Обеспечением жизнедеятельности офиса: - руководство отделом секретариата (в подчинении 2 секретаря) - распределение обязанностей между секретарями; - контроль за исполнением поручений - координация работы курьеров, водителей, уборщиц, завхозов, кухни; - сбор офисных совещаний (подготовка, протоколирование, последующая работа по исполнению поручений руководителя); - обеспечение надлежащего состояния офисных помещений и прилегающей к офису территории, взаимодействие с техническими службами, арендодателями. - контроль ежемесячной оплаты хозяйственных расходов, составление бюджета на месяц, оптимизация ежемесячных расходов (интернет, телефония, сотовая связь, почтовые службы, канцтовары, хоз.товары, аренда офисных помещений. представительские расходы) - реализация маркетингового плана: размещение баннеров на тематических сайтах, изготовление рекламно-сувенирной продукции, работа с Яндекс Директ, контроль за работой по продвижению сайта компании, организация поздравлений с праздниками клентов фирмы, организация участия в тематических выставках, форумах, конференциях. - подбор офисной мебели; - разработка стиля офиса; Кадровая работа: - подбор персонала (составление и размещение вакансий на сайтах, отбор резюме, проведение собеседований с соискателями); - адаптация новых сотрудников, введение в должность, контроль испытательного срока, аттестация новых сотрудников после прохождения испытательного срока; - документальное ведение кадрового учета. - организация проведения обучения персонала, подбор тренингов, курсов. - учет рабочего времени сотрудников; - составление графика отпусков; - оформление приема/увольнения сотрудников; - формирование личных дел; - ведение книг учета и журналов. - организация рабочих мест для новых сотрудников - оформление трудовых книжек работников. - подготовка приказов по личному составу и отпускам. - выдача справок, ксерокопий документов работникам. - организация корпоративных мероприятий; Функции личного помощника руководителя: - планирование рабочего дня руководителя, график встреч/совещаний/командировок; - контроль за исполнением поручений. - организация командировок (билеты, гостиницы, визы и т.п.). - сбор отчетов для руководителя в конце месяца. - документооборот: распределение по отделам поступающей корреспондеции, регистрация вх./исх. писем, деловая переписка с партнерами фирмы, составление отчетов. | 