Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем. Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно). Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.). Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов). Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность). Ведение расписания переговорных комнат. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте). Контроль сохранности документов в приемной руководства. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации. Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей). Выполнение других поручений непосредственного руководства. |