Заместитель руководителя/ Руководитель подразделения/Делопроизводство

Резюме 5418225   ·   29 июня 2022, 12:39

Имя

Марина

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа


Общая информация


Проживание

Москва, м. Теплый стан

Заработная плата

от 100 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

 

Образование

Среднее

Опыт работы

12 лет 9 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

47 лет   (13 февраля 1978)


Опыт работы


Период работы

сентябрь 2007 — по настоящее время   (17 лет 6 месяцев)

Должность

Заместитель генерального директора/Руководитель Службы управления делами

Компания

ООО "ВОСТОК ДЕВЕЛОПМЕНТ"

Обязанности

ООО

Москва

Заместитель генерального директора по общим вопросам/Руководитель подразделения.

ООО

Заместитель генерального директора по административным вопросам/Руководитель подразделения.

1. Должностные обязанности Заместителя генерального директора.

1.1. Подготовка документов по поручению руководителя (составление писем, запросов и проектов других документов).

1.2. Прием документов на подпись руководителю, контроль правильности оформления (обеспечение качественного редактирования, наличия виз согласования, необходимых приложений и обоснований и т.п.).

1.3. Отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись.

1.4. Подготовка информации по запросу руководителя (сбор, аналитическая обработка).

1.5. Подготовка распорядительных документов (доведение до сведения ответственных лиц, ознакомление, контроль соблюдения сроков выполнения).

1.6. Контроль исполнения поручений руководителя (соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль).

1.7. Работа от имени руководителя в СЭД Directum.

1.8. Организация телефонной связи руководителя (мини АТС, факсимильная связь).

1.9. Организация совещаний руководителя (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.10. Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

1.11.Организация командировок руководителя и его ассистентов (заказ билетов, гостиниц, трансфер).

1.12. Обеспечение комфортной рабочей зоны для руководителя.

2. Должностные обязанности Руководителя службы управления делами, контроль процессов и участие в процессах. В подчинении: ведущий специалист, зав. архивом, архивист, курьер.

2.1. Делопроизводство.

2.1.1. Обработка входящих, исходящих, внутренних документов (полный технологический цикл) для 16-ти организаций,

2.1.2. Обеспечение получения документов из различных почтовых отделений

2.1.3. Обеспечение изготовления, учета, контроль использования печатей и штампов

2.1.4. Разработка бланков документов организаций.

2.1.5. Обеспечение архивного хранения документов.

2.1.6. Составление и обновление номенклатуры дел.

2.1.7. Управление курьерской доставкой/отправкой.

2.1.8. Ведение бюджета расходования ДС.

2.2. Секретарское дело.

2.2.2. Организация отправки документации адресатам.

2.2.3. Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя (копирование, сканирование, сшив и т.д.)

2.2.4. Организация приема посетителей руководителя (чай, кофе)

2.2.5. Ведение базы контактов в Outlook

2.2.6.Организация поздравления партнеров руководителя с праздниками и знаменательными датами (закупка подарков и т.д.)

2.3. Офис-менеджмент.

2.3.1. Организация подписной кампании

2.3.2. Централизованное оповещение работников о днях рождения работников и событиях жизни офиса; осуществление массовых рассылок.

2.3.3. Техническая обработка документов: Копирование, сканирование, брошюрование

2.3.4. Сканирование документов, в т.ч. для архивного хранения.

2.3.5. Прием и распределение телефонных звонков.

2.3.6. Организация приема посетителей офиса, оповещение охраны.

2.3.7. Приготовление чая и кофе для руководителей и посетителей.

2.3.8. Организация изготовления визитных карточек работников.

2.3.9. Поддержание чистоты и порядка в офисе, в переговорных комнатах, контроль работы уборщиц.

2.3.10. Организация мелкого текущего ремонта инженерных систем офиса.

2.3.11. Обеспечение офиса питьевой водой и продуктами питания.

2.3.12. Приобретение запасов чая, кофе, сахара и проч. для приема клиентов.

2.3.13. Приобретение расходных материалов, канцтоваров, проездных билетов.

2.3.14. Приобретение офисного оборудования (по заказу работников).

2.3.15. Организация переездов, перемещения мебели.

2.3.16. Аренда помещений.

2.3.17. Управление транспортным парком.


Дополнительная информация


Иностранные языки

Немецкий (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Не готова к командировкам

Навыки и умения

Обо мне Опыт реализации проектов внедрения систем электронного документооборота (СЭД Directum).

Знание программных продуктов MS Office (Word, Adobe Acrobat, Excel), MS Outlook, на уровне продвинутого пользователя.Знание СЭД "Directum" на уровне владельца процесса и ключевого пользователя.

Базовые знание программы 1С•

Владение "Слепым десятипальцевым методом печати"• опытный пользователь. Скорость набора текста 271 символ в минуту•

Эксплуатация офисной оргтехники (факс, принтер, сканер, мини АТС) - опытный пользователь.

Построение текущего делопроизводства (с соблюдением ГОСТ Р 6.30-2003) и Архива "с нуля".

Разработка организационных документов: положений, регламентов, должностных инструкций.

Работа с первыми лицами, ведение протоколов.

Обо мне

Ответственность, порядочность, коммуникабельность, аналитические способности, умение оперативно и качественно решать поставленные задачи, внимание к деталям, стрессоустойчивость, пунктуальность, нацеленность на результат.


Товаровед

от 50 000 руб.

Москва

Администратор

от 30 000 руб.

Москва

Любая

от 40 000 руб.

Москва

Мастер-приемщик

от 35 000 руб.

Москва

Повар

от 35 000 руб.

Москва

Специалист по кадрам/Кадровик

договорная

Москва

Тренер по танцам, хорограф

договорная

Москва

Оператор ПК

договорная

Москва

Тайный покупатель/визитер/проверяющий

договорная

Москва

Пекарь в столовую

от 70 000 руб.

Москва