Офис-менеджер, администратор офиса

Имя

Эльвира

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Калужская

Заработная плата

от 70 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

15 лет 6 месяцев

Гражданство

Беларусь

Пол

Женский

Возраст

44 года   (29 июля 1980)

Опыт работы

Период работы

сентябрь 2020 — сентябрь 2021   (1 год 1 месяц)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "Медпром"

Обязанности

Встреча посетителей офиса (чай/кофе).

Прием и регистрация входящей/исходящей корреспонденции.

Обеспечение жизнедеятельности офиса.

Работа с оргтехникой

Осуществление travel поддержки сотрудников компании

Взаимодействие с подрядными организациями

Организация мероприятий для сотрудников офиса (корпоративы, тимбигдинги)

Организация рабочих мест для новых сотрудников

Ведение бумажного документооборота

Выполнение служебных поручений директора

Получение ЭЦП и контроль срока ее действия

Мониторинг тендеров на федеральных электронных торговых площадках по виду деятельности компании

Работа на государственных и коммерческих площадках, в том числе прохождение аккредитации/предквалификации/обновление сведений об организации

Подготовка, оформление и подача полного пакета тендерной документации

Отслеживание изменений в тендерной документации, протоколов рассмотрения и подведения итогов

Подготовка и получение банковской гарантии

Заключение контрактов на площадках

Ведение переговоров и переписки с организаторами конкурсов

Контроль возврата денежных средств, внесенных в качестве обеспечения заявок на спец счета

Ведение рабочей и отчетной документации

Ведение базы данных прошедших торгов, предоставление отчетов о проведенных тендерах

Контроль дебиторской и кредиторской задолженности

Работа на Портале поставщиков

Период работы

декабрь 2019 — сентябрь 2020   (10 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "ИН Транс Тур"

Обязанности

Планирование рабочего дня и ведение календаря руководителя

Организация встреч и совещаний

Поиск необходимой информации (по запросу руководителя)

Ведение деловой переписки c Заказчиками и Поставщиками

Прием и распределение телефонных звонков, с последующей передачей полученной информации сотрудникам компании

Документооборот, работа с оргтехникой, копировальные работы

Организация приема гостей/посетителей, встреча - сопровождение, оформление пропусков

Прием и отправка факсов, почтовой корреспонденции, распределение корреспонденции между сотрудниками компании

Координация занятости переговорных, их чистоты, чай-кофе

Полное обеспечение жизнедеятельности офиса (канцтовары и вода)

Организация материально-технического оснащения офиса

Ведение базы данных (контакты и прочее)

Администрирование командировок сотрудников компании, подготовка необходимых документов

Организационное и информационное обеспечение повседневной деятельности руководителя

Первичная бухгалтерия (ттн, счет-фактура, упд, счет)

Работа в 1С: Бухгалтерия

Работа с курьерскими службами (EMS, Dimex, DHL, Почта России, Pony Express)

Подготовка договоров, доп соглашений, спецификаций, приказов, распоряжений, коммерческих предложений, актов выполненных работ (КС-2 и КС-3)

Подготовка и заказ визиток и рекламной продукции компании

Период работы

июль 2019 — декабрь 2019   (6 месяцев)

Должность

Делопроизводитель

Компания

ООО "Строй Дизар"

Обязанности

Участие в тендерах

Поиск

Подготовка тендерной документации

Организация совещаний

Ведение деловой переписки c Заказчиками и Поставщиками

Документооборот, работа с оргтехникой, копировальные работы

Прием и отправка факсов, почтовой корреспонденции, распределение корреспонденции между сотрудниками компании

Полное обеспечение жизнедеятельности офиса (канцтовары и вода)

Организация материально-технического оснащения офиса

Ведение базы данных (контакты и прочее)

Первичная бухгалтерия (ттн, счет-фактура, упд, счет)

Работа с различными курьерскими службами (DHL, Dimex, EMS, Почта России, Pony Express)

Подготовка договоров, доп соглашений, спецификаций, приказов, распоряжений, коммерческих предложений, актов выполненных работ (КС-2 и КС-3)

Подготовка и заказ визиток и рекламной продукции компании

Период работы

июнь 2018 — май 2019   (1 год)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "Финские Дома"

Обязанности

Планирование рабочего дня и ведение календаря 2-ух руководителей

Организация встреч и совещаний

Поиск необходимой информации (по запросу руководителей)

Ведение деловой переписки c Заказчиками и Поставщиками

Прием и распределение телефонных звонков, с последующей передачей полученной информации сотрудникам компании и Руководителям

Документооборот, работа с оргтехникой, копировальные работы

Организация приема гостей/посетителей, встреча - сопровождение, оформление пропусков

Прием и отправка факсов, почтовой корреспонденции, распределение корреспонденции между сотрудниками компании

Координация занятости переговорных, их чистоты, чай-кофе

Полное обеспечение жизнедеятельности офиса (канцтовары и вода)

Организация материально-технического оснащения офиса

Ведение базы данных (контакты и прочее)

Администрирование командировок сотрудников компании, подготовка необходимых документов, а также заказ билетов, такси, гостиниц, виз

Travel - поддержка руководителей и сотрудников

Организационное и информационное обеспечение повседневной деятельности Руководителей

Контроль исполнения распоряжений Руководителей

Первичная бухгалтерия (ттн, счет-фактура, упд, счет)

Подбор и оформление новых сотрудников компании

Работа с курьерскими службами (DHL, Почта России, Pony Express)

Подготовка договоров, доп соглашений, спецификаций, приказов, распоряжений, коммерческих предложений, актов выполненных работ (КС-2 и КС-3)

Подготовка и заказ визиток и рекламной продукции компании

Период работы

май 2017 — декабрь 2017   (8 месяцев)

Должность

Помощник руководителя/ Руководитель проекта

Компания

ООО СК "ГАРАНТ СТОЛИЦА"

Обязанности

Планирование рабочего дня руководителя

Организация переговоров

Прием корреспонденции

Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, оформление протоколов

Прием посетителей гендиректора

Организация командировок (бронирование номеров, заказ билетов)

Планирование, организация и координация деловых встреч, переговоров

Прием и распределение входящих звонков, организация проведения телефонных переговоров руководителя

Передача и прием информации по средствам связи;

Полное ведение делопроизводства (входящая/исходящая корреспонденция, учет, регистрация, хранение)

Ведение деловой переписки

Поддержание жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, хоз.товаров, воды, работа с водителями, курьерами и т.д.)

Встреча клиентов и гостей компании (чай/кофе)

Формирование бюджета на офисные нужды

Выполнение личных поручений руководителя;

Организация приобретения подарков и поздравления сотрудников офиса.

Обработка входящих обращений (сайт и телефон)

Работа с клиентской базой (сrm)

Расчет и составление коммерческих предложений (по ТЗ, сметам, замерам)

Ведение переговоров с Заказчиками/Подрядчиками/Поставщиками

Заключение договоров

Подготовка закрывающих документов по объекту (акты выполненных работ, акты скрытых работ, КС-2, КС-3, сф, выставление счетов)

Контроль платежей

Оформление отчетности

Период работы

май 2016 — декабрь 2016   (8 месяцев)

Должность

Начальник отдела по общим вопросам (тендера), с функциями личного помощника руководителя

Компания

АО "ГАРАНТ и К"

Обязанности

Прием и распределение входящих звонков;

Работа с входящей/исходящей/внутренней корреспонденцией, регистрация документов;

Составление писем, приказов и распряжений;

Подготовка договоров и приложений к ним

Подготовка рекламных материалов и сувенирной продукции компании;

Координация работы офиса : заказ продуктов питания, канцелярии и хозяйственных принадлежностей;

Взаимодействие с курьерской службой

Протоколирование совещаний и оформление протоколов по правилам документооборота;

Выполнение личных поручений руководителя;

Организация встреч, переговоров, совещаний, телефонных конференций;

Прием посетителей (чай/кофе);

Планирование и организация рабочего дня руководителя;

Подготовка и оформление презентаций;

Участие в подготовке мероприятий организации;

Travel и визовая поддержка руководителя и членов семьи: оформление паспортов и виз, бронирование билетов, заказ гостиниц, трансфера;

Проработка поступающей руководителю информации;

Оперативная информационная поддержка руководителя;

Фильтрация информации поступающей в компанию;

Работа с ЭЦП, регистрация и аккредитация на торговых площадках.

Навыки работы на электронных торговых площадках (государственные, коммерческие).

Мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых электронных аукционов, тендеров, котировок и конкурсных предложений.

Анализ целесообразности участия в процедурах.

Отслеживание сроков подачи заявок, анализ конкурсной документации и обеспечение своевременного предоставления комплекта документов, необходимого для подачи заявки на участие в электронных аукционах, котировках и конкурсных предложений от строительной организации.

Проведение всех этапов электронного аукциона, согласно федерального закона № ФЗ-44 и ФЗ-223.

Опыт заключения государственных контрактов и договоров с Заказчиками.

Оформление банковской гарантии.

Подача и составления жалоб в УФАС.

Составление запросов разъяснений по конкурсной документации.

Обработка итогов торгов

Подготовка полного пакета документов для прохождения предварительного отбора

Период работы

ноябрь 2014 — апрель 2016   (1 год 6 месяцев)

Должность

Менеджер по административной работе

Компания

ООО "ТОП-ОБОРУДОВАНИЕ"

Обязанности

Полная административная и информационная поддержка руководителя (планирование и координация рабочего графика Генерального директора),

Организация внутреннего / внешнего документооборота (проверка правильности оформления документов, передача на подпись, и прочее),

Организация внутренних и внешних встреч, совещаний, ведение протоколов встреч (выписка пропусков), организация служебных командировок (travel & visa support), деловых визитов,

Контроль исполнения решений и поручений руководителя,

Организация и контроль документооборота (работа с входящими/исходящими документами и корреспонденцией, деловая переписка),

Отчеты по итогам выполненной работы, производство копировально-множительных работ, оцифровывание документов,

Подготовка документов для участия в электронных аукционах, тендерах, а так же участие в электронных аукционах, аккредитация компании.

Выполнение личных поручений Руководителей (набор текстов, взаимодействие с внешними организациями, оформление документов, поиск необходимой информации).

Контроль посещаемости сотрудников.

Жизнеобеспечение офиса (заказ воды, канцелярии, чай/кофе),

Одновременное решение большого круга вопросов различной сложности, оперативное решение возникающих вопросов.

Период работы

апрель 2012 — август 2014   (2 года 5 месяцев)

Должность

Заместитель генерального директора по общим вопросам, с функциями Офис-менеджера

Компания

ООО "РТЭКО"

Обязанности

Открытие банковских счетов.

Подготовка документов для участия в электронных аукционах, участие в аукционах, логистика.

Организационно - административное обеспечение деятельности руководителей: ведение календаря, организация встреч и совещаний, переговоров.

Обеспечение документальной и информационной поддержки деятельности руководителей;

Организация командировок, деловых и туристических поездок, визовая поддержка;

Выполнение личных поручений Руководителей.

Прием и распределение входящих звонков.

Делопроизводство, документооборот.

Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.

Работа с ПК и оргтехникой.

Контроль посещаемости (выписка пропусков).

Работа с входящими/исходящими документами и корреспонденцией.

Ведение нормативной документации, протоколирование совещаний. Деловая переписка.

Жизнеобеспечение офиса (заказ воды, канцелярии, чай/кофе).

Период работы

сентябрь 2004 — август 2011   (7 лет)

Должность

Помощник начальника отделения с исполнением обязанностей экономиста

Компания

Гомельский химический завод, ОАО

Обязанности

Работа с ПК и оргтехникой и мини-атс.

Прием входящих звонков, работа с входящими/исходящими документами и корреспонденцией.

Ведение нормативной документации, протоколирование совещаний.

Деловая переписка, прием документов и личных заявлений на подпись руководителя, исполнение поручений руководителя, организация встреч и переговоров, расчет заработной платы сотрудников подразделения.

Работа в 1С Предприятие.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2011 год

Учебное заведение

Гомельский государственный политехнический университет

Специальность

Менеджмент, Экономист-менеджер

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый), Русский (Свободный)

Командировки

Готова к командировкам

Навыки и умения

Документооборот

Работа с оргтехникой

Прием и распределение звонков

Планирование рабочего дня руководителя

Исполнение личных поручений руководителя

Деловая переписка исполнение поручений руководителя

Обеспечение жизнедеятельности офиса

Организация встреч

Прием посетителей

Административная поддержка руководителя

Электронный документооборот

Организация деловых поездок

Деловое общение

Контроль исполнения решений

Ведение переговоров

Пользователь ПК

Мини-АТС

Закупка товаров и услуг

Офисная техника

Поиск информации в интернет

Организаторские навыки

Документальное сопровождение

Протоколирование

Высокая скорость печати

Делопроизводство

Работа в команде

Заключение договоров

Участие в Тендерах

Компьютерные навыки:

Консультант +,

MS Office (Word, Excel, Outlook),

PowerPoint,

1 С: Предприятие,

1 С Бухгалтерия,

уверенный пользователь ПК,

продвинутый пользователь Интернет.

Обо мне

Обладаю высокой стрессоустойчивостью, умению ладить с людьми, быстро нахожу общий язык, легко обучаема, коммуникабельна. Общительна, приветлива, внимательна к деталям, умею строить отношения с коллективом. Стараюсь всегда доводить начатое дело до завершения. Умею расставлять приоритеты, обладаю хорошей памятью. Умею работать в режиме многозадачности, пунктуальна.