Делопроизводитель, документовед

Имя

Анна Владимировна

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. ВДНХ

Заработная плата

от 70 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

8 лет 9 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

33 года   (2 июля 1991)

Опыт работы

Период работы

июль 2018 — по настоящее время   (6 лет 7 месяцев)

Должность

Специалист по документообороту

Компания

ООО "Спецэлектроника"

Обязанности

- работа с ВП (Военная приемка):

- подготовка документации для ВП (РКМ, этикетки, извещения, протоколы, тех. паспорта на изделия), помощь в отправке отчетов;

- контроль документооборота между организацией и ВП;

- работа с таблицами учета состояния готовности печатных плат к ВП;

- решение юридических вопросов с юр. организациями;

- ведение протокола совещаний, доведение информации до сотрудников по итогам совещаний);

- помощь бухгалтерии в работе с налоговой службой (контроль документооборота);

- помощь бухгалтерии и других отделов в работе с банками (подготовка документов для открытия счетов, спец. счетов, контроль документооборота, посещение отделений банка для решения вопросов);

- помощь бухгалтерии в работе с Казначейством России (подготовка документов для открытия спец. счета, контроль документооборота);

- ведение топливных карт для бухгалтерии;

- помощь в работе инженера по сопровождению проектов (подготовка этикеток, паспортов, протоколов изделий в большом количестве, распечатка большого количества документации);

- помощь кадровому отделу (оформление документов, обмен документами между организацией и инстанциями: налоговая служба, ПФР и пр., обзвон соискателей);

- помощь отделу продаж в составлении деловых писем, оформлении договоров и других документов;

- курирование состояния поверки приборов и СИ (своевременная поверка, подготовка и сопровождение документов);

- курирование исполнения договора по проверке пожарной сигнализации организации;

- ведение документации аттестации сотрудников компании по СОУТ, электробезопасности, ОТ, ПТМ;

- ежеквартальная оценка состояния огнетушителей;

- ведение журнала учета огнетушителей;

- подготовка документации в области СМК, ведение журналов;

- подготовка документов для участия в тендерах;

- контроль, ведение личных кабинетов на тендерных площадках;

- отслеживание актуальных закупочных процедур;

- контроль состояния электронных подписей (закупка, продление);

- взаимодействие с арендодателями на юридических адресах фирм (контроль документооборота, пролонгация договоров, решение вопросов);

- ведение личного кабинета Яндекс. Такси (оформление заказов сотрудникам, курирование договора);

- контроль состояния картриджей МФУ и принтеров, закупка, замена;

- закупка мебели, изделий, товаров по запросу отделов;

- закупка канцелярских товаров, визиток и пр., заказ воды;

- работа с курьером (составление маршрутных листов, работа с привлеченным курьерами, КСЕ, DHL);

- помощь сотрудникам в организации командировок (покупка билетов, бронирование номеров, оформление визы и пр.);

- работа с почтой (заполнение большого объема конвертов, организация отправки почтовой корреспонденции);

- учет получаемой и отправляемой корреспонденции;

- систематизация и хранение документов, обеспечение удобного и быстрого их поиска; контроль за своевременным исполнением документов, электронный документооборот;

- ведение документооборота с представительством заказчика;

- подготовка и составление договоров, контрактов, редакция;

- исполнение поручений руководителя;

- контроль документооборота между отделом продаж и заказчиками, помощь отделу продаж в составлении документов, контроль за правильностью оформления документов;

- контроль документооборота между отделом закупок и поставщиками;

- решение хозяйственных вопросов и контроль хозяйственных договоров.

Причина ухода: снижение окладов сотрудникам компании.

Период работы

июль 2017 — апрель 2018   (10 месяцев)

Должность

Специалист по учебно-методической работе II категории Учебно-методического Департамента

Компания

ООО "НАСТ"

Обязанности

- ведение номенклатуры дел и архива;

- составление приказов на на зачисление и отчисление слушателей;

- составление и оформление протоколов кафедры;

- оформление и выдача удостоверений;

- выполнение поручений руководства.

- формирование личных дел слушателей;

- ведение кафедральных протоколов;

- поиск информации по необходимости;

- выполнение поручений руководителя;

- ведение деловой переписки.

Причина ухода: не смотря на приятную общую атмосферу, работа не оправдала моих ожиданий, хоть и была интересной.

Период работы

ноябрь 2016 — апрель 2017   (6 месяцев)

Должность

Делопроизводитель

Компания

Автономная некоммерческая организация "Центр качества, эффективности и безопасности медицинских изделий" (АНО "Центр КЭБ

Обязанности

- оформление документации;

- проверка правильности оформления, редактирование, согласование протоколов испытаний;

- распечатывание и сшивание больших объемов документов;

- -подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности отдела;

- сопровождение договоров, касающихся деятельности компании;

- сопровождение договоров с клиентами компании;

- ведение деловой переписки;

- ведение архива компании;

- общение с клиентами (урегулирование рабочих вопросов);

- оформление журналов;

- работа с входящей и исходящей корреспонденцией;

- выполнение поручений руководителя и заместителя руководителя;

- ведение документов внутренней отчетности.

Причина ухода: постоянная задержка заработной платы, неудобное расположение офиса компании.

Период работы

февраль 2015 — август 2016   (1 год 7 месяцев)

Должность

Техник отдела хозяйственного, материально-технического и транспортного обеспечения + архивариус

Компания

Московский Городской Университет Управления Правительства Москвы

Обязанности

- работа в системе электронного документооборота (МосЭДО);

- работа во внутреннем портале "Битрикс24";

- составление бюджета объекта на текущий и плановый периоды;

- составление технических заданий на закупку товаров и услуг;

- составление дефектных ведомостей и актов обследования технического состояния объекта;

- составление актов введения в эксплуатацию оборудования;

- участие в подготовке документации на проведение закупок (сбор и проверка коммерческих предложений, составление протоколов обоснования начальной цены закупки);

- организационно-техническое обеспечение мероприятий, проводимых в МГУУ Правительства Москвы;

- сопровождение мероприятий, проводимых в МГУУ Правительства Москвы (мониторинг состояния и готовности аудиторий, выполнение поручений руководства);

- сопровождение договоров, касающихся деятельности отдела;

- доведение до сотрудников отдела следующей информации: приказов, распоряжений, инструкций, положений, служебных записок и др.;

- выполнение отдельных поручений начальника отдела хозяйственного, материально-технического и транспортного обеспечения;

- участие в инвентаризации основных средств;

- организация документооборота отдела: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов;

- копирование необходимых материалов;

- подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности отдела;

- ведение учета рабочего времени работников отдела хозяйственного, материально-технического и транспортного обеспечения;

- составление заявок на обеспечение сотрудников отдела канцелярскими товарами и другими товарно-материальными ценностями;

- прием и распределение телефонных звонков, поступающих в отдел;

- ведение архива документации Университета.

Причина ухода: снижение оклада по причине ликвидации совмещаемой должности архивариуса.

Период работы

ноябрь 2013 — сентябрь 2014   (11 месяцев)

Должность

Помощник генерального директора

Компания

Представительство акционерного общества "Клемсан электрик электроник санайи ве тиджарет аноним ширкети" (Турция)

Обязанности

- организация участия компании в выставках/конференциях;

- контроль телефонных звонков, фиксация и передача служебной информации генеральному директору и сотрудникам компании;

- работа в программе 1С: Торговля (выставление счетов, товарных накладных, счета-фактуры),

- обеспечение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов;

- формирование личных дел сотрудников организации;

- ведение реестра договоров;

- заполнение / оформление договоров;

- копировально-множительная работа по поручению генерального директора;

- подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании по поручению генерального директора;

- подготовка совещаний, проводимых генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);

- организация командировок сотрудников: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц;

- организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, организация их приемки, учета, хранения и выдачи;

- осуществление контроля над надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций;

- при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;

- координация и контроль работы уборщицы.

Причина ухода: неудобное расположение офиса компании (переезд из г. Москвы в г. Химки, что усложнило возможность добираться до офиса).

Период работы

август 2012 — май 2013   (10 месяцев)

Должность

Помощник генерального директора + специалист отдела протокола

Компания

ООО "Инвестиционно-финансовая компания "Риал Эстейт Деведопмент"

Обязанности

- участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы ДОУ;

- ведение реестров выполненных задач, составление отчетности;

- работа в системе управления "Первая форма";

- работа с документами (информационно-документационное обслуживание);

- ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;

- подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;

- оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;

- прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;

- контроль телефонных звонков, фиксация и передача служебной информации генеральному директору и сотрудникам компании;

- копировально-множительная работа по поручению генерального директора;

- подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании по поручению генерального директора;

- осуществление контроля над надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;

- взаимодействие с финансовыми отделами, бухгалтерией, юридическим отделом, отделом кадров, помощь в составлении документов, сопровождение документооборота в отделах.

Причина ухода: постоянная задержка заработной платы.

Период работы

июль 2011 — октябрь 2011   (4 месяца)

Должность

Официант

Компания

Шоколадница, Сеть кофеен

Обязанности

- подготовка зала к открытию/закрытию, организация рабочего места

- подача напитков и блюд;

- сервировка столов;

- контроль над чистотой зала ресторана, состоянием и комплектностью приборов, посуды;

- прием и выполнение заказа;

- консультирование гостей ресторана об особенностях блюд и напитков;

- расчет гостей ресторана.

Образование

Образование

Среднее специальное

Окончание

2011 год

Учебное заведение

Московский Государственный Техникум Моделирования Обуви и Маркетинга

Специальность

Менеджер (по отраслям)

Образование

Высшее

Окончание

2014 год

Учебное заведение

Московский энергетический институт (Национальный исследовательский университет), Москва

Специальность

Государственное и муниципальное управление

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Командировки

Не готова к командировкам

Навыки и умения

- Знание бумажного и электронного документооборота;

- уверенный пользователь ПК, Microsoft (Word, Excel, PowerPoint) и электронной почтой (Outlook Express);

- уверенный пользователь сети Интернет (Opera, Internet Explorer, Mozilla Firefox) и электронной почтой (Outlook Express);

- опыт работы с электронным документооборотом в МОСЭДО (внутри компании: служебные записки, документы для проведение закупок, запросов предложений, тендеров: расчеты стоимости, технические задания);

- уверенный пользователь оргтехники (телефон, факс, принтер, копир, сканер);

- опыт взаимодействия с подрядными организациями;

- умение работать в режиме многозадачности с большим потоком документации;

- умение выстраивать отношения с людьми, налаживать контакты, позитивная жизненная позиция, доброжелательное отношение к людям, аккуратность;

- ответственность, активность, исполнительность, знание делового этикета, грамотные письмо и речь, усидчивость.