Офис-менеджер

Имя

Римма

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Домодедовская

Заработная плата

от 150 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Неполное высшее

Опыт работы

13 лет 1 месяц

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

46 лет   (16 сентября 1978)

Опыт работы

Период работы

февраль 2024 — июль 2024   (6 месяцев)

Должность

Руководитель группы обеспечения комфорта

Компания

ГК Догма, г. Москва Москва, Россия, www.dogma.ru Строительство, недвижимость, эксплуатация, проектирование

Обязанности

Осуществление руководства работы по хозяйственному обслуживанию помещений и сотрудников центрального офиса компании общей площадью 3 200 кв.м., численность сотрудников 500 человек, а так же филиалов компании в МО и регионах России (офисы продаж, штабы строительства), численность сотрудников 400 человек, общая площадь 2000 кв.м:

- Управление персоналом находящегося в штате компании в количестве 15 человек (водитель, курьер, технические специалисты, сотрудники клининга, дворники). Контроль за сроками исполнения поставленных задач;

- Организация материально-технического обеспечения работы офиса в рамках выделенного бюджета, закупка и управление ТМЦ (обеспечение мебелью, канцелярией, бытовой химией и туалетными принадлежностями, питьевой водой, техническими средствами, продуктами питания для кухонь и кофе-зон), а так же услугами: аренда ковровых покрытий, аренда микромаркета, контроль за работой подрядных организаций в офисе: клининг, инженерия, флористика, вывоз ТБО, чистка кровли;

- Осуществление приема и распределения ТМЦ по 15 подразделениям Компании. Обеспечение, надлежащее хранение и сохранность материальных ресурсов и готовой продукции;

- Организация и контроль выполнения мелких ремонтных работ в ЦО и удаленных офисах согласно оформленным заявкам через Битрикс 24. Поддержание чистоты помещений, исправности рабочих мест;

- Взаимодействие с компанией-арендодателем, сервисными службами БЦ, а так же с подрядными организациями, поставщиками услуг (договоры, счета, акты);

- Делопроизводство (гарантийные письма, служебные записки, заведение и контроль оплаты счетов, заключение и ведение договоров и ДС в рамках АХО в системе 1С: Документооборот и БитФинанс). Запрос закрывающих документов у поставщиков товаров и услуг, и предоставление их в бухгалтерию Компании и в отдел Документоборота;

- Проведение внутренней тендерной процедуры в рамках отдела АХО по поиску и подбору поставщиков на оказание услуг и поставки товаров (составление ТЗ, поиск компаний, сбор документов для аккредитации компании в 1С, согласование Служебных записок по выбору поставщиков);

- Подготовка и оптимизация пространства офисных помещений для размещения новых сотрудников компании на рабочих местах (планировка, закупка и расстановка мебели), внедрение системы коворкинга (бронирование переговорных комнат и рабочих мест через программу Битрикс 24); Обеспечение и оснащение рабочих мест для сотрудников в соответствии с принятыми стандартами;

- Организация и контроль внутренних переездов;

- Оперативная организация деловых поездок сотрудников и первых лиц компании, доставка товаров (корпоративный сервис такси, поездки в сопровождении штатного водителя Компании).

- Координация работы курьера и курьерской службы согласно заявкам (анализ маршрутов и поиск их оптимизации);

- Бюджетирование расходов на офисные нужды на год, квартал, месяц. Ежемесячный контроль затратной части АХО.

- Взаимодействие со всеми департаментами Компании;

- Участие в открытии новых объектов компании: офисов продаж, штабов строительства в МО и регионах России (заключение договоров на оказание услуг и поставку ТМЦ, контроль работы поставщиков услуг).

Период работы

май 2017 — январь 2024   (6 лет 9 месяцев)

Должность

Заместитель руководителя АХО

Компания

ГК МИЦ, ООО Россия, www.gk-mic.ru/ Строительство, недвижимость, эксплуатация, проектирование

Обязанности

Обслуживание помещений офисов компании общей площадью 4 000 кв.м., численность сотрудников 500 человек, а так же филиалов (офисы продаж, штабы строительства, службы клиентской поддержки), численность сотрудников 400 человек.

- Решение административно-хозяйственных и инженерных вопросов полного цикла, обеспечение хозяйственного обслуживания помещений (водоснабжение, канализация, электрика), контроль за исправностью оборудования (освещения, систем кондиционирования, отопления и др.);

- Организация и реализация работ по документационному обеспечению компании, ведение документооборота, оформление, согласование через систему корпоративного портала и передача в бухгалтерию закрывающих документов, договоров, ДС;

- Заведение и контроль оплаты счетов через систему 1С/Предприятие;

- Взаимодействие с компанией-арендодателем, компаниями-поставщиками, подрядчиками - с финансовой службой, бухгалтерией, маркетингом. Ведение договоров аренды и субаренды.

- Оформление и подготовка деловых писем;

- Заключение и сопровождение хозяйственных договоров с компаниями-подрядчиками, поставщиками услуг (согласование, подписание, пролонгация, контроль над выполнением договорных обязательств, ведение переговоров);

- Помощь и участие в проведении тендерной процедуры по выбору поставщиков услуг;

- Организация переезда сотрудников компании внутри офиса и в удаленных подразделениях (офисы продаж, ШС, СКП), контроль состояния рабочих мест;

- Организация рабочих мест - управление закупками материалов, оборудования, офисной мебели и канцелярских, хозяйственных и продуктовых товаров;

- Полное обеспечение центрального офиса, офисов продаж, ШС и СКП, находящихся на удалении необходимыми нуждами (канцелярия, хоз. и прод. продукция, доставка тех. и питьевой воды, грязезащитные ковры) и услугами (клининг, ремонт, обслуживание кофейных машин, праздничное оформление фасадов здания и уход за прилегающей территорией);

- Прием и распределение ТМЦ по подразделениям компании;

- Ведение корпоративного сервиса такси для сотрудников и первых лиц компании, доставка товаров;

- Закупка и выдача средств индивидуальной защиты (СИЗ) сотрудникам компании;

- Организация ремонта помещений, осуществление контроля качества выполнения ремонтных работ;

- Подбор объектов недвижимости под офис и склад;

- Проведение инвентаризации и ревизионной работы;

- Помощь в планировании и контроль бюджета на хозяйственные нужды;

- Руководство над штатом АХО (10 чел.) секретари, технические специалисты, курьеры, уборщицы;

- Планирование и контроль качества исполнения задач сотрудниками отдела;

- Подготовка и организация корпоративных мероприятий со всеми заинтересованными подразделениями;

- Выполнение личных поручений руководителя.

Период работы

январь 2013 — март 2017   (4 года 3 месяца)

Должность

Административный директор

Компания

Метриум Групп, ООО Москва, www.metrium.ru Строительство, недвижимость, эксплуатация, проектирование

Обязанности

Управление административной деятельностью компании:

- организация и реализация работ по документационному обеспечению компании (постановка документооборота);

- составление и контроль административного бюджета, оптимизация затрат;

- управление административным персоналом (АХО, секретариат, канцелярия, курьерская служба и др.),

- контроль оплаты счетов (заведение заявок на оплату в 1С);

-документооборот с компанией-арендодателем, компаниями-поставщиками, подрядчиками - с финансовой службой, бухгалтерией;

- сопровождение договоров с компаниями-подрядчиками, поставщиками услуг (согласование, подписание, пролонгация, контроль исполнения)

- закупка необходимого оборудования, мебели - со всеми заинтересованными подразделениями

- перевозка сотрудников, доставка документов, почты - со всеми заинтересованными подразделениями

- организация рабочих мест - со службой управления персоналом, IT-поддержки- управление закупками материалов, оборудования, офисной мебели и канцелярских, хозяйственных и продуктовых товаров;

- взаимодействие с организациями, обеспечивающими функционирование компании,

- организация корпоративной мобильной связи и контроль над ее использованием

- полное обеспечение ЦО и офисов продаж находящихся на удалении необходимыми нуждами (канцелярия, хоз. и прод. продукция, доставка тех. и питьевой воды) и услугами (клининг, ремонт). Около 16 офисов продаж на территории Москвы и МО.

Выполнение обязанностей помощника руководителя:

-организация телефонных переговоров;

прием сообщений, писем, адресованных руководителю, и при необходимости доведение их до руководителя;

- подготовка совещаний, собраний, в том числе собраний акционеров, советов директоров, переговоров.

- прием поступающей деловой корреспонденции, ее регистрация и передача руководителю,

- Контроль сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками структурных подразделений компании;

- встреча и прием посетителей руководителя;

- создание условий, способствующих максимально эффективной работе руководителя

С января 2013г. по ноябрь 2013г. выполняла функции Секретаря-референта. С декабря 2013г. переведена на должность Административного директора Компании.

Период работы

май 2011 — ноябрь 2012   (1 год 7 месяцев)

Должность

Администратор-секретарь в бизнес-центре

Компания

ООО "МР сервис", г. Москва. Управляющая компания по обслуживанию нежилых помещений от компании застройщика ЗАО "МР ГРУПП

Обязанности

Работа на входной зоне ресепшн в Бизнес центре "ТРИО" класса "А". Делопроизводство в полном объеме. Прием и обработка электронной и бумажной корреспонденции. Прием и обработка звонков, входящие/исходящие вызовы, перераспределение звонков (без "холодных" звонков). Ввод информации в базы данных. Ведение отчетности. Выполнение поручений руководителя. Административно-хозяйственная поддержка дирекции. Так же работа с собственниками и посетителями БЦ. Оформление пропусков и заявок для работы и прохода в офисное здание БЦ. Работа с оргтехникой (факс, сканер, ламинирование) Полный контроль работы бизнес центра в целом (технические и клининговые службы).

Образование

Образование

Неполное высшее

Окончание

1997 год

Учебное заведение

Московский гуманитарный институт им. Е.Р. Дашковой, г. Москва, факультет Юриспруденции

Специальность

Н/в

Дополнительная информация

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

Повышение квалификации, курсы:

2004г. - Учебный центр "Гераклит" г. Москва, Гераклит, Базовый курс работы на ПК.

1997г. - Учебный центр "Ермак", г. Москва, Ермак, Курс торгового дела

1996г. - Российско-Американская Международная Академия "Интерколледж" г. Москва

Интерколледж, Курс ресторанного бизнеса

Навыки и умения

Ключевые навыки и достижения:

Умение достигать поставленных целей и необходимых результатов в сжатые сроки. Умение систематизировать и анализировать большие объемы информации. Решение организационно-административных вопросов. Организация делопроизводства. Организация решения хозяйственно-бытовых вопросов. Способность работать в условиях многозадачности, принимать ответственные решения и отвечать за их реализацию. Умение работать в команде. Отличные коммуникативные навыки. Желание и умение создавать и поддерживать позитивную атмосферу в коллективе. Управление персоналом АХО.

Уверенный пользователь MS Office (Exсel, Word, Outlook), Internet Explorer, 1C/Документооборот/Бит-Финанс, Битрикс 24, КонтурДиадок.

Обо мне

Личные качества:

Высокая ответственность, деловая хватка, целеустремленность, доброжелательность, пунктуальность, дисциплинированность. Аналитический склад ума. Хорошая память и способность работать с большими объемами информации. Грамотная письменная и устная речь. Так же своими сильными сторонами считаю коммуникабельность, системное мышление, ориентированность на результат, позитивное отношение к жизни, хорошие управленческие навыки.

Занятия в свободное время:

Свободное время уделяю семье.

Посещаю спортивные мероприятия: плавание, йога.