Секретарь/Делопроизводитель

Имя

Ольга

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Рязанский проспект

Заработная плата

от 75 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

9 лет 11 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

38 лет   (11 февраля 1986)

Опыт работы

Период работы

март 2021 — сентябрь 2022   (1 год 7 месяцев)

Должность

Личный помощник руководителя/Специалист по кадровому делопроизводству (в единственном лице)

Обязанности

• Обязанности в качестве личного помощника руководителя организации:

- Помощь руководителю в организации и проведении рабочих совещаний и деловых переговоров;

- Контроль за исполнением поручений, доведение информации до исполнителей, контроль результата;

- Работа с корреспонденцией: прием, регистрация, передача, учет, хранение;

- Обеспечение жизнедеятельности офиса, организация закупок для офиса;

- Встреча гостей;

- Прием телефонных звонков, фиксация полученной в отсутствие адресата информации и ее своевременная передача;

- Работа с оргтехникой: сканер, принтер;

- Организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому фактическому адресам, взаимодействие с курьерскими службами;

- Сбор, поиск и анализ необходимой информации для руководства;

• Обязанности в качестве Специалиста по документообороту:

- Осуществление функции модератора системы электронного документооборота (загрузка документов в систему для согласования, контроль сроков согласования, оформление листов согласования);

- Формирование архива;

- Подготовка приказов, распоряжений, а также проведение процедуры согласования внутренних документов;

- Контроль качества подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководителю.

• Обязанности в качестве Специалиста отдела кадров:

- Поиск и подбор специалистов разного уровня;

- Проведение телефонных и очных собеседований;

- Введение учета личного состава работников ;

- Прием, переводы, увольнение сотрудников;

- Формирование кадровых документов (уведомления, приказы, трудовые договоры, договоры ГПХ);

- Консультирование сотрудников по вопросам трудового законодательства;

- Ведение табеля учета рабочего времени;

- Составление и ведение графика отпусков и контроль использования отпусков;

- Ведение штатной расстановки и штатного расписания;

- Формирование и хранение личных дел работников, ведение и учет личных карточек Т2;

- Ведение кадрового делопроизводства (более 10 организаций одновременно);

- Составление должностных инструкций;

- Приказы, дополнительные соглашения;

- Работа с иностранными сотрудниками (навыки и знание всех тонкостей при приеме/увольнении граждан: Киргизии, Таджикистана, Узбекистана, Украины)

Достижения:

- Организация, внедрение и налаживание системы внутреннего электронного документооборота с нуля.

- Восстановление кадрового делопроизводства, систематизация и хранение кадровых документов в соответствии с установленными правилами и требованиями.

- Внедрение системы контроля и управления доступом с целью оптимизации учета рабочего времени сотрудников.

Период работы

декабрь 2018 — июль 2020   (1 год 8 месяцев)

Должность

Личный помощник Руководителя / Координатор производства, продаж

Компания

ООО "Типография ПРИМА"

Обязанности

Типография "Прима" - небольшая, но современная и быстро развивающаяся Компания. Эффективно сочетаю обязанности по четырем направлениям работы.

Обязанности в качестве Личного помощника Руководителя:

- Выполнение поручений Руководителя.

- Организация внешних и внутренних совещаний. Оформление протоколов. Отслеживание исполнения поручений.

- Встреча гостей, клиентов, деловых партнеров.

- Организация поздравлений с праздниками деловых партнеров, родственников, друзей Руководителя.

- Трэвэл-поддержка Руководителя в личных и деловых поездках: организация маршрута, заказ/бронирование билетов, гостиниц, транспорта, гидов и т. д.

- Подготовка, регистрация и доведение важной административной информации до сотрудников Компании (приказов, распоряжений).

- Сбор отчетности с подразделений, предоставление Руководителю: в области плана и факта производства типографии, платежей контрагентам, согласования договоров, трудовой дисциплины, контроля выданных поручений.

Обязанности в качестве Координатора производства:

- Совместно с менеджерами по продажам подготовка коммерческих предложений для Заказчиков.

- Подготовка и согласование с Заказчиками проектов договоров на оказание полиграфических услуг.

- Подготовка и согласование с Поставщиками проектов договоров на поставку сырья и материалов для производства.

- Контроль прохождения заказов в типографии по ключевым статусам. Информирование Заказчиков.

- Взаимодействие с Заказчиками и Поставщиками по вопросам подготовки и отгрузки готовой продукции.

- Ведение претензионной работы.

- Взаимодействие с бухгалтерией и контрагентами по вопросам проведения платежей и оформления первичных подтверждающих документов.

- Проведение актов сверок с поставщиками и покупателями, помощь главному бухгалтеру в 1С 8.3.

Обязанности в качестве Офис-менеджера:

- Закупка канцелярских товаров, бутилированной воды,

- Контроль уборки помещений, оплаты провайдерам связи, арендодателям.

- Координация работы офисных курьеров, водителей.

- Прием и распределение входящих звонков.

- Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции.

- Ведение общего документооборота.

Обязанности в качестве Менеджера по работе с тендерами:

- Составление технических заданий, подготовка коммерческих предложений, согласование пакета документов с клиентами, отслеживание аукционов на электронных площадках.

- Подготовка полного пакета документов для принятия участия в торгах

- Заключение контрактов, закупка и отгрузка товаров, контроль сроков исполнения договоров.

Период работы

ноябрь 2017 — август 2018   (10 месяцев)

Должность

Координатор коммерческого и производственного направлений / офис-менеджер

Компания

ООО "Конор"

Обязанности

Обязанности в качестве координатора коммерческого и производственного направлений:

- Подготовка и организация согласования договоров.

- Подготовка и организация согласования коммерческих предложений.

- Расчет материалов, требуемых для производства, с использованием технической документации (по чертежам).

- Проверка и ведение документации по проектам (счета-фактуры, накладные, счета, акты сверки).

- Проведение первичной документации в базу 1С: предприятие 8.3, проведение актов сверок с поставщиками и покупателями, помощь главному бухгалтеру.

- Взаимодействие с подразделениями компании, заказчиками, подрядчиками, поставщиками.

- Анализ и контроль исполнения договорных отношений с подрядчиками, сроков выполнения работ согласно проектной документации и графиков подрядчика.

Обязанности в качестве офис-менеджера

- Организация документооборота, прием, распределение и контроль входящей/исходящей корреспонденции.

- Деловая переписка.

- Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярии, взаимодействие с арендодателем, решение хозяйственных вопросов).

Причина смены места работы: переезд офиса Компании в другой район, долгая дорога до места работы.

Период работы

октябрь 2011 — декабрь 2013   (2 года 3 месяца)

Должность

Ассистент генерального директора

Компания

ООО "Бизнес Альянс"

Обязанности

- Административно-хозяйственное обеспечение деятельности Руководителя организации и сотрудников.

- Прием и распределение поступающей корреспонденции.

- Организация подписания документов и личных заявлений Руководителем организации.

- Составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.

- Подготовка заседаний и совещаний. Оформление протоколов.

- Контроль исполнения изданных приказов и распоряжений, соблюдения сроков поручений Руководителя.

- Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников.

Причина смены места работы: предбанкротное состояние Компании, длительные задержки выплаты заработной платы.

Период работы

май 2005 — январь 2008   (2 года 9 месяцев)

Должность

Секретарь

Компания

ООО "РАДАУР"

Обязанности

Обязанности:

- Обеспечение жизнедеятельности офиса.

- Прием входящих/исходящих звонков.

- Работа с офисной оргтехникой.

- Работа в MS Word, Excel. Outlook.

- Составление служебных документов, в т. ч. приказов, распоряжений, служебных записок, писем.

- Организация бизнес поездок (заказ билетов, бронирование гостиниц и т. д.)

- Ведение и оформление внутреннего и внешнего документооборота.

- Встреча клиентов и гостей Компании.

Период работы

июль 2004 — май 2005   (11 месяцев)

Должность

Курьер

Компания

ООО "РАДАУР"

Обязанности

- Доставка по назначению деловых бумаг, пакетов, писем в соответствии с курьерским талоном и указаниями руководителя, а также их получение и доставка от других организаций.

- Своевременное и самостоятельное уточнение местонахождения адресатов, разработка маршрутов движения, согласовывание дней и часов приема в организациях-адресатах.

- Своевременное получение доверенностей, необходимых для выполнения поручений.

- Выполнение поручений в указанные сроки.

- Ежедневное отчитывание руководителю по курьерским талонам и устным поручениям о проделанной работе.

- Выполнение отдельных служебных поручений непосредственного руководителя.

- Выполнение правил трудового распорядка, принятые в компании.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2008 год

Учебное заведение

Московский гуманитарно-экономический институт

Специальность

Юриспруденция

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый), Французский (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Навыки и умения

Ответственность, Аккуратность, Офисная техника, Пунктуальность, Доброжелательность, Пользователь ПК, Грамотная речь, исполнение поручений руководителя, MS Outlook, MS PowerPoint, Документооборот, Internet, Работа с большим объемом информации, Точность и внимательность к деталям, Деловая этика, 1С: Предприятие 8, Умение работать с информационными правовыми базами, знание основ гражданского, уголовного и административного законодательств, Консультант плюс, Аналитическое мышление, Делопроизводство, Знание законодательства 44-ФЗ, 223-ФЗ и сопутствующих нормативных и юридических документов

Обо мне

Являюсь универсальным сотрудником с опытом успешной работы и улучшений на разных участках: как в качестве личного помощника Руководителя, секретаря-делопроизводителя, офис-менеджера, так и в качестве координатора блока производства и продаж.

Есть успешный опыт организации системы контроля поручений, отслеживания статусов заказов и сделок.

Хорошие знания в области делового этикета, административной и договорной работы, стандартов бухгалтерского и кадрового документооборота.

Грамотная устная и письменная речь.

Отличные навыки работы в 1С, в офисных приложениях, с офисной техникой.

Работоспособна, внимательна, доброжелательна, ответственна, исполнительна. Имею постоянное стремление к повышению своего профессионализма. Открыта для новых знаний и опыта. Для меня важен коллектив и микроклимат в нем. Хочу и могу делать работу людей лучше! Готова предоставить рекомендации от своих коллег и руководителей.

Без вредных привычек.