В обязанности входит полное ведение документов компании, а именно: - прием входящих и исходящих писем; - внесение и согласование документов в программе 1С: Предприятие (ERP, ДО, Закупки, Бюджетирование I); - подготовка писем, служебных записок, заявок; - подготовка и согласование бюджета по Проектам компании; - ведение реестров и книг учета как в электронном виде, так и на бумажном носителе; - взаимодействие со всеми структурными подразделениями холдинга и контрагентами, запрос и предоставление необходимых документов, переписка; - взаимодействие с курьерскими службами (внутренними и внешними); - работа с оргтехникой (копирование, сканирование документов); - выполнение поручений руководителя; - организация проведения телефонных переговоров (мини АТС) и посредством видео связи Skype; - прием документов и личных заявлений на подпись руководителя, своевременная их передача, контроль исполнения; - поиск, обработка и анализ информации различного характера по поручению руководителя, подготовка аналитических и справочных материалов; - ведение протоколов совещаний, оповещение участников, сбор необходимой информации; - ведение графика встреч руководителя, информирование, согласование времени и места; - travel поддержка; - заказ канцелярии, воды для офиса, необходимых материалов; - подготовка документов для проведения тендерной процедуры, подбор материала, анализ, согласование; - ведение первичной бухгалтерии, архивация, формирование папок, оформление документов для надлежащего использования и хранения; - оформление документации после согласования, подписание, внесение документов для оплаты, отслеживание исполнения, согласование; - ведение переговоров, урегулирование конфликтных ситуаций; - отслеживание поступающих коммерческих предложений, согласование их с руководством, подготовка необходимой дополнительной информации. |