1. Подготовка и организация работы офиса: - организация проверки офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации; - закупка канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимыми для работы офиса, обеспечения хранения, распределения между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей; - контроль за соблюдением чистоты и порядка в офисе организации. 2. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации: - принятие поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, - принятие документов и личных заявлений на подпись руководителя организации, - подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя; - проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования, - организация проведение телефонных переговоров руководителя, в случае его отсутствия запись полученной информации и доведения ее до его сведения; - по поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем, - оформление приказов директора и доведение их до сведения работников, - выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация); 3. Ведение делопроизводства. 4. Ведение регистрации и учет входящей и исходящей документации. 5. Осуществление получения и рассылку электронной почты. 6. Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 7. Обеспечение контроля за сохранностью материальных ценностей. 8. Ведение учета поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг. 9. Выполнение отдельных служебных поручений директора и заместителя директора организации. |