ООО Москва Заместитель генерального директора по общим вопросам/Руководитель подразделения. ООО Заместитель генерального директора по административным вопросам/Руководитель подразделения. 1. Должностные обязанности Заместителя генерального директора. 1.1. Подготовка документов по поручению руководителя (составление писем, запросов и проектов других документов). 1.2. Прием документов на подпись руководителю, контроль правильности оформления (обеспечение качественного редактирования, наличия виз согласования, необходимых приложений и обоснований и т.п.). 1.3. Отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись. 1.4. Подготовка информации по запросу руководителя (сбор, аналитическая обработка). 1.5. Подготовка распорядительных документов (доведение до сведения ответственных лиц, ознакомление, контроль соблюдения сроков выполнения). 1.6. Контроль исполнения поручений руководителя (соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль). 1.7. Работа от имени руководителя в СЭД Directum. 1.8. Организация телефонной связи руководителя (мини АТС, факсимильная связь). 1.9. Организация совещаний руководителя (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). 1.10. Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. 1.11.Организация командировок руководителя и его ассистентов (заказ билетов, гостиниц, трансфер). 1.12. Обеспечение комфортной рабочей зоны для руководителя. 2. Должностные обязанности Руководителя службы управления делами, контроль процессов и участие в процессах. В подчинении: ведущий специалист, зав. архивом, архивист, курьер. 2.1. Делопроизводство. 2.1.1. Обработка входящих, исходящих, внутренних документов (полный технологический цикл) для 16-ти организаций, 2.1.2. Обеспечение получения документов из различных почтовых отделений 2.1.3. Обеспечение изготовления, учета, контроль использования печатей и штампов 2.1.4. Разработка бланков документов организаций. 2.1.5. Обеспечение архивного хранения документов. 2.1.6. Составление и обновление номенклатуры дел. 2.1.7. Управление курьерской доставкой/отправкой. 2.1.8. Ведение бюджета расходования ДС. 2.2. Секретарское дело. 2.2.2. Организация отправки документации адресатам. 2.2.3. Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя (копирование, сканирование, сшив и т.д.) 2.2.4. Организация приема посетителей руководителя (чай, кофе) 2.2.5. Ведение базы контактов в Outlook 2.2.6.Организация поздравления партнеров руководителя с праздниками и знаменательными датами (закупка подарков и т.д.) 2.3. Офис-менеджмент. 2.3.1. Организация подписной кампании 2.3.2. Централизованное оповещение работников о днях рождения работников и событиях жизни офиса; осуществление массовых рассылок. 2.3.3. Техническая обработка документов: Копирование, сканирование, брошюрование 2.3.4. Сканирование документов, в т.ч. для архивного хранения. 2.3.5. Прием и распределение телефонных звонков. 2.3.6. Организация приема посетителей офиса, оповещение охраны. 2.3.7. Приготовление чая и кофе для руководителей и посетителей. 2.3.8. Организация изготовления визитных карточек работников. 2.3.9. Поддержание чистоты и порядка в офисе, в переговорных комнатах, контроль работы уборщиц. 2.3.10. Организация мелкого текущего ремонта инженерных систем офиса. 2.3.11. Обеспечение офиса питьевой водой и продуктами питания. 2.3.12. Приобретение запасов чая, кофе, сахара и проч. для приема клиентов. 2.3.13. Приобретение расходных материалов, канцтоваров, проездных билетов. 2.3.14. Приобретение офисного оборудования (по заказу работников). 2.3.15. Организация переездов, перемещения мебели. 2.3.16. Аренда помещений. 2.3.17. Управление транспортным парком. |