- Ведение базы контрагентов и договоров; - Отслеживание сроков договоров аренды/субаренды и коммунальных услуг; - Подготовка и рассылка уведомлений контрагентам уведомления о продлении договоров; - Запрос актов сверок у контрагентов при продлении договоров; - Запрос закрывающих документов у контрагентов; - Подготовка и составление договоров и доп. соглашений, актов возврата на основе разработанных шаблонов; - Запрос документов у контрагентов при продлении договоров (ПС, ОГРП, ЮГРЛ, реквизиты, план БТИ, кадастровый паспорт и т.д.); - Заключение и передача на согласование договоров от контрагентов; - Своевременное отслеживание поступления недостающих документов; - Составление служебных записок. - Загрузка полученных договоров и актов в АПК. - Взаимодействие с бухгалтерией, сканирование счетов, счетов фактур и актов и их отправка. - Регистрация входящей/исходящей документации (Электронный документооборот), внутренних документов (распределение, ведение соответствующих реестров); - Организация работы по учету, регистрации, хранению и передаче в структурные подразделения документации текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства; - Подготовка пакетов документов для предоставления их проверяющим органам; - Прием документов на подпись руководителя, проверка правильности их составления и оформления. - Подготовка деловых и информационных писем и доверенностей для предоставления по месту требования; - Работа с офисной техникой (факс/скан/копировальный аппарат); - Проверка правильности составления и оформления документации перед отправкой; - Получение и отправка документов в центральный офис, управляющим отделениями, арендодателям; - Получение и отправка почтовой корреспонденции; - Обработка заявлений клиентов; - Подготовка документов для информационных стендов на ППС; - Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования материалов и документов, составление описи, подлежащих сдачи в архив; - Ведение кадрового делопроизводства: прием документов на сотрудников оформление, составление графиков отпусков, оформление листов нетрудоспособности, трудовых книжек; табеля рабочего времени, заполнение карточек Т2, оформление трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним и их хранение; - Оформление документов на выдачу банковских зарплатных карт для сотрудников; - Выполнение поручений руководителя. |