Http://www.jamilco.ru Управляющий офисом / офис-менеджер / администратор Управление административно-хозяйственной деятельностью офиса общей площадью 3500 м2, численностью 400 сотрудников. Руководство и организация работы отдела, подбор и формирование команды, разработка должностных инструкций, контроль эффективности работы сотрудников: секретари reception, водители, техник, охрана, клининг, кофе-леди, в прямом подчинении 14 человек. Разработка и внедрение внутренних организационно-распорядительных документов компании. Обеспечение жизнедеятельности офиса, определение потребностей подразделений, проведение закупок товаров требуемой номенклатуры и качества, организация распределения канцелярских товаров, питьевой воды, продуктов питания, мебели, хозяйственных товаров. Осуществление контроля за использованием имущества, ТМЦ, оборудования и выполнение мероприятий по продлению сроков их эксплуатации. Проведение тендеров, планирование бюджета, формирование финансовой отчетности, оптимизация затрат, заключение договоров с контрагентами. Ведение первичной бухгалтерской отчетности и регистрация договоров, работа в программах: 1С Управление Холдингом, 1С Документооборот, Диадок, Outlook, XL, World, PlanDesigner. Подбор помещений для аренды офиса на 400 рабочих мест, организация переездов, как внутренних, так и по новым адресам. Организация рабочих мест, рассадка сотрудников, создание комфортного жизненного пространства, оформление интерьера помещений. Контроль исправности офисных инженерных сетей (освещения, системы отопления, вентиляции, канализации). Взаимодействие с собственником здания по вопросам эксплуатации помещений. Организация физической и технической охраны офиса. Контроль работы сотрудников охраны, управление системой контроля доступа (СКУД), организация пропускного режима, формирование отчетности. Организация деловых поездок по России и за границу, бронирование билетов, отелей, визовая поддержка, заключение договоров с контрагентами, проведение взаиморасчетов. Организация и предоставление услуг такси для сотрудников, заключение договоров, управление заказами через Личный кабинет. Организация и управление корпоративной мобильной связью в количестве 100 номеров, регистрация СИМ карт на ГосУслугах, управление Личным кабинетом. Организация делопроизводства и документооборота компании, управление секретариатом reception, 4 человека. Управление автопарком компании, 8 автомобилей, организация технического обслуживания, оплата парковок, моек, заправок ГСМ, покупка, продажа автомобилей, регистрация в ГИБДД, страхование КАСКО и ОСАГО. Организация и распределение парковочных мест для личного и служебного автотранспорта на внутреннем паркинге арендодателя. Контроль и организация работы офисных водителей, 6 человек, оформление путевых листов. Обеспечение чистоты и порядка в помещениях, организация работы клининга, благоустройство территории. Организация мест приема пищи для сотрудников, обслуживания руководства и гостей компании услугами кафетерия, координация работы кофе-леди. |