Входящая и исходящая корреспонденция: телефонные звонки (мини АТС), электронная почта. Доставка документации заказчику. Поддержание корпоративного портала. Учет рабочего времени сотрудников. Взаимодействие с почтовыми службами (DHL, Пони-экспресс). Взаимодействие с УД и взаимодействие с подрядчиками, поставщиками по вопросам обслуживания следующих договоров: - договор аренды офисов - договор с СИБА-Вендинг по обслуживанию кофе и снек-аппаратов (вызов специалистов для технического обслуживания, пополнение расходных материалов, контроль получения закрывающих документов); - договор по обслуживанию растений (замена погибших растений на новые, контроль получения закрывающих документов); - договор по обслуживанию аквариумов (чистка аквариумов, пополнение расходных материалов, контроль получения закрывающих документов); - вызов специалиста для проведения санитарной обработки пурифайера и кулеров; - договор с ТД "Вода" по обеспечению 6-ти офисов водой и контроль получения закрывающих документов. - договор с МВД на охрану и обслуживание "Тревожной кнопки" (запрос закрывающих документов"). Запрос и передача доверенностей сотрудникам, работающих в доп. офисах. Осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования; при выявлении неисправностей офисного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания; Контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе; Контроль наличия и обеспечение сотрудников: - канцтоварами, - расходными материалами для уборки и пр., - мебелью, - продуктами питания Ведение договоров на закупку продуктов питания с Комус, Метро, Утконос; - иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы; Организация их приемки, учета, хранения и выдачи. Организация установки оборудования и постановка его на техническое обслуживание. Контроль правильности реквизитов при оформлении закрывающих документов поставщиками. Самостоятельная закупка продуктов в магазинах для встреч Генерального директора. Поиск и закупка расходных материалов для руководства компании. Организация и контроль исполнения погрузочно-разгрузочных работ и перевозки мебели/ строительных материалов. Ежемесячный и годовой план расходов. Проведение инвентаризации. Списание материальных ценностей, непригодных для эксплуатации и оформление соответствующей документации. Материальная ответственность согласно Типовой форме договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Проведение повторных инструктажей по ТБ, ППБ и ЭБ (секретариат, уборщицы, водители, курьеры). Организация мероприятий по охране труда, технике безопасности, противопожарной безопасности, включая ведение соответствующей документации; Контроль и руководство работы уборщиц: - согласование и оформление отпусков; - распределение функций и территорий на время отпусков. Контроль и руководство специалиста 1-ой категории (сотрудник УД Артюшкин Г.): - согласование и оформление отпусков; - поручения и контроль исполнения ремонтных работ в офисах и на территории Заказчиков (по просьбам сотрудников). Выполнение поручений руководителя Обособленного подразделения. Рассадка сотрудников в электронном виде. Координация работы обслуживающего персонала. Покупка авиационных и железнодорожных билетов. Кофе-брейки. Взаимодействие с поставщиками. Заключение и ведение договоров. Отслеживание и запрос, замена неправильно оформленных документов за месяц. Взаимодействие с обслуживающими организациями. Проведение инвентаризации. Оформление исходящих писем подрядным организациям. Составление претензий. |