Полная административная поддержка первого лица компании: - организация встреч, совещаний, конференций, телефонных переговоров - планирование дня; - подготовка необходимых документов и материалов, документооборот, архивация; - составление и рассылка по компании распоряжений, приказов, информационных писем от имени руководства; - работа с персоналом: передача запросов сотрудникам и получение обратной связи, ведение табеля учета рабочего времени, оказание помощи в решении вопросов в рамках своих полномочий; - систематизация полученной информации от филиалов, департаментов, руководителей направлений, еженедельная/ ежемесячная отчетность, бюджеты, служебные записки; - финансовая отчетность: составление заявок в 1с, авансовая отчетность, первичная бухгалтерская документация; - обработка входящей и исходящей документации, коммерческих предложений, телефония; - визовая поддержка; - взаимодействие с основными бизнес партнерами от имени и по поручению руководителя, представление интересов компании, поздравления, написание официальных писем; - выполнение личных поручений; Поддержание оперативной деятельности офиса/клуба, решение ежедневных задач и форс-мажорных ситуаций: - взаимодействие с подрядчиками, поставщиками услуг, обеспечивающими работу организации; - взаимодействие с юридическим отделом: оформление договоров, доверенностей, организация записи к нотариусу, работа с учредительными документами, контроль сроков действующих договоров и документов; - взаимодействие с Финансовым директором компании: архивация документов, работа с первичной документацией; - организация командировок сотрудников; - координация работы рецепции, АХО, водителей, курьеров; - мониторинг первичных запросов и коммерческих предложений, перераспределение по отделам; - обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров, обедов и т.д.) |