммуникаций - Взаимодействие с международными организациями и компаниями Обеспечение деятельности руководства - Регистрация поручений Исполнительного директора Партнерства и его заместителя (по приказам, "листочкам", фиксация во время оперативок и иных совещаний и пр.) - Передача в соответствии с резолюцией руководства документов на исполнение - Контроль исполнения работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководства - Организация и поддержка системы автоматических уведомлений о периодических заданиях (поручениях) - Ведение статистики и отчетности по выполнению поручений руководства - Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководства - Вывод на бумажный носитель служебных материалов, необходимых для работы руководства, введение текущей информации в банк данных. - Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. - Копирование документов на ксероксе, сканирование документов. - Поиск информации (в базах данных, интернете, бумажных документах, справочных службах), аналитических записок, отчетов и пр. документов Административно-хозяйственное обеспечение офиса - Обеспечение помещением (поиск, организация переезда) - Материально-техническое обеспечение работников - Обеспечение закупки и учета ТМЦ - Обеспечение закупки, учета и требуемого состояния основных средств (мебели, техники) - Изготовление, учет и хранение штампов и печатей - Оформление подписки и доставки периодики и спецлитературы - Оформление пропусков на проход в офис - Организация рабочих мест работникам - Оптимизация затрат на материально-техническое обеспечение, отчетность о деятельности Обеспечение телефонной связи - Взаимодействие с оператором (IP, ГТС, сотовые операторы и др.) - Взаимодействие с работниками, имеющими право на оплату услуг сотовой связи - Взаимодействие с арендодателем по вопросам организации фиксированной телефонной связи Организация автотранспортного обслуживания Кадровый учет (без отчетности) |