Обязанности | - Делопроизводство: регистрация входящих/исходящих писем, распределение по сотрудникам, ведение деловой переписки в Outlook, написание писем, ответов, приказов на бланке организации, составление писем по поручению руководства, ведение архива, реестра, составление описи, заполнение доверенностей, подготовка документов для прорабов - Административная поддержка руководителя: ведение календаря, выполнение поручений, написание писем, заказ билетов в театры, прием документов на подпись, иногда развоз документов по Москве. - Подготовка совещаний: распечатки, чай-кофе для руководства, заказ пропусков в МОЭК и другие организации - Помощь сотрудникам: копирование, сканирование, помощь с офисной техникой, заправка, ремонт картриджей - Travel поддержка: бронь ж/д авиа билетов, гостиниц, яндекс-такси для командировок руководства и вахтовиков, контроль оплаты счетов за командировки - Помощь юр. отделу: подписи, печати, сшивка договоров, отправка по почте и городу. - Помощь кадрам: сканирование личных дел, распечатка реквизитов, прием соискателей - Работа на reception; фильтрация звонков, заказ, выдача пропусков (гостевых, материальных), прием доставок, гостей, начальников участков - Отправка и прием корреспонденции на Почте России, курьерскими службами, ведение почтового реестра - Координация работы 2 офисных курьеров, распределение заявок между ними по Москве и Подмосковью, контроль уборки - Закупки канцелярии, химии, продуктов, воды, мебели, расходников, корпоративных подарков, цветов - Контроль оплаты счетов, учет затрат на жизнеобеспечение офиса, запрос по email документов, отправка бух. документов контрагентам (с-фактуры, счета, упд) - Организация офисных мероприятий: совещания, объезды, переезд Достижения: создание почтового реестра в Excel |
Обязанности | - прием звонков (80-100 за смену) и emails на французском, английском, русском языках по вопросам бесплатного проезда на поезде во время чемпионата по футболу -2018. - бронирование ж/д билетов по телефону и почте в CRM - системе - решение задачи болельщика (предоставление справочной информации, искала свободное место, заменяла пассажира, меняла билет, искала причину непрохождения fan-id при брони, отправляла посадочный талон по запросу, добавляла ребенка в билет, искала место для инвалида, сапсан, нижнюю полку) Достижения: благодарственные письма от болельщиков, премия по итогам работы |
Навыки и умения | MS Office: Word, Excel, Power point, MS SQL, Atlassian Jira, Redmine, Gnatta, Lucidchart, MS Outlook, IBM Lotus Notes, Либнет, Opac global, СЭД, Zoom, 10-пальцевая слепая печать (ru, en) Высокий уровень ответственности, организаторские способности, умение работать в команде. |