Ведущий специалист управления делами. Прием и распределение телефонных звонков, приходящих в центральный офис Компании - Билетно-визовая поддержка Директората (подготовка необходимых внутренних документов, работа с авиа и ж/д перевозчиками, подбор отелей, заказ такси и тп) - Обеспечение Директората и встреч Руководства необходимыми канцелярскими и иными принадлежностями (выявление потребностей, мониторинг остатков, заказ необходимых принадлежностей, поиск информации в интернете и тп) - Отслеживание наличия необходимых принадлежностей в зоне питания Директората (заказ и закупка чай/кофе/сахар иных продуктов питания, обеспечение наличия необходимой посуды и столовых приборов) - Отслеживание чистоты и качества уборки в зонах присутствия Директората (кабинеты, переговорные комнаты, зона приема пищи) - Организация встреч Директората (при необходимости), заказ пропусков, тиражирование материалов, подготовка переговорных комнат, осуществление буфетного обслуживания (при необходимости) - Регистрация входящей / исходящей / внутренней корреспонденции в соответствующих базах данных, распределение документов внутри Компании - Дублирование обязанностей Помощника Первого лица (в период отсутствия помощника на рабочем месте) - Техническая поддержка Директората (ассистирование при подготовке к встречам, возможно протоколирование хода встреч) - Поиск поставщиков по задачам подразделения, обеспечение заключения договоров, отслеживание оплат и предоставления необходимой отчетности и документации в рамках заключенного договора - Работа с внутренней служебной документацией подразделения |