Разработка Инструкции по делопроизводству и архивоведению в организации в соответствии с ГОСТ 7.0.8.-2013, Регламента передачи дел в архив, порядка приема и шифрации дел в соответствии со штатно-структурным построением организации. Автономный архив в отрыве от офиса (другой конец города). Создание архива с ноля! Упорядочение документов. Проверка комплектности дел документами. Нумерация страниц для документов постоянного срока хранения. Формирование Номенклатуры дел на основании документационного фонда организации в соответствии со структурным построением организации. Сшивка дел. Cоставление и ведение внутренних описей, листов-заверителей дел. Ведение журналов поступления/выбытия/выдачи документов. Формирование реестра описей, сводных описей дел временного срока хранения (до 10-лет), дел по личному составу и дел постоянного сроков хранения. Выполнение запросов гражданско-правового характера (поиск документов, оформление архивных, исторических справок, архивных копий, архивных выписок). Выделение документов к уничтожению с составлением актов на выделение к уничтожению дел с истекшим сроком хранения или не представляющих практической или исторической ценности. Составление актов уничтожения документов прошедших экспертизу ценности и выделенных к уничтожению. Экспертиза ценности документов с использованием Перечня к Приказу Росархива от 20.12.2019 номер 236, Перечня к Приказу Росархива от 25.08.2010 номер 558., Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов" от 31.03.2015 г., номер 526. Ведение электронной базы данных архивного фонда, в том числе создание скан - копий документов. Создание НСА архива (каталоги, путеводитель архива). Паспортизация архива. Топографирование архива. Соблюдение влажностно - температурного режима в помещениях архива. На период ежегодного оплачиваемого отпуска, подмена секретаря - делопроизводителя - инспектора отдела кадров: - составление приказов, - регистрация входящей/исходящей документации в системе Евфрат, 1С-УП - распределение поручений и распоряжений по исполнителям с контролем за исполнением, - ведение электронной базы данных документов отдела делопроизводства. Как специалист отдела делопроизводства ответственна за: - соблюдение правильности оформления документов в строгом соответствии ГОСТ Р 6.30-2003, а с 01.07.2018 г. - ГОСТ Р 7.0.97-2016, - за формирование дел, - актуализацию наполнения дел документами, - регистрацию документов в информационно-справочных системах учреждения, - контроль за исполнением документов, - мониторинг движения дел в учреждении - за взаимодействие с Почтой России в том числе отправка и получение, розыск утерянного, претензионная работа в том числе с первыми лицами организаций. - Участие в разработке локальных нормативных актов (приказы, положения, инструкции) по ТБ и охране труда. По поручению руководства оформление - Договоров на оказание услуг, - Дополнительных соглашений к договорам, - отправка пакета документов заказчикам, - отслеживание возврата подписанных договоров и платежных документов, - передача подписанных комплектов в бухгалтерию, - внесение комплекта документов в БД. Достижения: Создан архив с нуля. Разработаны положения, инструкции по ведению архивного дела в учреждении, регламент передачи дел в архив. Оптимизировано количество дел с учетом обеспечения комплектования, учета, использования, хранения документов, Обеспечена паспортизация архива, комплектование помещений архивохранилищ стеллажами требуемой длины, высоты, их сборка и размещение в соответствии с требуемыми нормативами расстояниями по высоте, ширине, соблюдение температурно - влажностного режима). Разработана Номенклатура дел. Созданы Описи дел, сводные описи дел постоянного срока хранения, временного (до 10 лет) и временного (свыше 10 лет), упорядочение документов. |