Офис менеджер, секретарь, помощник директора, делопроизводитель

Имя

Людмила

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Аннино

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

12 лет 2 месяца

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

46 лет   (16 января 1978)

Опыт работы

Период работы

февраль 2017 — июнь 2018   (1 год 5 месяцев)

Должность

Секретарь Генерального директора

Компания

ЗАО "ЭМТИКА"

Обязанности

Выполнение всех основный функций секретаря:

• прием и распределение звонков (работа с мини-АТС), обработка входящей/исходящей документации;

• контроль за своевременным поступлением первичной документации;

• контроль оформления документов согласно требованиям регламентов компании, регистрация, сортировка, анализ входящей/исходящей документации);

• всесторонняя работа с договорами, приказами и иными нормативными актами организации, официальная переписка с гос. Органами;

• выполнение поручений руководства, прием гостей, жизнеобеспечение приемной всем необходимым, от канцелярии до продуктов питания;

• участие во внедрении электр. документооборота в компании практически "с нуля";

• создание и ознакомление с кадровыми приказами по Предприятию;

• участие в подборе персонала в разрезе телефонного интервьюирования.

Выполнение обязанностей помощника руководителя: планирование рабочего дня руководителей и собственников, документационное обеспечение деятельности руководства, выполнение поручений, Travel-поддержка руководителей и др.

Опыт работы с учредительными документами компании: взаимодействие с регистрирующими и контролирующими гос. органами, составление различных заявлений, протоколов, уставных документов. Ведение протоколов совещаний.

Период работы

июль 2015 — октябрь 2016   (1 год 4 месяца)

Должность

Делопроизводитель

Компания

ОАО "Завод "Микропровод"

Обязанности

• организация приема, регистрации и обработки поступающей корреспонденции

• организация информационно-справочного обеспечения деятельности

• организация режима конфиденциальности при работе с документами

• оказание методической помощи обособленным подразделениям по вопросам организации делопроизводства и архивации документов

• организация работы по контролю исполнения документов и поручений руководства

• контроль и ведение системы ЭДО, телефонные переговоры, прием и обработка заказов

• протокольная деятельность

• руководство службой: офис-менеджеры, секретарь, курьер

зона ответственности службы: обработка звонков, организация совещаний, курьерская доставка и почтовые отправления, контроль за рациональным расходованием материалов и средств, выделяемых для хозяйственной деятельности

• организация документооборота (делопроизводство и корреспонденция, архивное дело)

• обеспечение подразделения канцелярскими и иными расходными материалами; организация и оборудование новых рабочих мест, приобретение мебели и оргтехники; составление и контроль исполнения смет хозяйственных расходов; печать документов

Период работы

ноябрь 2005 — март 2015   (9 лет 5 месяцев)

Должность

Офис-Менеджер, Руководитель административного отдела

Компания

ООО КОНСАЛКО

Обязанности

Должностные обязанности:

Организация жизнедеятельности офиса, разработка и администрирование документооборота (написание инструкций, положений),

подготовка мероприятий (семинаров‚ деловых встреч, видеоконференций).

Координирование работы с другими отделами компании:

бюджет и контроль расходов, внутренняя отчетность, контроль исполнения поручений руководства, контроль за службой клининга.

Координирование внешних процессов: общение с поставщиками, коммунальными службами, представление интересов компании в регистрационных и иных госорганах, в банке, контроль оплаты счетов, организация логистики. Обеспечение материальной базы: заказ оборудования, полиграфии, мебели, организация рабочих мест.

Планирование и организация командировок руководства и иных сотрудников: бронирование гостиниц, заказ авиа/ж/д билетов, организация культурного досуга.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2001 год

Учебное заведение

Московский Государственный Университет Культуры и Искусств

Специальность

Социолог.

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Командировки

Не готова к командировкам

Навыки и умения

Имею 10-летний опыт работы в сфере административного обслуживания нужд предприятия, руководство административным отделом (в подчинении 5 человек), бюджетирование административных расходов, контроль за сметой и бюджетом, организация жизнедеятельности офиса иностранной компании, выполнение личных поручений руководства.

Среди успешно реализованных крупных проектов - контроль за капитальным ремонтом и реставрацией офисного помещения (особняк начала 20 в., памятник архитектуры), квартир, принадлежащих компании, организация переезда офиса, закупка мебели, оргтехники, предметов интерьера.

Имею опыт приема и размещения иностранных гостей. Подготовка к проведению публичных мероприятий: конференций, семинаров, деловых встреч в рамках деятельности компании.