Обеспечение жизнедеятельности офиса: • Заказ канцтоваров, расходных материалов для копировальной техники. • Обеспечение офиса необходимым хоз.товарами и обеспечение чистоты чайного столика (сахар, чай, салфетки и одн.посуда) • Обеспечение бесперебойной работы офиса (вызов специалистов по ремонту офисной техники) • Выбор и закупка офисного оборудования, мебели. • Взаимодействие с арендодателями по всем вопросам и документообороту • Контроль работы уборщицы • Контроль порядка и частоты в офисе • Работа с магнитными картами (выдача, учет) • Оформление пропусков для сотрудников (разовые/постоянные) • Оформление пропусков на машины для сотрудников (разовые/постоянные) • Поиск и работа с различными подрядчиками (сигнализация, охрана, отдел эксплуатации БЦ и мн.др) • Взаиморасчеты, документооборот +оплаты и контроль задолженности с подрядчиками • Корпоративная тел. Связь: учет сим карт + учет моб.телефонов + взаиморасчеты и документооборот +подключение и отключение опций. • Подготовка документов для отправки почтой РФ, работа с курьерскими службами • Работа с орг.техникой (сканер, факс, ксерокс) • Выполнение текущих поручений (составление писем, актов, гаран.писем) • Составление задач в 1с для склада • Регистрация исх/вх корреспонденции • Введение отчетности покупок в офис • Планирование бюджета в 1с Работа с персоналом: • Заказ авиа и ж.д. билетов, бронирование мест проживания Работа с другими отделами: • Руководитель: выполнение поручений руководителя в т.ч., выездные, работы с клиентами и посетителями в офисе, встречать, кофе-чай. • Взаимодействие с бухгалтерией • Помощь в организации выставок отделу маркетинга • Помощь менеджерам по продажам в решении текущих вопросов (решение проблем с транспортными компаниями и доставки закрывающих документов в бухгалтерию, предоставление заверенных копий уставных документов.) Работа с транспортными компаниями: • Регулировать вопросы взаимодействия с ними • Контролировать перерасход средств и эффективную стоимость доставки • Документооборот +оплаты и контроль задолженности • Перенаправление груза, смена грузоотправителя /грузополучателя, смена плательщика • Заключение договоров Прочее: • Регистрация товарных знаков (Взаиморасчеты, документооборот +оплаты) |