Помощник руководителя

Имя

Татьяна

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Коньково

Заработная плата

от 75 000 руб.

График работы

Полный рабочий день / Сменный график / Гибкий график

Образование

Высшее

Опыт работы

11 лет 5 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

37 лет   (5 августа 1987)

Опыт работы

Период работы

февраль 2015 — июнь 2017   (2 года 5 месяцев)

Должность

Помощник генерального директора

Компания

Торгово-производственная компания БП

Обязанности

Организация документооборота и электронного документооборота с "0";

Организация работы сотрудников:

Доведение заданий от генерального директора и распределение обязанностей между сотрудниками;

Ведение ежемесячной отчетности от руководителей подразделений и представление "план/факта" генеральному директору;

Административная поддержка генерального директора, заместителя генерального директора и сотрудников;

Организация приема посетителей к генеральному директору;

Организация телефонных переговоров;

Выполнение работ по подготовке совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);

Контроль исполнения поручений, резолюций генерального директора;

Прием сообщений, писем, адресованных руководителю, и при необходимости доведение их до генерального директора;

Проверка документов на правописание, и при необходимости, возврат исполнителям на корректировку - строго;

Составление писем, приказов, распоряжений, регламентов должностных инструкций;

Сбор и обработка информации по важным для генерального директора темам;

Исполнение личных поручений генерального директора;

Ведение документооборота в программе 1С: Документооборот: регистрация корреспонденции, исходящих/входящих писем, договоров, приказов, распоряжений, регламентов, протоколов (во время отсутствия офис-менеджера);

Контроль деятельности подразделений по выполнению утвержденных планов сотрудников;

Соблюдение трудовой дисциплины в компании;

Участие на производственных совещаниях, ведение протокола для генерального директора в период его отсутствия;

Ведение деловой переписки и деловых переговоров, представление интересов генерального директора на встречах в случае его отсутствия;

Организация командировок, отпуска генерального директора и его семьи;

Управление АХО;

В подчинении:

личные водители руководителей - 2, офис - менеджер -1, уборщица - 1

курьер - 1

Выполнение обязанностей менеджера про СМК (Система менеджмента качества ГОСТ Р ИСО 9001-2015 - 3, 5 месяца)

Участие в совещаниях Совета по СМК, ведение протокола;

Контроль исполнения поставленных сроков по заданным мероприятиям;

Участие в подготовке материалов для отчетов высшему руководству о функционировании СМК и необходимости ее улучшения;

Нормоконтроль (ГОСТ) документации СМК, редактирование, контроль исполнения;

Участие в проведении внутренних аудитов СМК, сбор информации и консолидирование;

Хранение документации СМК на бумажных и электронных носителях, а также хранение стандартов и руководящих документов.

Период работы

сентябрь 2014 — ноябрь 2014   (3 месяца)

Должность

Помощник заместителя генерального директора

Компания

ОАО "РЖДстрой"

Обязанности

Планирование рабочего дня Руководителя;

Организация работы коллег в Управлении;

Административная поддержка Руководителя и коллег;

Организация приема посетителей;

Организация телефонных переговоров;

Выполнение работ по подготовке совещаний, проводимых Руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);

Контроль исполнения поручений, резолюций Руководителя;

Прием сообщений, писем, адресованных руководителю, и при необходимости доведение их до Руководителя;

Проверка документов на правописание, и при необходимости, возврат исполнителям на корректировку;

Составление писем, приказов, распоряжений, телеграмм по Государственному стандарту;

Сбор, накопление и обработка информации по важным для Руководителя темам;

Исполнение личных поручений Руководителя;

Ведение документооборота в программе DocsVision;

По поручению Руководителя согласование отдельных вопросов с работниками управлений, доведение до их сведения указаний и распоряжений Руководителя;

Ведение деловой переписки.

Период работы

август 2013 — апрель 2014   (9 месяцев)

Должность

Координатор отдела снабжения

Компания

ООО "СК"УС-620"

Обязанности

Подготовка акта сверок с Контрагентами;

подготовка договоров на согласование;

подготовка проведения тендеров;

взаимодействие с юридическим отделом;

ведение деловой переписки с Контрагентом;

подготовка гарантийных писем;

подготовка и подписание доверенностей на получение товара;

подготовка претензионных писем;

составление акта сверки и запрос акта сверки у Контрагента, по требованию;

подготовка проекта согласования договора с Контрагентом, по требованию;

подготовка проекта согласования тендера;

непосредственная работа с Контрагентами по текущей корреспонденции;

входящие/исходящие звонки;

ведение путевых листов в электронном виде;

ведение накладных в электронном виде;

предоставление реестров на оплату, платежных поручений;

выполнение текущих поручений руководителя;

набор заказов в Программе 1С;

работа с номенклатурой в программе 1С;

набор заявок на оплату в программе 1С;

составление реестра на оплату;

подготовка акта сверок с Контрагентами;

ведение деловой переписки с Контрагентом;

ежедневное заполнение заказов в программе 1С, согласно заявок со всех действующих строительных площадок Компании;

согласование новой и корректировка старой номенклатуры в программе 1С;

ежедневное формирование и согласование заявок на оплату по всем Поставщикам ТМЦ компании в программе 1С;

ежедневное составление текущего реестра на оплату;

составление акта сверки и запрос акта сверки у Контрагента, по требованию;

подготовка проекта согласования договора с Контрагентом, по требованию;

непосредственная работа с Контрагентами по текущей корреспонденции;

выполнение текущих поручений;

помощь и содействие в закупке ТМЦ;

поиск и аналитический анализ Поставщиков.

Причина увольнения: кризис в компании, сокращение штата.

Период работы

декабрь 2009 — июль 2013   (3 года 8 месяцев)

Должность

Секретарь, Менеджер координатор Департамента Продаж

Компания

ООО "Мир детства"

Обязанности

- в подчинении 6 координаторов.

- финансовая ответственность в случае командировки руководителя;

- отчет о проделанной работе;

- контроль исполнения поручений;

- ведение деловой переписки;

- ведение табеля учета рабочего времени;

- прием на работу (проведение первичных собеседований);

- проведение корпоративных мероприятий, как внутри департамента, так и корпоратива компании;

- подготовка информации к совещанию;

- ведение протокола совещания, консолидирование информации.

- осуществление контроля за экономным использованием финансовых ресурсов (бюджета отделов департамента);

- ведение реестра резолюций кредитного комитета;

- консолидирование информации к подготовке информационной доски департамента;

- ведение ежедневных и еженедельных отчетов сотрудников департамента;

- работа в программах Axapta 2.5 и 9/12, заведение заявок на оплату, также корректировок бюджета;

- работа в программах Axapta 2.5 и 9/12, заведение клиента в систему, коммерческие условия, договора, изменения условий работы с клиентом;

- оформление командировок (авансовый запрос, командировочное удостоверение, служебное задание, авансовый отчет, Приложения к командировке № 1-3, бронирование билетов и гостиниц);

- работа в программах Axapta 2.5 и 9/12, выгрузка, редактировние спецификаций для клиента;

- перевод клиентов в зону финансовой ответственности, ведение реестра по Финконтролю;

- отправка и учет корреспонденции (Pony Express и Почта России);

- входящие звонки, переадресация клиента на ответственного менеджера;

- личная консультация клиента во время отсутствия менеджера;

- личные поручения руководителей (Директор ДП; Генеральный директор)

- полное взаимодействие со смежными департаментами;

- решение иных вопросов текущей деятельности.

Причина увольнения: нет карьерного роста, кризис в компании

Период работы

декабрь 2008 — октябрь 2009   (11 месяцев)

Должность

Ассистент персональный

Компания

ЗАО "Техносервис" (переводом из ООО "Техносервис")

Обязанности

- в подчинении 50 человек;

- выдача финансовых средств;

- отчет о проделанной работе;

- контроль исполнения поручений;

- ведение деловой переписки;

- мотивация сотрудников;

- ведение табеля учета рабочего времени;

- прием на работу, проведение первичных собеседований;

- обеспечение благоприятных условий труда для работников Общества;

- проведение совещаний, конференций, тренингов;

- назначение ответственных за проведение совещаний;

- осуществление контроля за экономным использованием финансовых ресурсов;

- встреча с клиентами и проведение переговоров;

- перерегистрация Общества;

- восстановление Учредительных документов;

- решение иных вопросов текущей деятельности Общества.

Причина увольнения: банкротство компании

Период работы

февраль 2008 — декабрь 2008   (11 месяцев)

Должность

Менеджер по работе с клиентами, Юрист

Компания

ООО "Техносервис"

Обязанности

Административно-хозяйственное, материально-техническое и социально-бытовое обслуживание организации. Обеспечение офиса товарно-материальными ценностями, закупки, хранение, обеспечение ими структурных (региональных) подразделений. Обеспечение средствами мобильной связи. Организация рабочих мест, контроль исправности офисного оборудования. Формирование бюджета отдела. Поиск и подбор персонала, планирование работы руководителя и рабочего персонала (менеджеры по закупкам, менеджеры по работе с клиентами, курьеры, водители). Проведение совещаний о проделанной работе за день и обсуждение организационных, а также административных вопросов фирмы. Ведение переговоров; заказ авиабилетов и трансфера для командировок руководителя. Отслеживание денег на счете фирм, заказ денег, выдача зарплаты. Подготовка и заключение договоров, подготовка спецификаций, приложений, дополнительных соглашений, протоколов договорной цены к договорам.

Период работы

август 2006 — ноябрь 2007   (1 год 4 месяца)

Должность

Менеджер по работе с клиентами

Компания

ООО "Олимпикэкспо"

Обязанности

Заключение договоров,

ведение переговоров с клиентами,

работа в Microsoft Office, Excel, Outlook Express (подсчеты метража застраиваемого стенда, отслеживание,

сбор задолженностей)

входящие звонки.

Период работы

апрель 2005 — август 2006   (1 год 5 месяцев)

Должность

Методист

Компания

ООО "Автошколы столицы"

Обязанности

Заключение договоров, составление списков групп, отслеживание задолженностей, заключение договоров с учениками группы, регистрация групп в МРЕО УГИБДД, принятие экзаменов

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2009 год

Учебное заведение

Международный славянский институт им. Г.Р. Державина

Специальность

Юриспруденция

Образование

Среднее специальное

Окончание

2004 год

Учебное заведение

Межшкольный учебный комбинат № 27

Специальность

Делопроизводитель

Дополнительная информация

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

Межшкольный учебный комбинат № 27

Технология документационного обеспечения управления, Делопроизводитель

Навыки и умения

Профессиональные навыки:

Уверенный пользователь ПК

1С

Документооборот: 1С, DocsVision

Axapta 12

Axapta 2.5

Axapta 9

Internet

Microsoft Office

Outlook Express

Дополнительные сведения:

БЕЗ ВРЕДНЫХ ПРИВЫЧЕК!

Хобби: спорт, рукоделие.

Знание делового этикета, коммуникабельность, ответственность, строгость, надежность, пунктуальность, исполнительность, высокая обучаемость, высокая стрессоустойчивость, организаторские и лидерские способности.

Умею проводить совещания и переговоры лично от лица руководителя.

Легко нахожу общий язык с людьми, даже с очень тяжелыми характерами, имею отдельный подход к каждому сотруднику.