Администратор, координатор, управляющий, помощник директора

Имя

Ольга

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Семеновская

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день / Подработка / Удаленная работа

Образование

Неполное высшее

Опыт работы

34 года 1 месяц

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

54 года   (30 января 1970)

Опыт работы

Период работы

июль 2023 — по настоящее время   (1 год 3 месяца)

Должность

Менеджер координатор с функциями офис-менеджера

Компания

ООО "СТМ ГРУПП"

Обязанности

- прием, сбор и обработка входящей информации (звонки, письма и пр.), ее структурирование, анализ, предоставление отчетов (сводные таблицы, отчетные документы);

- взаимодействие с заказчиками: принятие заявок, распределение их по видам между сотрудниками, контроль обратной связи, деловая переписка, отчетность о выполненной работе;

- мониторинг поставщиков материалов/услуг, поиск оптимальных параметров;

- взаимодействие с поставщиками: контроль поставок, логистики, согласование изменений, дополнений, сроков и пр ;

- сопровождение и контроль работы сотрудников в регионах (телефон, WhatsApp);

- ведение делопроизводства, баз данных;

- работа в CRM-системе Битрикс 24;

- взаимодействие с финансовым отделом: контроль выставления счетов, их оплаты, сверки, подписание актов, получение закрывающих документов и пр ;

- поиск новых сотрудников, первичные интервью с кандидатами на текущие вакансии;

- организация и бесперебойное жизнеобеспечение офиса компании (заказ канцтоваров, воды, хоз.товаров, всех расходных материалов, мебели, обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования и т.п.);

- выполнение, а также контроль исполнения другими сотрудниками, поставленных руководителями задач;

- административная поддержка собственников бизнеса, организация встреч, совещаний, переговоров.

Период работы

март 2023 — июль 2023   (5 месяцев)

Должность

Руководитель канцелярии (срочный договор)

Компания

Академия Правовых Решений/Издательство "Русская философия"

Обязанности

- Контроль работы секретарей (2 человека) курьеров, уборщиц;

- Контроль чистоты в приемной и в кабинете руководителя;

- Делопроизводство, документооборот;

- Работа в CRM Bitrix24;

- Подготовка и оформление деловой корреспонденции и внутренней документации;

- Организация встреч, переговоров;

- Административная и информационная поддержка руководителя;

- Контроль функционирования офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов и т. д.);

- Контроль важных дат и знаменательных событий (напоминание, поздравления, подарки, организация мероприятий);

- Бизнес поручения (нотариусы, документы, юристы), организация поездок (Travel support - отели, трансфер, визы, билеты);

- Прочие life-style задачи (покупки, оплата счетов, досуг, брони ресторанов, искусство);

- Заказать, найти, узнать (помещение, человека, предмет - что угодно).

Период работы

апрель 2022 — февраль 2023   (11 месяцев)

Должность

Помощник директора/документовед

Компания

ГАУ ИТЦ "Соцзащита" Москвы

Обязанности

• Организация и ведение делопроизводства (внутренний и внешний документооборот).

• Регистрация входящих и исходящих писем.

• Ведение электронного документооборота в МОСЭДО (регистрация, согласование, контроль исполнения и пр.).

• Планирование рабочего дня директора.

• Организация приема посетителей и гостей директора.

• Организация встреч, совещаний, переговоров.

• Доведение поручений директора до исполнителей.

• Контроль исполнения поручений.

• Подготовка необходимой отчетности.

• Подготовка проектов приказов, писем и других документов.

• Ведение кадрового делопроизводства, работа в 1С и АИС Кадры (при отсутствии (замещение) специалиста по кадрам).

• Работа с персоналом офиса (поручения и контроль их исполнения курьеру, водителю, уборщицам и т.д.).

• Организация хранения документов.

• Подготовка документов к сдаче в архив.

• Подготовка номенклатуры дел.

• Заполнение информации о закупках в базе данных ЕАИСТ, контроль исполнения договоров.

• Выполнение поручений директора.

Период работы

январь 2021 — март 2022   (1 год 3 месяца)

Должность

Помощник руководителя/ офис-менеджер

Компания

Торгово-промышленная палата РФ

Обязанности

Административная поддержка деятельности Почетного Представителя Торгово-Промышленной Палаты РФ:

- организация встреч и прием посетителей;

- организация работы приемной, подготовка заседаний, совещаний;

- организация "под ключ" всех поездок и командировок;

- поиск необходимой информации из всех доступных источников;

- оформление деловой переписки;

- планирование рабочего дня и ведение рабочего графика;

- прием телефонных звонков, поступающих в приемную;

- ведение базы контактов и поддержание их в актуальном состоянии;

- работа с сайтом (наполнение контентом: написание новостей, заполнение фотографиями, контроль и регулярная проверка размещаемой информации);

- выполнение любых поручений.

Поддержка офиса и сотрудников компании:

- курирование отдела делопроизводства (секретарь, курьеры, уборщицы), работа в 1С, АИС-кадры;

- организация процессов делопроизводства, работа в МОСЭДО;

- сбор материалов и информации, необходимых руководителям департаментов;

-ежемесячный анализ текущих затрат на офис по всем статьям расходов;

- поиск новых поставщиков, проведение переговоров, заключение договоров, работа в ЕАИСТ;

- обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, воды, расходных материалов, мебели, обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования;

- контроль за своевременным выполнением поручений Руководства компании;

- полная travel-поддержка как руководителей, так и всех сотрудников компании (бронирование билетов, гостиниц, vip обслуживание в аэропорту, оформление виз и т.п.).

Период работы

март 2020 — январь 2021   (11 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "Титановые медицинские системы"

Обязанности

• организация и бесперебойное жизнеобеспечение офиса компании (заказ канцтоваров, воды, хоз.товаров, всех расходных материалов и т.п.);

• организация внешних и внутренних коммуникаций компании;

• делопроизводство, внутренний и внешний документооборот;

• планирование рабочего дня Руководителя;

• организация приема посетителей и гостей Руководителя и сотрудников компании;

• организация встреч, совещаний, переговоров;

• подготовка и оформление деловой корреспонденции, внутренней документации;

• трэвел поддержка - организация деловых поездок и командировок как руководителей, так и сотрудников компании (заказ билетов, бронирование гостиниц и пр.);

• координация работы сотрудников внутри компании;

• административная поддержка работы кадрового отдела;

• интервью по телефону, собеседование с кандидатами;

• организация обеспечения рабочего места новым сотрудникам.

Период работы

июнь 2018 — сентябрь 2019   (1 год 4 месяца)

Должность

Культорганизатор

Компания

Отдел социальных коммуникаций и активного долголетия филиала "Преображенское" ГБУ ТЦСО "Сокольники"

Обязанности

• организация и проведение мероприятий с гражданами (экскурсии, лекции, выставки и т.п.);

• организация и проведение развлекательных мероприятий (концерты, представления и т.п.);

• организация посещений гражданами театров, концертных залов, музеев, выставок, храмов и коллективных прогулок;

• написание кратких анонсов о проводимых и проведенных культурно-массовых, спортивных, оздоровительных и т.п. мероприятиях;

• репортажная съемка всех проводимых мероприятий, ведение фото-архива ОСКАД;

• участие в художественном оформлении праздников, концертов и прочих культурно-массовых мероприятий;

• выявление творческих способностей граждан, способствование их развитию (организация различных клубов и кружков по интересам);

• организация художественной самодеятельности ОСКАД, обеспечение участия граждан на проводимых Центром и Городом праздниках и культурно-массовых мероприятиях;

• разрабатывание и составление сценариев тематических программ, игровых форм коллективного досуга и методических рекомендаций по проведению культурно-массовых мероприятий;

• составление планов мероприятий, ведение учетно-отчетной документации по ОСКАД в части культурно-массовой работы;

• оформление информационных стендов, стенгазет, уголков отдыха и т.п.;

• участие в разработке методических материалов социальных программ и социальных проектов.

Период работы

сентябрь 2016 — май 2018   (1 год 9 месяцев)

Должность

Администратор, секретарь главного врача

Компания

ООО "Медицинский центр" Живая капля"

Обязанности

• встреча и сопровождение пациентов;

• консультирование и информирование пациентов об услугах клиники;

• прием звонков, запись на прием к врачам;

• работа с пациентами (напоминание о запланированных

визитах, запись/перезапись на прием, подтверждение

записи за день до приема, обеспечение постоянной

online-связи с лечащим врачом (телефон, смс-связь,

e-mail, информирование о корректировке лечения), а

также организация равномерного посещения

кабинетов, оформление медкарт, договоров и т.п.);

• клиентоориентированность! и нивелирование

конфликтных ситуаций!;

• составление графиков приема;

• проведение расчетов (работа с кассовым аппаратом,

составление счетов-фактур, выдача чеков, квитанций и

пр.);

• обеспечение бесперебойного функционирования

медицинского центра (заказ расходных материалов -

бахилы, шприцы, перчатки и т.п., заказ канцелярии,

воды, чая, кофе и т.д.);

• ведение документации (электронный и бумажный

документооборот);

• работа с компьютером (ведение базы данных,

отчетность);

• выполнение личных поручений главного врача.

Период работы

декабрь 2014 — август 2016   (1 год 9 месяцев)

Должность

Референт генерального директора

Компания

ООО "Евроконтракт - высоковольтное оборудование"

Обязанности

• делопроизводство

• планирование рабочего дня Руководителя

• Travel - поддержка Руководства и сотрудников компании

• организация приема посетителей и гостей

• помощь в организации совещаний и конференций

• проведение телефонных переговоров, конференц-связь, контроль и учет звонков в отсутствие Генерального директора, своевременное оповещение его о полученной информации по каналам связи.

• деловая переписка (составление писем, запросов и др. документов)

• административная поддержка работы Дирекции

• ведение личной библиотеки Генерального директора

• координация работы водителей, курьерской службы

• обеспечение бесперебойной работы приемной (закупка хоз.товаров, канцелярии, воды, продуктов и т.п.)

Период работы

июль 2014 — август 2014   (2 месяца)

Должность

Заведующая канцелярией

Компания

Театр "Сатирикон" (подработка)

Обязанности

1. Ведение делопроизводства.

2. Руководство деятельностью службы, распределение должностных обязанностей и контроль за их исполнением подчиненными работниками (секретарями, курьерами, водителями).

3. Обеспечение административной поддержки Директора театра.

4. Организация приема поступающей корреспонденции на рассмотрение директора театра и ее направление, в соответствии с принятым решением, конкретным исполнителям.

5. Организация и осуществление контроля за правильностью оформления и составления документов, представляемых на подпись директору театра.

6. Организация контроля исполнения резолюций и распорядительных документов, издаваемых директором театра.

7. Организация телефонных конференций.

8. Ведение переписки с деловыми партнерами.

Период работы

октябрь 2005 — июнь 2014   (8 лет 9 месяцев)

Должность

Помощник Президента

Компания

Корпорация "ИНКОМ", Компания "Villagio Estate"

Обязанности

• делопроизводство в полном объеме

• планирование рабочего дня Руководителя

• организация встреч, совещаний, переговоров, подготовка заседаний, проводимых Руководством (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня и т.п.)

• контроль над выполнением распоряжений Руководства сотрудниками Корпорации (соблюдение сроков выполнения указаний и поручений Руководителя и т.п.)

• контролирование движения документов и их исполнения сотрудниками Корпорации

• проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых Руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования

• организация проведения телефонных переговоров Руководства, конференц-связь, контроль и учет звонков в его отсутствие, своевременное оповещение Руководства о полученной информации по каналам связи.

• деловая переписка в полном объеме (составление писем, запросов и др. документов)

• координация работы различных Департаментов Корпорации

• номенклатура дел приемной (формирование, хранение)

• организационно-техническое обеспечение работы Руководства

• помощь Руководству в организации различных культурно-массовых мероприятий в Корпорации

• частичная организация поездок Руководителей

• ведение личной библиотеки Руководителя (поиск, покупка книг, скачивание с последующим оформлением в книгу, учет книг)

• перенос музыкальных партитур с бумажного носителя в электронный

• отбор и коррекция различного рода фотографий (личных и корпоративных)

• координация работы личной охраны Руководства.

• руководство курьерской службой (подбор и организация работы курьеров)

• обеспечение бесперебойной работы приемной (закупка хоз.товаров, канцелярии, продуктов и т.п.)

• выполнение всех личных поручений Руководства (в т.ч. контроль домашнего персонала за выполнением поручений руководителей)

Период работы

ноябрь 2001 — август 2005   (3 года 10 месяцев)

Должность

Помощник Исполнительного директора, специалист по кадрам

Компания

ООО "Агентство развития территории"

Обязанности

• контролирование движения документов и исполнения их сотрудниками организации

• контролирование исполнения изданных приказов и распоряжений

• подготовка заседаний и совещаний, проводимых Руководителем

• планирование рабочего дня Руководителя

• организация проведения телефонных переговоров Руководства

• составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.

• организационно-распорядительные документы: постановления, решения, распоряжения, приказы, указания (подготовка, редактирование, печать, регистрация)

• информационно-справочная документация: (регистрация, контроль за исполнением)

• помощь отделу бухгалтерии (подготовка договоров, актов, соглашений)

• номенклатура дел

• ведение архива организации

• планирование и организация различных культурно-массовых мероприятий в компании

• выполнение отдельных служебных поручений Руководства

• кадровое делопроизводство в полном объеме: оформление приема, перевода и увольнения работников; учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, ведение личных дел сотрудников; участие в работе по подбору, отбору и расстановке кадров; ведение графика прихода сотрудников, анализ состояния трудовой дисциплины и выполнение сотрудниками организации правил внутреннего трудового распорядка; составление установленной отчетности.

Период работы

июнь 1999 — ноябрь 2001   (2 года 6 месяцев)

Должность

Секретарь, офис - менеджер, помощник руководителя

Компания

ЗАО "Евро Маркетинг" (представительство концерна "Хенкель" - Германия)

Обязанности

• делопроизводство

• составление договоров, документации

• контроль над входящей и исходящей информацией, документацией

• ведение и отслеживание рекламной информации

• планирование рабочего дня руководителя

• организация приглашений для иностранных граждан, заказ билетов, гостиниц и т.п.

• контроль над работой персонала

Период работы

январь 1994 — июнь 1999   (5 лет 6 месяцев)

Должность

Менеджер по рекламе, менеджер по медиапланированию

Компания

Рекламное агентство "Сайнекс"

Обязанности

• поиск клиентов

• сбор и обработка информации для издания рекламно - информационного справочника "Москва. Центральный округ"

• ведение переговоров, заключение сделок

• отслеживание выполнения договоров, контрактов

• телемаркетинг

• обучение персонала

• медиапланирование

Период работы

январь 1989 — декабрь 1993   (5 лет)

Должность

Деловод, секретарь заседаний, секретарь по уголовным делам, архивариус

Компания

Городской народный суд

Обязанности

Протоколирование, архивирование, машинопись, делопроизводство

Образование

Образование

Неполное высшее

Окончание

1993 год

Учебное заведение

Российский открытый университет

Специальность

Педагог-психолог

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый), Украинский (Свободный)

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

1989 г. - Курсы секретаря-машинистки

1996 г. - Курсы секретаря - референта при МГТУ им. Баумана.

1996 г. - Компьютерные курсы при МГТУ им. Баумана.

2002 г. - Семинар "Делопроизводство в кадровой службе" при НОУ "МЦФЭР".

2004 г. - Семинар "Создание и ведение архива компании. Организация электронного архива".

С 2002 г. Член Национального союза кадровиков России.

Навыки и умения

Ответственная, исполнительная, внимательная, легко обучаема, стрессоустойчива, аккуратна, честна, грамотна, коммуникабельная, умею работать в команде, с большим объемом информации и в режиме многозадачности, имею гибкое мышление, тактична.

Увлекаюсь фотографией: портфолио -

http://rasfokus.ru/olsergeeva/bestphoto.html;

http://500px.com/olsergeeva;

а также музыкой (имею музыкальное образование), литературой, спортом.