- прием и переадресация телефонных звонков (мини АТС); - заказ пропусков посетителям через главный ресепшен БЦ; - отслеживание и обновление списка сотрудников; - встреча посетителей; - подача кофе/чая; - входящая/исходящая корреспонденция (прием/отправка факсов, заказ курьерской службы); - прием документов и регистрация в книге почтовой корреспонденции; - подготовка почтовой корреспонденции к отправке; - прием/регистрация корреспонденции от курьеров; - взаимодействие с исполнителями/контрагентами (в сфере передачи документов); - оформление доверенностей на получение материальных ценностей и документов; - составление/оформление официальных писем на бланке компании; - взаимодействие со службами арендодателя. Прием/передача писем, счетов, актов, информационных писем, прочих документов; - оформление электронных пропусков новым сотрудникам; - при приеме сотрудников на работу: сканирование, ксерокопирование документов; - подготовка документов для различных целей (тендеры, бухгалтерская отчетность: ксерокопирование, сканирование и брошюрование документов); - обеспечение технической подготовки командировок сотрудников офиса (заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, заказ трансфера); - организация и контроль работы служб, обеспечивающих функционирование офиса (уборка, коммунальные услуги, вентиляция, ремонт и т.п.); - контроль за наличием канцелярских, хозяйственных товаров, продуктов питания в офисе; - подготовка тендерных документов: работа с документами, подготовка документов для участия в тендерах, получение справок, документов, необходимых для участия в тендерах, комплектование заявок на участие в тендерах; - ежемесячное отслеживание выписок из ЕГРЮЛ; - копирование, прошивка, заверение и подписание документов; - контроль работы курьера; - бронирование переговорной комнаты; - поздравление сотрудников с Днем Рождения; - работа с тендерными площадками: регистрация на площадках, отслеживание действие ЭЦП, тарифных планов; - сбор, анализ, обработка тендерных предложений на электронных торговых площадках; - заключение договоров на выпуск электронной цифровой подписи; - работа с договорами: проверка реквизитов, их заполнение, сканирование; - ведение реестра договоров; - выполнение обязанностей в части специалиста по подбору персонала: - прием заявок от руководителя; - размещение вакансий на сайтах поиска работ; - работа с откликами, холодные звонки, поиск на сайте кандидатов, проведение первичных собеседование по телефону и приглашение на собеседование к руководителю подразделения; - обработка обратной связи и предоставление ее руководителю. - выполнение личных поручений директора. | 