Помощник руководителя, секретарь, делопроизводитель

Имя

Елена

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Комсомольская

Заработная плата

от 150 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

11 лет 4 месяца

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

38 лет   (12 декабря 1986)

Опыт работы

Период работы

апрель 2019 — по настоящее время   (5 лет 10 месяцев)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ГБУ МО "СтройЭксперт"

Обязанности

- Прием и распределение телефонных звонков Учреждения.

- Регистрация поступающих телефонных звонков.

- Организация работы с посетителями Учреждения.

- Организация работы с документами, ведение делопроизводства Учреждения

- Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации.

- Регистрация входящих документов.

- Обработка и отправка исходящих документов.

- Ведение деловой переписки.

- Участие в совещаниях учреждения, оповещение и сбор участников, ведение и оформление протокола

- Организация работы и хранения документов в приемной директора.

- Оказание помощи директору в планировании рабочего времени, ведение календаря встреч, совещаний и др. рабочих процессов.

- Организация телефонных переговоров директора.

- Организация исполнений решений, осуществление контроля исполнения поручений директора.

- Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета директора.

- Работа в межведомственной системе электронного документооборота (МосЭДО).

- Обеспечение директора информацией, сбор, аналитика

- Организация информационного взаимодействия директора со структурными подразделениями организации.

- Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранность и передача в установленные сроки в архив.

- Соблюдение служебного этикета.

- Соблюдение требований охраны труда.

- Соблюдение правил защиты конфиденциальной служебной информации.

- Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации.

- Принятие мер по разрешению конфликтных ситуаций.

- Применение современных средств коммуникации (мессенджеры) для оперативной передачи поручений директора работникам Учреждения.

- Осуществление контроля исполнения поручений директора сотрудниками Учреждения.

- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов.

- Обеспечение сохранности и защиту документов Учреждения.

- Составление табеля учета рабочего времени отдела администрации

- Взаимодействие с водителем директора

- Управление и систематизация работы служебных автомобилей (учет работы всех автомобилей, ежедневное отслеживание маршрутов, заявки от работников)

-Выполнение личных поручений директора.

В августе 2021 года получила благодарственное письмо от Министра Правительства за высокий профессионализм, эффективное взаимодействие, личный вклад в развитие главного управления строительного надзора Московской области.

Период работы

октябрь 2018 — апрель 2019   (7 месяцев)

Должность

Секретарь-референт

Компания

ООО Велес

Обязанности

Секретарь-референт

- Прием и учет ежедневной входящей корреспонденции, эл. почты

- Регистрация и отправка исходящей корреспонденции (почта, экспресс-почта)

- Прием входящих звонков, работа с АТС (факс)

- Организация документооборота офиса (создание и регистрация приказов, распоряжений, служебных записок, договоров, перенаправление по подразделениям, сканирование)

- Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя

- Ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив

- Организация командировок руководителя и сотрудников, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

- Обеспечение офиса всем необходимым (закупка канцтоваров, кофе, чай, вода и пр.)

- Ведение листа контроля за использованием служебного автомобиля (запись сотрудников)

- Встреча посетителей- гостей (чай/кофе)

- Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов.

- Организация и проведение телефонных переговоров руководителя

- Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний

- Административная поддержка руководителя, создание благоприятных условий для работы и отдыха руководителя в течение дня

Период работы

апрель 2016 — октябрь 2018   (2 года 7 месяцев)

Должность

Кредитный специалист

Компания

Кредитные организации

Обязанности

В соответствии с должностными обязанностями, прописанные в трудовом договоре.

Период работы

декабрь 2013 — июль 2015   (1 год 8 месяцев)

Должность

Секретарь-референт

Компания

ООО КЗСМ

Обязанности

- Прием и учет ежедневной входящей корреспонденции, эл. почты

- Регистрация и отправка исходящей корреспонденции (почта, экспресс-почта)

- Прием входящих звонков, работа с АТС (факс)

- Организация документооборота офиса (создание и регистрация приказов, распоряжений, служебных записок, договоров, перенаправление по подразделениям, сканирование для ГО)

- Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя

- Ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив

- Составление табеля учета рабочего времени офиса

- Организация командировок руководителя и сотрудников, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

- Разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды (закупка канцтоваров, кофе, чай, вода и пр.) (внесение счетов в 1С)

- Работа с документами (первичная бухгалтерская документация, договора, внутренние документы компании)

- Ведение контроля за использованием служебного автомобиля (запись сотрудников)

- Встреча посетителей- гостей (чай/кофе)

- Административная поддержка руководителя

- Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов.

- Организация и проведение телефонных переговоров руководителя

- Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний

Период работы

апрель 2012 — июнь 2013   (1 год 3 месяца)

Должность

Делопроизводитель

Компания

ОАО Сбербанк России (Банки, инвестиции, лизинг)

Обязанности

- Прием и регистрация исходящей и конфиденциальной корреспонденции,

- перенаправление адресатам внутренней (работникам) и внешней корреспонденции - почтовых отправлений клиентам банка

- составление табеля учета рабочего времени отдела

- прямое сотрудничество по доверенности с ФГУП Почта России

- прием и учет ежедневной входящей корреспонденции, передача для дальней обработки секретарю руководителя

- замещение секретаря управляющего банка, обязанности :

- прием клиентов банка: жалобы, спорные ситуации и т.п

-оформление командировок служащим банка и руководителям, резервирование номеров гостиниц приезжим сотрудникам

-регистрация входящей корреспонденции и дальнейшее распределение по подразделениям

- регистрация приказов, распоряжений, командировок, служебных заданий т.п.

-соединение клиентов банка по вопросам с соответствующими подразделениями по телефону

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2010 год

Учебное заведение

КГУ имени Н.А. Некрасова

Специальность

Институт педагогики и психологии, Педагогика и методика начального образования

Дополнительная информация

Иностранные языки

Немецкий (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

ООО Тандем

Оператор ПК

Пользователь программы 1С Бухгалтерия

Семинар по эффективному проведению совещания

Портфолио