Специалист по административной поддержке

Имя

Елена

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Черкизовская

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

13 лет 5 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

38 лет   (3 февраля 1987)

Опыт работы

Период работы

сентябрь 2019 — по настоящее время   (5 лет 10 месяцев)

Должность

Координатор проектов (проекты в департаментах АХО, ДОУ и бухгалтерии)

Компания

Проектная занятость в 3-х компаниях: ООО "МЕДИА БИЗНЕС СОЛЮШЕНС", CONSORT GROUP и AVANTA RUSSIA

Обязанности

Услуги оказывались в компаниях: Телеканал РЕН ТВ, Пятый канал, Редакция Спорт-Экспресс, МИЦ Известия, ALPLA Group, Audatex, SC Johnson, ТиЭмСи Рус, ГетТакси Рус, Mattel, Avon.

АДМИНИСТРАТИВНАЯ ПОДДЕРЖКА:

• Обеспечивала бесперебойную работу офиса путем курирования зоны ресепшена, взаимодействия с администрацией БЦ;

• Вела кадровый учет;

• Курировала участок АХО;

• Контролировала договорные взаимоотношения с поставщиками услуг;

• Отвечала за делопроизводство и организацию документооборота.

ДОГОВОРНАЯ ПОДДЕРЖКА:

• Вела реестры договоров;

• Организовывала сбор учредительной документации;

• Формировала проекты Договоров, Приложений;

• Вела базы ERP, CRM;

• Архивировала документы, формировала описи, служебные записки.

БУХГАЛТЕРСКАЯ ПОДДЕРЖКА:

• Проводила инвентаризацию основных, малоценных средств и материально-производственных запасов - осмотр, сличение объектов с учетными данными, проверка их технического состояния;

• Выявляла недостачи и излишки ТМЦ, участвовала в расследовании;

• Принимала участие в аудиторских проверках;

• Оформляла результаты в соответствии с требованиями бухгалтерского законодательства РФ.

ДОСТИЖЕНИЯ:

• Расширила базу курьерских компаний в связи с приостановлением деятельности в РФ ряда международных компаний: КСЭ, Pony Express, Major Express, Boxberry;

• Сформировала базу лидов: Mail Boxes Etc., Best Courier, ориентируясь на рейтинг компаний и наличие положительной обратной связи от клиентов. Начата работа по выявлению ЛПР в данных компаниях;

• Скорректировала электронный архив, осуществив конвертацию более 200 пакетов договоров из бумажных носителей в цифровой формат;

• Досрочно провела ревизию основных, малоценных средств в кол-ве более 20000 шт.

Период работы

апрель 2014 — февраль 2019   (4 года 11 месяцев)

Должность

Координатор отдела закупок и логистики (Помощник руководителя)

Компания

ООО "СПБ-ХХI" - Системы Промышленной Безопасности-Технологии XXI века. Партнер в РФ "HIMA Paul Hildebrandt GmbH".

Обязанности

• Организовывала жизнедеятельность предприятия посредством работы с арендодателями имущественных объектов, клининговыми, телекоммуникационными, хостинговыми, курьерскими и транспортными компаниями, поставщиками офисной инфраструктуры, компаниями по автоматизации предприятий;

• Вела делопроизводство путем составления резолюций, оформления уполномочивающей документации, своевременного продления полномочий руководства и заверения в нотариальных органах;

• Оформляла визы и приглашения для коллег, а также иностранных гостей компании;

• Курировала договорную деятельность (регистрация оферты и предоставление акцепта, сбор учредительной документации и проверка добросовестности контрагента, контроль исполнения сторонами обязательств, учет движения документации согласно контракту, контроль поступления денежных средств);

• Администрировала тендерные мероприятий (оформление ЭЦП, формирование документации для электронных аукционов);

• Выполняла комплекс операций по сопровождению транспортировки импортных грузов от размещения заказа на производстве до выпуска груза на таможне РФ (формирование импортной товаросопроводительной документации, определение кодов ТН ВЭД и расчет таможенных платежей, оформление ЭЦП декларанта);

• Организовывала внутрироссийскую логистику от расчета перевозки, страховки до подготовки Упаковочных листов, ТН, ТТН, Маркировки.

ДОСТИЖЕНИЯ:

• Приумножила базу поставщиков товаров и услуг, тем самым за 5 лет заключив более 60 контрактов;

• Расширила базу транспортных компаний: ТК Мега Транс Сервис, ПЭК, Логдок, Эйр Трансс.

• Провела таможенные очистки с высокой эффективностью для 63 контрагентов, в числе которых были: Тоталь Разведка Разработка Россия, Хоневелл, Сибур-Нефтехим, Сахалин Энерджи, Газпром автоматизация, Салым Петролеум;

• Ввела стандартизацию маркировки грузовых мест согласно ГОСТ 14192-96, что позволило избежать повреждений в процессе транспортировок.

Период работы

июль 2013 — сентябрь 2013   (3 месяца)

Должность

Менеджер по товарной логистике (проект на время 22-го Чемпионат России по футболу)

Компания

Проектная занятость в АО "ФК "Спартак-Москва". Российский профессиональный футбольный клуб.

Обязанности

• Контролировала товарные остатки в фирменных магазинах;

• Организовывала подсортировку товара с целью пополнения ассортиментной матрицы в период подготовки компании к чемпионату РФ по футболу;

• Искала новые товары с целью закупок согласно товарным группам спортивная и сувенирная продукция;

• Вела базу 1С: Торговля и Склад 7.7: поступление, реализация, перемещение товаров;

• Сопровождала отгрузки посредством штатного автопарка и транспортных компаний.

ДОСТИЖЕНИЯ:

• Расширила ассортимент по двум товарным категориям;

• Смогла урегулировать претензионные и спорные вопросы в контексте поставляемой и отгружаемой продукции с двумя ключевыми Поставщиками;

• Разработала должностную инструкцию для должности "Товарный логист".

Период работы

октябрь 2010 — апрель 2013   (2 года 7 месяцев)

Должность

Операционный менеджер отдела логистики

Компания

ООО "ВОЧ Шины Диски". Интернет-магазин и сеть сервис.центров "НА КОЛЕСАХ.RU" (дистрибьютор Yokohama, Dunlop, Michelin).

Обязанности

• Учитывала товарные остатки 20-ти розничных магазинов;

• Оперативно работала в 1С: Торговля и Склад 8.2 путем отражения поступления ТМЦ, формирования товаросопроводительной документации (Счет, ТОРГ-12, Счет-фактура, ТТН, Путевые листы);

• Контролировала штатный автопарк (15 автомобилей), привлекала наемный транспорт в зависимости от текущих потребностей компании;

• Отслеживала время погрузочно-разгрузочных работ, убытия транспорта со склада и его движения в пути;

• Работала в связке с поставщиками для выполнения договорных обязательств по взаиморасчетам и претензионным вопросам;

• Участвовала в плановых инвентаризациях.

ДОСТИЖЕНИЯ:

• Внесла предложение по введению системы сканирования приемки товара. В результате этого было ликвидировано дублирование одних и тех же действий и время приемки товара сократилось на 40%;

• В пик сезона усовершенствовала систему хранения складских запасов в зависимости от их востребованности у покупателя. Наиболее востребованный товар был перемещен в зону более приближенную к зоне отгрузки. Это привело к сокращению временных затрат на 30%.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2010 год

Учебное заведение

АНО ВО "Московский гуманитарно-экономический университет" (МГЭУ)

Специальность

Таможенное дело (Таможенные платежи и валютный контроль)

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

2025 - Контур Академия, Практический курс: "Контур.Диадок - практический курс по работе с электронным документооборотом" https://disk.yandex.ru/i/PuR_mPIrqJaCVg

2024 - МГИМО МИД России, Теоретический курс: "Бухгалтерский учет" https://disk.yandex.ru/i/Ioct7MHjP6xvDA

2023 - ФГБОУВО "Новосибирский государственный университет экономики и управления "НИНХ", Теоретический курс: "Бизнес-коммуникации" https://stepik.org/certificate/bcdf65bd48758d03656bd538f4ac73966ae9af42.pdf

2020 - СКБ Контур "Школа электронных торгов", Теоретический курс: "Базовый экспресскурс для поставщиков по 44ФЗ" https://yadi.sk/i/1jyczR3BgLYygQ

2019 - ФГБОУ ВО "МГТУ им. Н. Э. Баумана", Дополнительная профессиональная программа: "Транспортная логистика" https://yadi.sk/i/CufAWozZOGiOpA

2016 - АНО "ЦПО "АЛЬТА", Практический курс: "Таможенное оформление товаров" https://yadi.sk/i/ZA8iiP95CxQ3XA

Навыки и умения

• Административная поддержка

• Делопроизводство

• АХО

• Управление курьерской службой

• Контроль оплаты счетов

• Организаторские навыки

• Деловое общение

• Закупка товаров и услуг

• Первичные документы

• Обеспечение жизнедеятельности офиса

• Тревел-поддержка

• Ведение архива

• Администрирование ДМС

• Деловая коммуникация

• Электронный документооборот

• Офисная техника

• 1С: Предприятие

• Организация встреч

• MS Office

• Кадровое делопроизводство

• Взаимодействие с курьерскими службами

• Расчеты с поставщиками и подрядчиками

• Деловая переписка

• Организация командировок

Обо мне

• Имею опыт работы административной поддержки компаний и CEO более 13 лет;

• Есть опыт проектной деятельности в период мероприятий федерального значения;

• Владею практическим опытом работы в ERP, CRM системах и с товаросопроводительной документацией;

• Организовывала логистику в период участия компании в выставках оборудования и технологий для нефтегазового комплекса с 2014-2019 гг.: "НЕФТЕГАЗ", "MIOGE Moscow" (Москва), "Нефть, газ. Нефтехимия" (Казань), "ОмскГазНефтеХим" (Омск);

• Администрировала тендеры по 223-ФЗ, имею сертификат по 44-ФЗ;

• Имею знания для грамотного ведения делопроизводства в компаниях;

• Обладаю кросс-функциональной экспертизой.