1. Ежедневная подготовка офиса к приему посетителей (приемная, переговорная). 2. Исполнение поручений руководителя, просьб сотрудников. 3. Прием звонков, прием посетителей офиса (чай, кофе). 4. Подготовка документов для отправки клиентам на оплату. Взаимодействие с курьерскими службами. Координация работы штатного курьера. 5. Решение административно-организационных, хозяйственных вопросов по офису. Взаимодействие с арендодателем, составление заявок на пропуски сотрудникам, а/м, вызов специалистов для устранения неполадок с сантехникой/электрикой (АХО компании работает удаленно). 6. Ведение документооборота компании в рамках своих должностных обязанностей (описи отправок в MS excel, табель учета рабочего времени сотрудников в MS excel, написание служебных записок, согласование договоров в crm-системе компании). 7. Сшивка, заверение документов у нотариуса. Посещение Министерств, Посольств с целью легализации документов клиентов. 8. Обеспечение хранения наличности в сейфе (договор полной индивидуальной материальной ответственности). Отчеты о движении ДС в Фин.отдел в формате MS Office Excel (Фин.отдел компании работает удаленно). 9. Взаимодействие с ОУП по вопросам кадрового документооборота в рамках текущего законодательства: ведение табеля учета рабочего времени в MS excel, контроль подписания кадровых документов, контроль за ознакомлением принятых сотрудников с регламентами, организация обучения принятых сотрудников (ОУП компании работает удаленно). 10. Сбор документов на изготовление виз для выезда наших переводчиков за рубеж. 11. Организация жизнеобеспечения офиса. 12. Тревел-поддержка с учетом финансовых лимитов компании на эту статью расходов. 13. Подготовка подарков на Дни Рождения сотрудников, организация поздравления (ОУП работает удаленно). 14. Написание служебных записок в различные отделы компании, согласование договоров в crm-системе Bitrix24. 15. Работа по запросу сотрудников с МУФ (скан, ксерокс, распечатка), организация конференц-связи посредством ip-телефонии. 16. Осуществление инвентаризации тмц. 17. Хранение печатей, штампов, датеров, ключей. |