Руководитель административного отдела

Имя

Наталия

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Авиамоторная

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

14 лет 3 месяца

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

38 лет   (26 июня 1986)

Опыт работы

Период работы

октябрь 2015 — январь 2019   (3 года 4 месяца)

Должность

Руководитель административного департамента

Компания

ООО "Вентра"

Обязанности

ООО "Ventra"

Москва

Руководитель административного департамента

Зоны ответственности:

Административный департамент

Сервисный центр (реализация проектов, обслуживание клиентов)

Сопровождение внешних и внутренних проектов (отдел закупок, компенсации и льготы, Travel -поддержка)

Основные обязанности:

- Организация и управление административной поддержкой двух офисов (секретари, курьеры, клининг).

- Организация переезда офиса.

- Взаимодействие с арендодателем (договорная работа, организация парковки и т.д.)

-Travel-поддержка персонала офиса и аутсорсингового персонала на проекты в других городах.

- Жизнеобеспечение офиса и проектов (поиск поставщиков закупка разной степени сложности, СИЗы, медицинских услуг, транспортные услуги, общежития, питание и пр. заключение и ведение договоров, контроль оплаты счетов и предоставления отчетных документов).

- Разработка KPI для сотрудников отдела.

- Формирование и контроль бюджета отдела.

- Организация корпоративных мероприятий.

- Найм новых сотрудников.

Обязанности в части запуска и ведения проектов:

- Создание стандартов обслуживание клиентов.

- Разработка SLA между клиентом и провайдером.

- Формирование проектной команды, постановка задач и контроль выполнения проекта;

- контроль выполнения реализации основных этапов проекта всеми службами, вовлеченных в обслуживание клиента.

- Сбор, систематизация и предоставление информации по проекту;

- управление проектными командами.

Достижения:

- Снижение ПДЗ на 30%.

- Автоматизация Travel-поддержки сотрудников.

- Снижение административных затрат на 30%.

- Переезд офиса произведен без потери рабочего времени персоналом офиса.

Период работы

март 2013 — октябрь 2015   (2 года 8 месяцев)

Должность

Руководитель административного отдела

Компания

ООО "Вентра"

Обязанности

ООО "Ventra"

Руководитель административного отдела

- Контроль и закупка товаров для нужд офиса, обеспечение бесперебойной работы офиса

- Руководство службой секретарей, курьеров, технического персонала, в том числе расчет и выплата зарплаты (в подчинении 9 человек).

- Организация и сдача документов в архив.

- Взаимодействие с внешними курьерскими службами (счета, договоры, отчеты, качество услуг).

- Организация корпоративных, клиентских и социальных мероприятий (самостоятельно и с привлечение провайдера).

- Взаимодействие с арендодателем (договорная работа, организация парковка и т.д.).

-Travel-поддержка: порядка 40 командировок в месяц, включая групповые выезды.

- Закупки (Поиск поставщиков закупка разной степени сложности, СИЗы, медицинских услуг, транспортные услуги, общежития, питание и пр. заключение и ведение договоров, контроль оплаты счетов и предоставления отчетных документов).

- Организация переезда офиса под ключ.

Период работы

февраль 2010 — февраль 2013   (3 года 1 месяц)

Должность

Руководитель административного отдела

Компания

ООО "УРСА МЕЙДЖЕР"

Обязанности

Основные обязанности:

Обязанности Администратора офиса:

- разрешение текущих вопросов жизнедеятельности офиса

- обеспечение канцелярскими, хозяйственными, продовольственными товарами

- управление курьерской службой, водителями, обслуживающим персоналом

- работа с арендодателями

- подбор помещений и адаптация, ремонты и сметный контроль, организация переездов

- фитодизайн и фотооформление интерьеров

- учет/контроль оплаты управленческих расходов (аренда, связь, закупка оргтехники, канц/хоз/пром/прод.товаров)

- взаимодействие с клининговыми, транспортными, кейтеринговыми компаниями

- организация фотосъемок персонала и руководства для портфолио, медиа и буклетов

- привлечение эвент компаний, визовая поддержка, вывоз сотрудников "за рубеж" для проведения различных мероприятий.

В подчинение 9 человек.

Дополнительно:

Личный помошник руководителя, обязанности:

- заказ билетов, гостиниц, трансферов, travel поддержка

- учет личных доходов и расходов, проведение платежей

- организация встреч, выполнение личных поручений

Кадровое делопроизводство в полном объеме:

- ведение трудовых книжек, личных дел сотрудников, графика отпусков

- курирование подготовки договоров ГПХ

- формирование табелей учета рабочего времени

- согласование, сопровождение и подписание документов ДМС

- контроль штатного расписания, больничные.

- подбор персонала

Период работы

июль 2008 — февраль 2010   (1 год 8 месяцев)

Должность

Руководитель секретариата

Компания

ЗАО "ЮгроСтрой"

Обязанности

Основные обязанности:

- ведение документооборота секретариата

- организация работы секретарей, водителей, курьеров, технического персонала.

- организация совещаний, трениннгов и корпоративных мероприятий

- решение насущных вопросов работы офиса компании

- обеспечение компании канц/хоз товарами, в т.ч. и филиалов

- взаимодействие с арендодателем

- побдор, ремонт, переезд офиса

- учет расходов и контроль проведения расчетов по содержанию/обслуживанию/обеспечению офиса

В подчинение 4 человека

Дополнительно:

- кадровое делопроизводство в полном объеме:

ведение трудовых книжек, личных дел, графика отпусков, договоров ГПХ, табелей учета рабочего времени, программ-договоров ДМС, штатного расписания, больничных листов. Учет районных коэффициентов и северных надбавок.

Период работы

ноябрь 2004 — июль 2008   (3 года 9 месяцев)

Должность

Старший секретарь

Компания

ОАО "Лебедянский"

Обязанности

-прием и распределение входящих звонков

- регистрация входящей/исходящей корреспонденции

- авансовые отчеты

- ведение делопроизводства в полном объеме

- обеспечение жизнедеятельности офиса

- заказ и бронирование авиа и ж/д билетов, гостиниц, трансферов

- организация тренингов, совещаний, корпоративных мероприятий

- заказ канцелярских и хозяйственных товаров

- ведение бюджета в рамках своих полномочий.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2012 год

Учебное заведение

Московский Институт Мировой Экономики и Отношений Юриспруденция

Специальность

Юриспруденция

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Не готова к командировкам

Навыки и умения

Организация корпоративных мероприятий Обеспечение жизнедеятельности офиса Управление командой Управление секретариатом Организация деловых поездок Business Planning Бюджетирование Работа в команде оптимизация бизенс

Обо мне

Личные качества:

активность, коммуникабельность, ответственность, трудолюбие. Умение решать нестандартные вопросы, оптимизм