- Всесторонняя административная поддержка руководителя - Организация рабочего дня руководителя - Организация встреч и переговоров - Ведение деловой переписки - Ведение документооборота в бумажном и электронном виде, базы контрактов (поставщиков/ заказчиков) - Согласование и утверждение документов - Взаимодействие с внутренними подразделениями компании, в т. ч. с, бухгалтерией, маркетингом, HR - Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками: переписка, заключение договоров, контроль оплаты услуг, отслеживание расхождений, ошибок в предоставленных документах, возвраты и переделки - Информационно-аналитическая поддержка руководителя (поиск, анализ и обработка необходимой информации, подготовка материалов) - Туристическая и визовая поддержка руководителя, а также иностранных специалистов, партнеров компании. Оформление разрешений на работу, оформление регистраций (постановка на миграционный учет). Бронирование отелей, авиа/ жд билетов, VIP-залов, заказ такси - Подготовка к участию в выставках и конференциях - Выбор поставщиков на основании представленных тендеров, заключение договоров на поставку товаров и услуг для жизнеобеспечения офиса - Разработка решений по сокращению затрат - Заказ печатной, рекламной и сувенирной продукции - Покупка всего необходимого для поддержания жизнедеятельности офиса - Выполнение личных поручений - Письменный перевод технической, юридической, экономической, финансовой, тендерной документации, деловой переписки, отчетов, договоров, презентаций, контента для веб-сайта и внутреннего журнала компаний - Устный последовательный перевод во время встреч, переговоров, интервью - Взаимодействие с переводческими агентствами и нотариальными конторами Достижения: - Обеспечила комфортную работу руководителя в приоритетном направлении - Добилась существенного сокращения затрат на приобретаемые компанией товары и услуги - Оказала оперативное содействие при реализации проекта по интеграции компании ООО "НОВ Комлишн Тулз" в структуру компании National Oilwell Varco - Успешно выполнила полный комплекс мероприятий по переезду офисов - Создала с нуля систему документооборота - Провела тренинг для нескольких бизнес-координаторов |