Офис-Менеджер / Администратор / Сотрудник по работе с документами

Имя

Лилия

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Электрозаводская

Заработная плата

от 60 000 руб.

График работы

Полный рабочий день / Сменный график / Гибкий график

Образование

Высшее

Опыт работы

10 лет 3 месяца

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

39 лет   (20 сентября 1985)

Опыт работы

Период работы

июль 2023 — сентябрь 2023   (3 месяца)

Должность

Помощник руководителя Управляющий офиса

Компания

ВП " ПИТ " Москва-Сити башня "Империя"

Обязанности

- Прием и распределение входящих звонков;

- Ведение делопроизводства (входящая/ исходящая корреспонденция);

- Организация отправки и получения корреспонденции;

- Регистрация исходящей документации;

- Передача документов в различные инстанции;

- Контроль административно-хозяйственного обеспечения офиса, организация

клининга, хозяйственно-ремонтной службы.

- Организация бесперебойного жизнеобеспечения офиса (заказ канцелярских товаров,

продуктов питания, воды, хозяйственных товаров, комплектующих для офисной

техники;

- Коммуникации с управляющей компанией Бизнес-Центра;

- Прием посетителей;

- Заказ пропусков сотрудникам, гостям, контр.агентам компании;

- Оформление командировок (заказ авиа и ж/д билетов, бронирование отелей);

- Организация документооборота;

- Составление отчетных документов по командировкам;

- Работа в программе - 1С;

- Ежемесячное планирование бюджета расходов компании в 1С;

- Организация еженедельных планерок между офисами компании, посредством Skype и

Outlook;

- Уверенный пользователь ПК - MS Office, Копирование, Сканирование;

- Владение программами : 1С, Word, Excel, Outlook, Internet, Skype, Bitrix24.

Период работы

сентябрь 2022 — май 2023   (9 месяцев)

Должность

Руководитель приемной

Компания

Политическая Партия

Обязанности

-Прием населения

-Решение вопросов граждан

-Прием обращений

-Работа с документацией

-Организация мероприятий

-Прием документов на вступление в партию

-Принятие участия в заседаниях в Государственной Думе

Период работы

май 2022 — август 2022   (4 месяца)

Должность

Секретарь

Компания

Всемирный Банк

Обязанности

- Прием и распределение звонков

- Работа со входящей и исходящей корреспонденцией,

передача в структурные подразделения

- Отправка и получение почтовой корреспонденции

- Ведение табеля рабочего времени сотрудников

- Заказ пропусков для сотрудников и гостей

- Решение вопросов административного направления

- Выполнение личных поручений руководителя

- Встреча гостей и посетителей

- Полная административная поддержка

- Работа в компьютерных программах

- Работа с оргтехникой

Период работы

февраль 2022 — март 2022   (2 месяца)

Должность

Офис-менеджер / Помощник Руководителя

Компания

Юнивест

Обязанности

- Входящая/исходящая корреспонденция.

- Регистрация входящих и исходящих писем.

- Заказ пропусков посетителям компании.

- Заказ воды в офис.

- Заказ канцелярских принадлежностей в офис.

- Взаимодействие с руководством Бизнес-центра.

- Заказ пропусков на автомобили.

- Взаимодействие с техническими службами.

- Регистрация исходящих писем с присвоением номера.

- Выдача пропусков, техники и помощь в адаптации новым сотрудникам компании.

- Личные поручения руководителя.

- Работа с орг.техникой офиса.

- Входящие/исходящие звонки.

- Работа с курьерами-вызов/отправка.

- Табель учета прихода и ухода сотрудников офиса.

- Участие в совещаниях проводимых руководящим составом компании.

Период работы

август 2015 — декабрь 2021   (6 лет 5 месяцев)

Должность

Менеджер по работе с корпоративными клиентами / Помощник главного бухгалтера

Компания

Log Сервис

Обязанности

- Ведение базы данных клиентов в программе компании А-Компасс;

- Контроль и проверка информации, занесенную в базу данных подчиненными;

- Ведение отчетности по оплате в программе Excel;

- Прием и контроль выполнения масштабных обращений особой важности;

- Взаимодействие с контрагентами компаний по текущим вопросам;

- Подготовка еженедельной отчетности по запросам руководства;

- Ежемесячное итоговое составление отчетов для всех

компаний (контр агентов) по предоставленным услугам;

- Контроль поступления денежных средств по предоставленным услугам.

- Работа в отделе кадров с поиском и подбором нового

персонала.

- Проведение интервью с соискателями;

- Работа с анкетированием;

- Помощь в адаптации и информационная поддержка новым сотрудникам.

- Формирование финансовой отчетности по итогам квартала.

- Присутствие и участие в качестве представителя отдела в еженедельных совещаниях

во главе с руководящим составом компании.

Период работы

март 2013 — июнь 2015   (2 года 4 месяца)

Должность

Офис-менеджер / Администратор/ Помощник руководителя

Компания

" Мос-Строй " Москва-Сити Башня Федерация

Обязанности

- Организация административной работы в компании;

- Координация и контроль работы подчиненных сотрудников;

- Организация работы с входящей и исходящей корреспонденцией: регистрация

корреспонденции, работа с почтовым отделением, разработка журналов регистраций,

распределение корреспонденции по исполнителям;

- Организация встреч посетителей и гостей Компании;

- Ведение электронной записи посетителей, консультирование посетителей по

вопросам компании, создание благоприятной обстановки гостям офиса;

- Обеспечение жизнедеятельности офиса: закупка необходимых материалов,

обеспечение ремонта оргтехники, заказ и оформление пропусков, печать служебных

материалов, выполнение копировально-множительных работ;

- Информационная поддержка руководителю: поиск информации по запросу

руководителя в интернет ресурсах, ведение базы данных клиентов, ведение

расписания.

- Составление необходимой отчетности.

- Контроль по выполнению задач особой срочности и важности.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2009 год

Учебное заведение

Институт Регионального Управления и Экономики

Специальность

Экономист

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Командировки

Готова к командировкам

Обо мне

- Умение вносить эффективные предложения для улучшения работы и развития

компании.

- Опыт правильного построения рабочего процесса.

- Умение управлять персоналом.

- Высокий уровень самоорганизации, проактивность.

- Устойчивость к стрессам, хорошие коммуникативные навыки.

- Аналитический склад ума.

- Умение работать в команде.

- Бесконфликтность и доброжелательность к людям, положительный настрой.

- Отсутствие вредных привычек.

- Деловой стиль, презентабельный внешний вид;

- Серьезный подход к работе.

- Трудолюбие и ответственность.

- Соблюдение субординации, уважительное отношение к руководству.

- В результате ответственного подхода к любому делу и трудолюбия = 2-х разовое

повышение в компании.