Распределение звонков. - запись контактов и важной информации для руководителя и сотрудников; • Слежение за письмами в электронной почте на наличие счетов на оплату и важной информации. - перенаправление важных писем руководителю; • Осуществление работ по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной документации • Принятие поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствие с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. - передача, подготовка договоров, сопроводительных документов; • Принятие документов и личных заявлений на подпись руководителя. • Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя. • По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов. • Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения). • Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями. • Взаимодействие с Транспортными компаниями и таможенными службами Подготовка документов по отправке груза (Инвойсы, упаковочные листы) • Организация приема клиентов. - встреча гостей в холле; - подача чая, кофе, воды; • Обеспечение бесперебойной работы офиса (интернет, телефония, тех. аппаратура, освещение, водоснабжение, электропитание). - оформление заявок вызова мастеров; - контроль за проведением работ; • Личные поручения руководителя - оформление авио, жд билетов в командировки; - бронирование гостиниц; - составление отчетной документации по командировке; - заказ визиток по мере требования; - заказ конвертов с логотипом компании; |