Помощник руководителя

Имя

Елена

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Строгино

Заработная плата

от 250 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

9 лет 9 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

40 лет   (28 октября 1984)

Опыт работы

Период работы

май 2023 — август 2024   (1 год 4 месяца)

Должность

Специалист протокольной службы

Компания

Каспийский Трубопроводный Консорциум

Обязанности

- Подготовка и всесторонняя поддержка рабочих и официальных поездок генерального директора и сопровождающих его лиц (планирование маршрутов, организация трансферов, проживания, культурной программы);

- Организационно-техническое и протокольное обеспечение мероприятий, встреч, переговоров, совещаний;

- Встреча и сопровождение посетителей к генеральному директору и иных официальных лиц во время проведения переговоров с руководством Компании;

- Подготовка и ведение договоров в рамках работы департамента, а также иных внутренних и внешних официальных документов;

- Подготовка и ведение внутренней документации департамента, проверка на предмет корректности прохождения процедур Компании проектов документов, требующих согласования генеральным директором.

В рамках занимаемой должности была премирована за организацию и проведения собрания акционеров и совета директоров, организацию участия первых лиц компании в ПМЭФ-2023.

Период работы

сентябрь 2019 — май 2023   (3 года 9 месяцев)

Должность

Административный помощник

Компания

Каспийский Трубопроводный Консорциум

Обязанности

- Организация внутренних совещаний внутри отдела и со смежными департаментами, подготовка официальных встреч руководителя отдела, организация и сопровождение переговоров, ведение протоколов совещаний и переговоров;

- Подготовка и организация рабочих поездок/командировок руководителя и работников отдела;

- Подготовка графиков отпусков, планов обучения, графика командировок работников отдела;

- Ведение и систематизация документооборота отдела по направлениям (как в бумажном, так и в электронном виде);

- Подготовка внутренних и внешних официальных документов;

- Контроль и сопровождение согласования и подписания тендерной и контрактной документации в рамках работы отдела;

В периоды отпусков, больничных и командировок регулярно замещала:

- экономиста отдела в части ведения бюджета по контрактам, своевременной оплаты счетов и корректности оформления бухгалтерской документациии,

- специалиста по авиационному обеспечению в части обеспечения авиационной поддержки;

- координатора по транспорту в части организации и контроля работы водителей, выполнения заявок на рабочие поездки, обеспечению БДД.

Принимала участие в разработке и тестировании "электронной заявки на командировку" в системе внутреннего электронного документооборота Компании.

Инициировала создание рабочей группы для пересмотра внутренних процедур по направлению водителей региональных офисов в поездки и командировки, что привело к пересмотру и сокращению количества документации.

Ежегодно премировалась по результатам работы и высокой оценки работы руководством.

Период работы

декабрь 2014 — сентябрь 2019   (4 года 10 месяцев)

Должность

Диспетчер по транспорту

Компания

Каспийский Трубопроводный Консорциум

Обязанности

- Ведение делового документооборота транспортного отдела КТК. Оформление заявок на командировки и авансовых отчетов сотрудников транспортного отдела Московского офиса. Замещение Экономиста транспортного отдела на период отпуска, болезни и т.д. в части, касающейся финансовой документации транспортного отдела по оплате счетов;

- осуществление работы по обеспечению безопасности дорожного движения и предупреждению дорожно-транспортных происшествий в Московском офисе КТК;

- участие в разработке плана работы по обеспечению безопасности дорожного движения и предупреждению дорожно-транспортных происшествий (далее - ДТП) в Московском офисе КТК • Обеспечение: • контроля над работой водителей и выполнение ими задания по перевозкам; • проведения инструктажей с водителями об условиях и особенностях движения на маршрутах, уделяя при этом особое внимание состоянию дорог, особенностям дорожного движения на отдельных участках в конкретных метеорологических условиях, проведение инструктажей с водителями, убывающими в дальний рейс (командировку), с записью в журнале инструктажей, проведение иной профилактической работы с водителями по особенностям выполнения отдельных заявок на транспортное обслуживание; - организации режима труда и отдыха водителей в соответствии с требованиями действующего законодательства и нормативных документов КТК, ведение учета рабочего времени водителей; - получение, обработка и распределение заявок на транспорт; - выполнение всех положений по оформлению, выдаче, приему, проверке и хранению путевых листов, контроль над своевременной сдачей путевых листов водителями, ведение журнала выдачи путевых листов; - осуществление оперативного руководства и контроля за своевременным выездом на линию и работой на линии водителей Московского офиса в соответствии с заявками, осуществление оперативного распределения и перераспределения автотранспортных средств, находящихся в ведении транспортного отдела в Московском офисе, поддержание оперативной связи и осуществление обмена информацией с водителями и пассажирами для выполнения качественного транспортного обслуживания в соответствии с заявками

- ведение учета и списания ГСМ в соответствии с утвержденным порядком списания. Контроль над расходом топлива автотранспортными средствами с учетом установленных норм расхода. Составление сводной отчетности по ГСМ в установленные сроки;- Осуществление контроля за соблюдением водителями Правил технической эксплуатации автомобилей и выполнением Правил охраны труда и техники безопасности; • Выполнение всех положений по хранению, выдаче и движению документов строгой отчетности; • осуществление контроля за работой водителей с использованием системы контроля параметров движения автотранспорта, анализ полученных данных и своевременное их предоставление Руководителю; • оперативное взаимодействие с подрядчиками КТК, оказывающими автотранспортные услуги в Москве, по вопросам заказа автотранспорта. Оперативный контроль за качеством предоставляемых услуг. Получение и проверка первичной документации, связанной с оказанием услуг;

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2018 год

Учебное заведение

Московский государственный университет технологий и управления имени К.Г. Разумовского (Первый казачий университет), Москва

Специальность

Менеджмент (бакалавр менеджмента)

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

2024: Протокол и этикет: дипломатический, деловой, общегражданский (Дипломатическая академия МИД России)

2023: Microsoft PowerPoint. Уровень 2. Дизайн презентаций (ОЧУ "Специалист")

2022: Microsoft PowerPoint 2019. Уровень 1. Создание эффективных бизнес-презентаций.

(НОЧУ ДПО УЦ "Сетевая Академия");

Microsoft Visio 2019/2016. Создание схем, графиков и диаграмм (ОЧУ "Специалист")

2017: Секретарь - помощник руководителя

(АНО ДПО "ИОЦ "Северная столица")

Обо мне

Обладаю знаниями стандартов делопроизводства и документооборота, навыками работы с конфиденциальной и незнакомой информацией.

Проявляю внимание к деталям, готова к решению новых и нестандартных задач, стремлюсь к идеальному результату работы.

Дисциплинирована, пунктуальна, обучаема.