Обеспечивает учет и регистрацию всех доверенностей, выдаваемых Обществом и директором. Осуществлять руководство делопроизводителями и контроль над результатами их деятельности. Ведет учет сроков исполнения контрольных поручений директора структурными подразделениями. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений директора и контроль их исполнения. Исполнение личных и служебных поручений директора. Планирование рабочего дня директора: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий. Личное сопровождение директора на встречах, приемах, в поездках. Техническое обеспечение работы директора: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес компании и руководителя. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема. Прием поступающей деловой корреспонденции, ее регистрация и передача руководителю, а затем - доведение резолюций Генерального директора до конкретных исполнителей или самостоятельная подготовка ответа. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня. Прием и своевременное представление документов на подпись. Создание условий, способствующих максимально эффективной работе руководителя (следит за организацией рабочего места, наличием канцтоваров, необходимой оргтехники, чистотой в офисе.) |