• Планирование, координация и ведение рабочего графика директора: Организация внешних и внутренних встреч Организация телефонных переговоров: ведение базы телефонных контактов руководителя Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону Оказание помощи руководителю при организации и проведении видеоконференций Ведение и корректировка рабочего календаря, систематизация приема посетителей • Работа с посетителями в приемной директора: Организация личного приема посетителей руководителем Ведение журнала предварительной записи на прием Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников Организация приема деловых партнеров в офисе Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей • Организация деловых контактов и протокольных мероприятий: Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов Подготовка презентаций по указанию руководителя Встреча участников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведение записей переговоров. • Организация информационного взаимодействия Информирование работников организации о решениях руководителя Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами Оповещение работников о предстоящих мероприятиях Организация встреч трудового коллектива с руководством Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам • Ведение телефонной и информационной базы руководителей: Контакты, дни рождения партнеров, клиентов и т.д. • Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем • Организация обеспечения рабочего пространства приемной, рабочего места директора необходимыми средствами, способствующими эффективной работе руководителей. • Ведение делопроизводства Прием, фильтрация, учет, регистрация, сканирование поступающей в приемную Генерального директора корреспонденции и личных заявлений (служебных записок, объяснительных) работников, формирование входящей и исходящей документации в папки. Передача корреспонденции, в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения Предприятия или конкретным исполнителям. • Обеспечение контроля исполнения документов, решений и поручений, в том числе - в системе электронного документооборота МОСЭДО Правительства Москвы Документальное оформление решений руководителя Доведение до сведения работников Предприятия распоряжений руководителя Координация деятельности по исполнению решений руководителя Ведение срокового текущего и предупредительного контроля Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя Фиксация исполнения поручений Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя. • Подготовка, редакция и печать писем, запросов и других документов. Ввод информации в базу данных, копирование документов. • Контроль качества подготовки, согласования, правильности оформления и изложения, орфографической и пунктуационной грамотности документов, представляемых на подпись руководству. • Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и, в установленные сроки, сдача их в архив. • Ведение электронной номенклатуры дел, контроль над ведением номенклатуры электронных папок структурных подразделений Предприятия. • Выполнение различных операций в системе электронного документооборота. • Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации. • Обеспечение сохранности, обработки и передачи персональных данных работников Предприятия третьим лицам в части должностных полномочий и компетенций. • Вы |