- обработка входящей/исходящей корреспонденция, в том числе и конфиденциальная; - распределение корреспонденции по отделам; - отправка документов почтой России; - прием и обработка телефонных звонков поступающих в приемную; - организация приема посетителей Руководителя (заказ пропусков, встреча посетителей); - организация встреч Руководителя в офисе; - приготовление чая/кофе Руководителю и гостям офиса; - проверка корректности и комплектности документов; - travel-поддержка Руководителя и его семьи (заказ билетов, бронирование гостиниц); - выполнение поручений Руководителя, а так же контроль выполнения поручений Руководителя другими отделами; - личные поручения Руководителя; - ведение календаря Руководителя, напоминание о встречах, поездках и тд.; - сопровождение в поездках Руководителя для протоколирование встреч и переговоров; - подписание документов у Руководителя; - согласование счетов на оплату у Руководителя; - контроль курьерской службы; - контроль уборки офиса; - подготовка переговорной к совещаниям; - протоколирование совещаний; - контроль финансовых расходов; - оплата счетов через Банк-клиент в отсутствие бухгалтера; - открытие расчетных счетов, подготовка документов, поездки в банк, общение с менеджерами банка; - ведение делопроизводства; - согласование и заключение договоров с контрагентами, контроль их исполнения всеми сторонами, контроль взаиморасчетов по договорам, контроль исполнения согласованных графиков платежей; - контроль и оплата регулярных платежей; - контроль передачи документации в офис от контрагентов, и доп. офисов компании; - ведение деловой переписки с контрагентами; - запрос документов; - согласование и подписание договоров как у Руководителя, так и у контрагента; - составление доверенностей; - заказ пропусков новым сотрудникам и партнерам/гостям компании; - взаимодействие с арендаторами офиса; - заказ и прием канцелярии, воды, обедов; - работа в 1с (начальный уровень); - заказ выписок с портала ЕГРН; - заказ выписок ЕГРЮЛ; - заказ печатей; - подача и получение документов в Росреестр и МФЦ; - ведение реестра документации; - работа с тендерами, поиск, регистрация на площадках, подготовка документации, оформление и продление ЭЦП; - контроль работы секретарей; - управление персоналом в отсутствие Руководителя; - координация работы отдела IT, составление заявок и контроль их выполнения; - поиск и подбор персонала (курьеры, уборщицы, секретари); - работа с профильными вузами, помощь в адаптация практикантов на время практики в компании; - работа с оргтехникой (сканирование, копирование, печать); - работа с корпоративной почтой компании (рассылка сообщений по отделам); |