Делопроизводитель/архивариус/специалист по работе с договорами

Имя

Елена

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Мичуринский проспект

Заработная плата

от 55 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Среднее специальное

Опыт работы

17 лет 7 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

53 года   (14 декабря 1971)

Опыт работы

Период работы

апрель 2022 — июль 2022   (4 месяца)

Должность

Делопроизводитель (юридический отдел)

Компания

White Rabbit Family (WRF)

Обязанности

88 Юридических лиц (Разовая работа - Договор ГПХ)

1. Инвентаризация учредительных документов;

2. Электронная обработка (оцифровка) учредительных документов юридических лиц и размещение скан-копий в формате PDF на внутреннем сервере холдинга;

3. Получение/ отправка почтовых отправлений (Почта России и др.);

4. Создание договорной базы "с нуля" электронный реестр (Excel);

5. Электронная обработка (оцифровка) договоров/ дополнительных соглашений и размещение скан-копий в формате PDF на внутреннем сервере холдинга;

6. Оперативное выполнение других поручений руководства.

Период работы

май 2019 — апрель 2022   (3 года)

Должность

Архивариус/делопроизводитель (юридический отдел)

Компания

ООО "ТАЛАРИИ" (ООО "АВИАПОРТ")

Обязанности

4 Юридических лица

1. Инвентаризация договоров/ дополнительных соглашений;

2. Разбор пересортицы договоров/дополнительных соглашений и комплектование по принадлежности (договор + дополнительное соглашение) за период с 2002 года по 2022 год.;

3. Электронная обработка (оцифровка) договоров/ дополнительных соглашений и размещение скан-копий в формате PDF на внутреннем сервере;

4. Создание и ведение электронного реестра (Excel) "с нуля"- 4 компании (информация по 1 компании - более 5 тыс. договоров (без учета дополнительных соглашений);

5. Систематизация договоров по ключевым признакам (дата, вид, контрагент, предмет);

6. Сбор недостающих оригиналов договоров/дополнительных соглашений;

7. Направление запросов клиентам/контрагентам по возврату оригиналов договоров/дополнительных соглашений;

8. Отслеживание подписанных договоров (возврат) и действие ранее подписанных договоров (пролонгация);

9. Сортировка поступающей корреспонденции в компанию на регистрируемые и нерегистрируемые;

10. Регистрация входящих/исходящих документов в электронных журналах (Excel);

11. Отправка исходящей документации почтой России;

12. Архивация переписки (дело);

13. Выполнение различных поручений, которые необходимо для работы юридического отдела:

- прошивка документов и подготовка заверенных копий для предоставления в различные органы.

Период работы

декабрь 2018 — апрель 2019   (5 месяцев)

Должность

Специалист по делопроизводству

Компания

ООО "Московский испытательный аналитический центр" (ООО "МИАЦ")

Обязанности

1. Прием/регистрация корреспонденции;

2. Направление корреспонденции в структурные подразделения в соответствии с резолюцией руководителя;

3. Создание/ведение банка данных;

4. Вести учет прохождения документальных материалов;

5. Осуществлять контроль за их исполнением;

6. Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам;

7. Отправка исполненной документации по адресатам почтой России и др.

8. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива;

9. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

10. Подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством;

11. Составление описей дел, передаваемых на хранение в архив;

12. Обеспечивать сохранность служебной документации.

Период работы

июль 2018 — сентябрь 2018   (3 месяца)

Должность

Архивариус

Компания

АО "Группа компаний "Основа"

Обязанности

1. Создание справочной системы документов;

2. Отбор, упорядочивание, комплектация, использование и обеспечение сохранности документов;

3. Контроль правильного ведения и оформления делопроизводством в структурных подразделениях организации;

4. Прием на хранение и регистрацию документов от структурных подразделений организации;

5. Обеспечение сохранности документов, переданных в архив;

6. Разработка номенклатуры дел, проверка верности их состава и оформления при передаче в архив;

7. Создание системы поиска документов, обеспечение быстрого и удобного доступа к ним;

8. Подготовка сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов на списание и уничтожение документации;

9. Слежение за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;

10. Контроль за состоянием документов, соблюдение условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;

11. Выдача архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;

12. Составление справок на основе сведений, имеющихся в документах архива;

13. Разработка требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;

14. Оказание сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;

Период работы

апрель 2018 — июль 2018   (4 месяца)

Должность

Архивариус

Компания

ООО "ТОДО МЕНЕДЖМЕНТ"

Обязанности

1. Создание справочной системы документов;

2. Отбор, упорядочивание, комплектация, использование и обеспечение сохранности документов;

3. Контроль правильного ведения и оформления делопроизводством в структурных подразделениях организации;

4. Прием на хранение и регистрацию документов от структурных подразделений организации;

5. Обеспечение сохранности документов, переданных в архив;

6. Разработка номенклатуры дел, проверка верности их состава и оформления при передаче в архив;

7. Создание системы поиска документов, обеспечение быстрого и удобного доступа к ним;

8. Подготовка сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов на списание и уничтожение документации;

9. Слежение за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;

10. Контроль за состоянием документов, соблюдение условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;

11. Выдача архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;

12. Составление справок на основе сведений, имеющихся в документах архива;

13. Разработка требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;

14. Оказание сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;

Период работы

октябрь 2017 — апрель 2018   (7 месяцев)

Должность

Документовед (Архивариус)

Компания

ГКУ г. Москвы "Московский центр недвижимости" - Департамент городского имущества г. Москвы

Обязанности

Регистрация входящей корреспонденции (250 документов в день) в программе МосЭДО;

Разбор архива поступивших документов на регистрацию в Департамент и формирование архивных дел.

Период работы

декабрь 2014 — сентябрь 2017   (2 года 10 месяцев)

Должность

Заведующая канцелярией

Компания

Негосударственное частное учреждение здравоохранения "Научный клинический центр ОАО "РЖД"

Обязанности

1. Внедрение и сопровождение электронного документооборота "с нуля"- 1С "Документооборот" (ЭДО);

2. Регистрация входящей/исходящей и внутренней корреспонденции;

3. Контроль за правильным оформлением документов и сроками их исполнения;

4. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение;

5. Разработка и внедрение инструкций и положений по ведению делопроизводства;

6. Сбор информации из структурных подразделений по заведенным делам и журналам, составление сводной номенклатуры дел, книг и журналов;

7. Обеспечение работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда;

8. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях;

9. Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей законченных дел, книг и журналов в архив;

10. Экспертиза ценности документов;

11. Подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов;

12. Выполнение различных работ: размножение служебных документов, подготовка копий и т.д.;

13. Ведение протоколов оперативных совещаний созываемых руководством;

14. Руководство работниками канцелярии и приемной директора (4 человека, 2 территории);

15. Работа с офисной техникой (в полном объеме).

16. Создание и ведение договорной базы компании " с нуля" 1 " С Документооборот" (ЭДО);

• Разбор пересортицы договоров/дополнительных соглашений и комплектование по принадлежности (договор + дополнительное соглашение);

• Электронная обработка (оцифровка) договоров/ дополнительных соглашений и размещение скан-копий в формате PDF на внутреннем сервере;

• Создание и ведение электронного реестра договоров/ дополнительных соглашений;

• Систематизация договоров по ключевым признакам (дата, вид, контрагент, предмет);

• Сбор недостающих оригиналов договоров/дополнительных соглашений;

• Отслеживание подписанных договоров (возврат) и действие ранее подписанных договоров (пролонгация);

• Согласование договоров/ дополнительных соглашений в ЭДО

Период работы

февраль 2014 — декабрь 2014   (11 месяцев)

Должность

Архивариус

Компания

АНО "АтомТехноТест" (Органа по сертификации Системы ОИТ атомной энергии)

Обязанности

1.Организация архива компании "с нуля" (Excel) ;

2. Сбор основной и технической документации от экспертов (заявки на сертификацию);

3. Проверка основной и технической документации на наличие по утвержденному перечню;

4. Запрос недостающей основной и технической документации у экспертов;

5. Переоформление основной и технической документации в папки "Дело" и архивные короба.

6. Проверка на соответствие названия основной документации по журналу заявок на сертификацию;

7. Работа с экспертами по устранению замечаний выявленных при просмотре основной и технической документации переданной в архив;

8. Составление описей дел;

9. Выдача документов из архива по запросу экспертов.

Период работы

ноябрь 2013 — январь 2014   (3 месяца)

Должность

Делопроизводитель

Компания

ОАО "ТАКСИ МОСКВА"

Обязанности

1. Прием/регистрация корреспонденции;

2. Направление корреспонденции в структурные подразделения в соответствии с резолюцией руководителя;

3. Создание/ведение банка данных;

4. Вести учет прохождения документальных материалов;

5. Осуществлять контроль за их исполнением;

6. Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам;

7. Отправка исполненной документации по адресатам почтой России и др.

8. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива;

9. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

10. Подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством;

11. Составление описей дел, передаваемых на хранение в архив;

12. Обеспечивать сохранность служебной документации.

Период работы

февраль 2008 — август 2013   (5 лет 7 месяцев)

Должность

Делопроизводитель/помощник руководителя департамента строительства и инженерного обеспечения (Генерального директора)

Компания

ООО "Коалко"/ООО "Коалко Лесная"/ООО "Коалко Девелопмент"/ООО "Управление инженерным обеспечением Домодедово"

Обязанности

90 Юридических лиц

Организация делопроизводства подразделения (Департамента)- "С нуля":

1.Прием и регистрация входящей/исходящей/служебной корреспонденции;

2.В соответствии с резолюцией руководителя Департамента передача документов на исполнение, занесение информации в электронный банк данных;

3.Осуществление контроля за исполнением документов, выдача необходимой справки по зарегистрированным документам;

4.Отправка исполненной документации по адресатам;

5.Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива;

6.Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска;

7.Подготовка и сдача в архив компании документальных материалов, законченные делопроизводством, компьютерные банки данных, составление описи дел, передаваемых на хранение в архив;

8.Прием документов на подпись начальнику департамента (Генеральному директору), проверка правильности их составления и оформления;

9.Обеспечение сохранности проходящей служебной документации;

10.Выполнение отдельных служебных поручений начальника департамента (Генерального директора);

11.Брошюровка, сканирование и размножение документов.

Договоры-"С нуля":

1. Получение и сверка договоров/дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации, поступающих от контрагентов;

2. Прием электронная обработка (оцифровка) договоров/ дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации и размещение скан-копий в формате PDF на внутреннем сервере;

4. Передача договоров/дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации исполнителям для дальнейшей работы;

5. Согласование договоров/дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации с подразделениями;

6.Подготовка (прошивка) договоров/дополнительных соглашений для подписания у руководителя департамента (Генерального директора);

7.Отправка договоров/дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации контрагентам;

8.Контроль возврата договоров/дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации от контрагентов в компанию;

9.Сопровождение финансового закрытия договоров, с последующим их архивированием.

Помощник руководителя:

1.Планирование рабочего дня руководителя (встречи, звонки, прием и пр.);

2.Осуществление технического обеспечения деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организация встреч, переговоров и др.);

3.Выезд в город по заданию руководителя для решения вопросов, обозначенных руководителем;

4. Осуществление связи с компаниями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя;

5.По поручению руководителя согласовывать отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводить до них указания и распоряжения руководителя; контролировать исполнение указаний и распоряжений;

6. Осуществлять сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иные материалов и представлять их руководителю;

7. Организация прием посетителей к руководителю;

8. Получение по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю;

9. Выполнение разовых поручений руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению;

10.Выполнение иных поручений руководителя в рамках служебных отношений; 11. Распределение и контроль автотранспорта компании; 12. Обеспечение жизнедеятельности офиса (канцелярия, вода и т.д.).

Архив компании- "С нуля"

1. Организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив;

2. Прием и регистрация поступивших на хранение

Период работы

март 2007 — январь 2008   (11 месяцев)

Должность

Архивариус

Компания

ЗАО "Форум Пропертиз"

Обязанности

Холдинг 69 юр.лиц

Архив, делопроизводство "с нуля"

1. Разработка Инструкции, Положения, Функциональных обязанностей, номенклатуры;

2. Разбор документов по компаниям;

3. Выдача документов по запросам сотрудников;

4. Создание договорной базы компаний " с нуля";

5. Создание библиотечного фонда компании " с нуля";

6. Экспертиза ценностей документов.

Период работы

июнь 2006 — март 2007   (10 месяцев)

Должность

Делопроизводитель

Компания

ООО "Коалко"

Обязанности

Холдинг более 90 юр.лиц

Организация делопроизводства подразделения (Департамента)- "С нуля":

1.Прием и регистрация входящей/исходящей/служебной корреспонденции;

2.В соответствии с резолюцией руководителя Департамента передача документов на исполнение, занесение информации в электронный банк данных;

3.Осуществление контроля за исполнением документов, выдача необходимой справки по зарегистрированным документам;

4.Отправка исполненной документации по адресатам;

5.Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива;

6.Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска;

7.Подготовка и сдача в архив компании документальных материалов, законченные делопроизводством, компьютерные банки данных, составление описи дел, передаваемых на хранение в архив;

8.Прием документов на подпись начальнику департамента (Генеральному директору), проверка правильности их составления и оформления;

9.Обеспечение сохранности проходящей служебной документации;

10.Выполнение отдельных служебных поручений начальника департамента (Генерального директора);

11.Брошюровка, сканирование и размножение документов.

Договоры-"С нуля":

1. Получение и сверка договоров/дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации, поступающих от контрагентов;

2. Прием электронная обработка (оцифровка) договоров/ дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации и размещение скан-копий в формате PDF на внутреннем сервере;

4. Передача договоров/дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации исполнителям для дальнейшей работы;

5. Согласование договоров/дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации с подразделениями;

6.Подготовка (прошивка) договоров/дополнительных соглашений для подписания у руководителя департамента (Генерального директора);

7.Отправка договоров/дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации контрагентам;

8.Контроль возврата договоров/дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации от контрагентов в компанию;

9.Сопровождение финансового закрытия договоров, с последующим их архивированием.

Помощник руководителя:

1.Планирование рабочего дня руководителя (встречи, звонки, прием и пр.);

2.Осуществление технического обеспечения деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организация встреч, переговоров и др.);

3.Выезд в город по заданию руководителя для решения вопросов, обозначенных руководителем;

4. Осуществление связи с компаниями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя;

5.По поручению руководителя согласовывать отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводить до них указания и распоряжения руководителя; контролировать исполнение указаний и распоряжений;

6. Осуществлять сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иные материалов и представлять их руководителю;

7. Организация прием посетителей к руководителю;

8. Получение по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю;

9. Выполнение разовых поручений руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению;

10.Выполнение иных поручений руководителя в рамках служебных отношений; 11. Распределение и контроль автотранспорта компании; 12. Обеспечение жизнедеятельности офиса (канцелярия, вода и т.д.).

Период работы

октябрь 2005 — июнь 2006   (9 месяцев)

Должность

Специалист канцелярии

Компания

ОАО Небанковская кредитная организация "Московский клиринговый центр" (ОАО "Москлирингцентр"- Элекснет))

Обязанности

1. Организация работы отдела делопроизводства и архива "с нуля";

2. Создание электронной (СЭД) договорной базы " с нуля" (PAYDOX);

3. Разработка схемы систематизации архивирования и работы с договорами (выдача договоров по запросам сотрудников и проверяющих организаций);

4. Разработка нормативной документации: Правила работы с договорами, должностная инструкция специалиста по работе с договорам; Правила работы архива, Должностная инструкция архивариуса, номенклатуры дел организаций, сводная номенклатура дел организации (в том числе ведение Номенклатуры), график передачи документов из структурных подразделений в архив;

5. Разработаны схемы систематизации дел, документов и система хранения документации в архиве, порядок комплектования архива (передачи документов из структурных подразделений в архив);

Период работы

сентябрь 2004 — ноябрь 2005   (1 год 3 месяца)

Должность

Специалист по контролю

Компания

ООО "Строймаркетинвест" (86 регионов)

Обязанности

Контроль за регионами по выполнению задач поставленных на оперативных совещаниях по строительству объектов

Образование

Образование

Среднее специальное

Окончание

1994 год

Учебное заведение

3-ий Московский индустриально-педагогический колледж

Специальность

Техник-технолог, мастер производственного обучения по швейному производству

Дополнительная информация

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

1994г.- Курсы - 3 месяца делопроизводство, архив (Генеральный штаб ВС РФ)

1994г.- Курсы секретарей-референтов, Специальность: секретарь-референт

1997г.- Курсы- 3 месяца делопроизводство, архив (Федеральная служба налоговой полиции РФ)

Навыки и умения

MS Office, Excel, Internet - опытный пользователь, PAYDOX, Lotus Notes, Outlook, 1 С "Документооборот" (СЭД), МосЭДО - Правительство г. Москвы, работа с документами с грифом СС, С, ДСП, НС (Форма допуска 2)

Обо мне

Награды: Грамота за высокий профессионализм за подписью Директора Федеральной службы налоговой полиции РФ.